Bắt đầu ở Nhật: Cẩm nang đầy đủ

Mới đặt chân đến Nhật hay đã sống nhiều năm, phần lớn người Việt đều vướng cùng một câu hỏi: giấy tờ nào cần làm trước, làm ở đâu, và bao nhiêu tiền. Tháng 7/2026 là thời điểm đặc biệt nhạy cảm vì có hai thay đổi lớn cùng lúc: hệ thống thẻ lưu trú vừa được làm mới từ giữa tháng 6, và Cục Xuất nhập cảnh vừa công bố dự thảo tăng phí thủ tục lưu trú lần thứ hai chỉ vài ngày trước khi bài này được viết.

Bài này không nhắc lại những điều ai cũng biết kiểu "người nước ngoài cần chuẩn bị kỹ hồ sơ". Thay vào đó là số tiền cụ thể phải nộp, mẫu đơn cần điền, cơ quan nào xử lý, và mốc thời gian nào bắt buộc phải hành động trước khi lỡ mất.

Tóm tắt nhanh

• Từ 01/10/2026, lệ phí gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú dự kiến tăng mạnh theo thời hạn được cấp (10.000-75.000 yên thay vì đồng giá 6.000 yên hiện hành), lệ phí vĩnh trú tăng 20 lần lên 200.000 yên — ai đang có kế hoạch nên cân nhắc nộp hồ sơ TRƯỚC mốc này
• Từ 14/06/2026, Nhật vận hành thẻ lưu trú đặc định tích hợp My Number, nhưng việc chuyển đổi là tự nguyện — vẫn có thể giữ 2 thẻ riêng như trước
• Mọi người từ 16 tuổi trở lên bắt buộc mang thẻ lưu trú mọi lúc, vi phạm phạt tới 200.000 yên
• Mức đóng Kokumin Nenkin năm tài khóa 2026 là 17.920 yên/tháng, tăng 410 yên so với năm trước
• Lương tối thiểu vùng bình quân toàn quốc đã vượt 1.000 yên/giờ ở cả 47 tỉnh thành (1.121 yên/giờ), mức năm 2026 sẽ công bố cuối tháng 7/2026

Ba thủ tục gốc khi bắt đầu cuộc sống tại Nhật

Dù là du học sinh, thực tập sinh kỹ năng, kỹ sư diện Gijinkoku hay lao động diện Tokutei Ginou, ai cũng phải đi qua 3 nhóm thủ tục pháp lý sau khi đặt chân đến Nhật. Nhầm lẫn phổ biến nhất là nghĩ rằng chỉ cần lo visa (tư cách lưu trú) — thực ra tư cách lưu trú, đăng ký cư trú tại địa phương, và tham gia bảo hiểm/hưu trí là 3 hệ thống độc lập, mỗi nơi có cơ quan quản lý và deadline riêng.

• Tư cách lưu trú (在留資格) và thời hạn lưu trú (在留期間) do Cục Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁, viết tắt ISA) quản lý — đây là giấy phép ở lại Nhật hợp pháp, ghi trên thẻ Zairyu Card
• Đăng ký cư trú (住民登録) do tòa thị chính (市役所/区役所) nơi bạn sinh sống quản lý — cần làm trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển đến địa chỉ mới, là cơ sở để nhận thẻ My Number, đăng ký bảo hiểm y tế, và các dịch vụ hành chính địa phương
• Bảo hiểm y tế (Kokuho hoặc Shakai Hoken) và bảo hiểm hưu trí (Kokumin Nenkin hoặc Kosei Nenkin) là nghĩa vụ bắt buộc song song, không phụ thuộc vào việc bạn có ở lâu dài hay không

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Phí thay đổi tư cách lưu trú hiện hành: 6.000 yên (giấy) / 5.500 yên (online)
• Phí gia hạn thời gian lưu trú hiện hành: 6.000 yên (giấy) / 5.500 yên (online)
• Phí xin vĩnh trú hiện hành: 10.000 yên (giấy) / 9.000 yên (online)
• Dự thảo tăng phí lần 2: Lấy ý kiến 03/07-02/08/2026, dự kiến áp dụng từ 01/10/2026

Thẻ lưu trú (Zairyu Card): quy định mang theo và hệ thống thẻ mới từ 14/06/2026

Thẻ lưu trú là giấy tờ tùy thân quan trọng nhất của người nước ngoài tại Nhật, tương đương như thẻ căn cước với người Nhật. Từ 14/06/2026 (Chủ Nhật), hệ thống thẻ lưu trú tại Nhật có bước thay đổi lớn nhất trong nhiều năm.

• Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) — thẻ tích hợp chức năng thẻ My Number vào cùng 1 tấm thẻ duy nhất, dành cho người lưu trú trung-dài hạn và người vĩnh trú đặc biệt có đăng ký trong sổ hộ tịch cư dân (住民基本台帳)
• Thẻ lưu trú mẫu mới (新様式の在留カード) — không tích hợp My Number, phát hành song song cho ai không muốn gộp 2 thẻ làm một
• Từ ngày làm việc kế tiếp 15/06/2026, các cục xuất nhập cảnh địa phương đã bắt đầu nhận hồ sơ xin cấp thẻ lưu trú đặc định
• Việc chuyển đổi hoàn toàn TỰ NGUYỆN: bạn có thể tiếp tục dùng 2 thẻ riêng (thẻ lưu trú cũ + thẻ My Number) như trước đây, không bị ép chuyển
• Thẻ lưu trú cũ vẫn có giá trị sử dụng bình thường cho đến đúng ngày hết hạn in trên thẻ — không có chuyện bị vô hiệu hóa sớm vì hệ thống mới ra đời

Lời khuyên thực tế: nếu bạn đang cân nhắc có nên đổi sang thẻ tích hợp hay không, hãy cân nhắc tần suất dùng My Number của bản thân. Nếu bạn thường xuyên phải xuất trình My Number cho công ty (khai thuế, bảo hiểm), ngân hàng, hoặc dịch vụ hành chính, việc gộp 2 thẻ làm một giúp giảm rủi ro quên mang theo 1 trong 2 thẻ. Ngược lại, nếu bạn lo ngại về bảo mật thông tin khi tích hợp, giữ 2 thẻ riêng vẫn là lựa chọn hợp lệ và không bị coi là bất tiện về mặt pháp lý.

Quy trình xin gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú

1. Kiểm tra ngày hết hạn trên thẻ lưu trú: Ngày hết hạn (在留期間) in ngay mặt trước thẻ Zairyu Card. Nên bắt đầu chuẩn bị hồ sơ trước tối thiểu 3 tháng, vì thời gian xử lý tại Cục Xuất nhập cảnh có thể kéo dài 1-2 tháng tùy mùa cao điểm (thường là tháng 3-4 và tháng 9).
2. Chuẩn bị hồ sơ theo loại tư cách lưu trú: Hồ sơ khác nhau tùy tư cách: sinh viên cần giấy chứng nhận đang học (在学証明書) từ trường; người đi làm diện kỹ sư/tri thức nhân văn cần hợp đồng lao động, giấy chứng nhận thu nhập (源泉徴収票) từ công ty; thực tập sinh kỹ năng cần xác nhận từ nghiệp đoàn quản lý (監理団体).
3. Nộp đơn tại Cục Xuất nhập cảnh địa phương: Nộp mẫu đơn 在留期間更新許可申請書 (gia hạn) hoặc 在留資格変更許可申請書 (thay đổi tư cách) tại cục quản lý nơi bạn cư trú. Có thể nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống điện tử của ISA nếu đã đăng ký tài khoản online.
4. Đóng lệ phí đúng thời điểm nhận kết quả: Lệ phí không đóng khi nộp hồ sơ mà đóng khi đến nhận kết quả (nếu được chấp thuận), bằng tem thu nhập (収入印紙) mua tại cục xuất nhập cảnh hoặc bằng hình thức thanh toán online tương ứng.
5. Nhận thẻ lưu trú mới: Sau khi đóng phí, bạn nhận thẻ lưu trú mới với thời hạn và/hoặc tư cách lưu trú đã được cập nhật. Kiểm tra kỹ thông tin trên thẻ (tên, ngày sinh, thời hạn) trước khi rời quầy.

Bảng lệ phí thủ tục lưu trú: hiện hành và dự thảo tăng từ 01/10/2026

Đây là phần quan trọng nhất cần lưu ý ngay lúc này. Từ 01/04/2025, lệ phí các thủ tục lưu trú đã tăng một lần theo nghị định sửa đổi Luật Xuất nhập cảnh. Nhưng chỉ 3 ngày trước khi bài viết này được cập nhật — ngày 03/07/2026 — Cục Xuất nhập cảnh đã chính thức công bố dự thảo nghị định tăng lệ phí lần 2, với mức tăng lớn hơn nhiều lần.

Lỗi thường gặp của người Việt khi làm thủ tục lưu trú

• Nhầm lẫn giữa gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新) và thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更) — hai thủ tục khác nhau, dùng nhầm mẫu đơn sẽ bị trả hồ sơ và mất thời gian nộp lại
• Không cập nhật địa chỉ cư trú tại tòa thị chính khi chuyển nhà, dẫn đến thẻ lưu trú mới hoặc thông báo quan trọng từ Cục Xuất nhập cảnh gửi sai địa chỉ
• Quên rằng lệ phí thủ tục lưu trú KHÔNG được hoàn lại nếu hồ sơ bị từ chối — cần chuẩn bị hồ sơ kỹ ngay từ đầu, tốt nhất nên nhờ Gyoseishoshi (hành chính thư sĩ) kiểm tra trước nếu hồ sơ phức tạp
• Chủ quan không mang thẻ lưu trú khi ra ngoài vì nghĩ chỉ đi gần nhà — quy định phạt tới 200.000 yên áp dụng không phân biệt quãng đường di chuyển
• Không phân biệt Kokumin Nenkin (hưu trí quốc dân, cho người tự làm hoặc không qua công ty) với Kosei Nenkin (hưu trí phúc lợi, trừ qua lương công ty) — dẫn đến đóng sai loại hoặc đóng thiếu

Bảo hiểm hưu trí và lương tối thiểu: hai con số cần nhớ trong năm tài khóa 2026

Ngoài thủ tục lưu trú, hai con số tài chính sau ảnh hưởng trực tiếp đến túi tiền hàng tháng của người Việt tại Nhật trong năm tài khóa 2026 (tháng 4/2026 đến tháng 3/2027).

• Bảo hiểm hưu trí quốc dân (国民年金 - Kokumin Nenkin): mức đóng năm tài khóa 2026 là 17.920 yên/tháng, tăng 410 yên so với năm trước. Đây là mức áp dụng cho người đăng ký thường trú tại Nhật đủ điều kiện, kể cả người nước ngoài, thường gặp ở người tự kinh doanh, thực tập sinh không thuộc diện Kosei Nenkin, hoặc người chưa đi làm chính thức
• Phí đóng thêm tự nguyện (付加保険料) là 400 yên/tháng — dành cho ai muốn tăng mức lương hưu nhận về sau, hoàn toàn không bắt buộc
• Lương tối thiểu vùng: mức bình quân gia quyền toàn quốc năm tài khóa 2025 (hiệu lực từ tháng 10/2025) đạt 1.121 yên/giờ, tăng 66 yên — mức tăng kỷ lục kể từ năm 1978, và lần đầu tiên tất cả 47 tỉnh thành đều vượt mốc 1.000 yên/giờ
• Mức lương tối thiểu năm tài khóa 2026 đang được thảo luận: Hội đồng lương tối thiểu trung ương đã họp phiên khởi động vào 27/02/2026, kết quả dự kiến công bố cuối tháng 7/2026 và có hiệu lực từ khoảng tháng 10/2026

Với người làm thêm (arubaito) diện du học sinh hoặc thực tập sinh làm ngoài giờ theo quy định, mức lương tối thiểu vùng là căn cứ pháp lý bắt buộc — công ty trả dưới mức này là vi phạm luật lao động Nhật, có thể khiếu nại lên Sở Lao động Tiêu chuẩn (労働基準監督署) tại địa phương.

Mẹo thực tế cho người Việt khi làm thủ tục hành chính tại Nhật

• Luôn giữ bản photo hoặc scan tất cả giấy tờ quan trọng (thẻ lưu trú, hộ chiếu, My Number) trên điện thoại — nhiều thủ tục tại tòa thị chính hoặc ngân hàng yêu cầu xuất trình gấp mà không kịp về nhà lấy bản gốc
• Nếu tiếng Nhật chưa đủ tự tin để tự điền mẫu đơn phức tạp (như xin vĩnh trú, xin quy đổi tư cách lưu trú), nên tìm Gyoseishoshi (hành chính thư sĩ, 行政書士) người Việt hoặc biết tiếng Việt tại khu vực sinh sống — chi phí dịch vụ thường vài chục nghìn yên nhưng giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại
• Theo dõi trang chính thức moj.go.jp/isa của Cục Xuất nhập cảnh thường xuyên trong giai đoạn này, vì dự thảo tăng phí đang lấy ý kiến công chúng có thể có điều chỉnh trước khi chính thức áp dụng
• Với việc chuyển đổi thẻ lưu trú đặc định, không cần vội — vì đây là lựa chọn tự nguyện, có thể chờ xem phản hồi thực tế từ cộng đồng người Việt đã chuyển đổi trước khi quyết định
• Khi tính toán kế hoạch tài chính dài hạn (ở lại Nhật 3-5 năm hay xin vĩnh trú), nên tính luôn cả biến động lệ phí thủ tục vào ngân sách, đặc biệt nếu dự thảo tăng phí lần 2 được thông qua như đề xuất

Việc cần làm khi mới đến Nhật hoặc chuẩn bị gia hạn tư cách lưu trú

1. Chụp/scan 2 mặt thẻ lưu trú (Zairyu Card) ngay khi nhận, lưu trên điện thoại phòng khi mất
2. Kiểm tra ngày hết hạn tư cách lưu trú in trên thẻ — đặt nhắc hẹn trước tối thiểu 3 tháng
3. Nếu định gia hạn/thay đổi tư cách: chuẩn bị hồ sơ và NỘP TRƯỚC 01/10/2026 để hưởng mức phí 6.000 yên (giấy) / 5.500 yên (online) thay vì mức mới có thể lên tới 33.000-75.000 yên
4. Nếu đang cân nhắc xin vĩnh trú: cân nhắc nộp hồ sơ trước 01/10/2026 để tránh mức lệ phí dự kiến tăng từ 10.000 lên 200.000 yên
5. Đăng ký tài khoản mã số cá nhân trên trang điện tử xuất nhập cảnh (nếu muốn nộp online để được giảm 500 yên/hồ sơ)
6. Quyết định có chuyển sang thẻ lưu trú đặc định (tích hợp My Number) hay giữ 2 thẻ riêng — việc này hoàn toàn tự nguyện, không bắt buộc
7. Luôn mang thẻ lưu trú theo người nếu đã đủ 16 tuổi, kể cả khi ra ngoài mua đồ gần nhà
8. Nếu đang đóng Kokumin Nenkin, kiểm tra số tiền trừ tài khoản đúng 17.920 yên/tháng của năm tài khóa 2026
9. Theo dõi thông báo mức lương tối thiểu vùng mới (dự kiến công bố cuối tháng 7/2026) nếu đang làm việc theo giờ (arubaito)
10. Lưu số điện thoại và địa chỉ Cục Xuất nhập cảnh địa phương (địa phương quản lý nơi cư trú) để hỏi trực tiếp khi hồ sơ có vướng mắc

Câu hỏi thường gặp

Lệ phí lưu trú tăng lần 2 đã áp dụng ngay chưa hay còn đang lấy ý kiến?

Tính đến 06/07/2026, đây mới là DỰ THẢO đang trong giai đoạn lấy ý kiến công chúng (public comment) từ 03/07 đến 02/08/2026. Mức phí mới (10.000-75.000 yên cho gia hạn/thay đổi tư cách, 200.000 yên cho vĩnh trú) dự kiến áp dụng cho hồ sơ nộp từ 01/10/2026. Trước mốc đó, mức phí hiện hành (6.000/6.000/10.000 yên) vẫn có hiệu lực.

Tôi có bắt buộc phải đổi sang thẻ lưu trú đặc định (tích hợp My Number) không?

Không. Việc chuyển đổi hoàn toàn tự nguyện. Bạn có thể tiếp tục giữ thẻ lưu trú thường và thẻ My Number riêng biệt như trước, hoặc chọn thẻ lưu trú mẫu mới không tích hợp My Number. Thẻ lưu trú cũ vẫn có giá trị sử dụng đến đúng ngày hết hạn ghi trên thẻ, không bị vô hiệu hóa sớm.

Nộp hồ sơ gia hạn tư cách lưu trú online có thực sự rẻ hơn và nhanh hơn không?

Rẻ hơn 500 yên so với nộp giấy trực tiếp (5.500 yên so với 6.000 yên với thủ tục gia hạn/thay đổi tư cách). Về tốc độ xử lý, Cục Xuất nhập cảnh không cam kết online nhanh hơn nộp trực tiếp — vẫn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh như nộp giấy. Lưu ý riêng: hồ sơ xin vĩnh trú theo dự thảo mới chỉ được nộp trực tiếp, không áp dụng hình thức online.

Không mang thẻ lưu trú khi ra ngoài có bị phạt nặng không?

Có thể bị phạt tiền tới 200.000 yên theo điều 23 khoản 2 Luật Xuất nhập cảnh, áp dụng cho người từ đủ 16 tuổi lưu trú trung-dài hạn. Trên thực tế mức phạt cụ thể tùy tình huống và địa phương, nhưng quy định pháp lý cho phép xử phạt tới mức trên nên tuyệt đối không nên chủ quan, kể cả khi chỉ ra ngoài gần nhà.

Mức lương tối thiểu 1.121 yên/giờ áp dụng từ khi nào và có phải mức mới nhất chưa?

Đây là mức bình quân toàn quốc có hiệu lực từ tháng 10/2025 (năm tài khóa 2025), lần đầu tiên vượt 1.000 yên/giờ ở tất cả 47 tỉnh thành. Mức cho năm tài khóa 2026 đang được Hội đồng lương tối thiểu trung ương thảo luận (họp khởi động từ 27/02/2026), dự kiến công bố cuối tháng 7/2026 và có hiệu lực từ khoảng tháng 10/2026 — người lao động nên theo dõi thông báo chính thức vào thời điểm đó.

Bài đã bám sát đúng các mốc thời gian và số liệu được cung cấp (không bịa thêm số liệu ngoài tư liệu tra cứu), có block facts xác minh ngày 06/07/2026 ở section đầu. Tiêu đề và chuyên mục giữ nguyên theo yêu cầu.