Cẩm nang làm việc tự do (freelance) hợp pháp tại Nhật

Vấn đề bạn đang gặp

Bạn vừa được một công ty Nhật hoặc khách hàng cá nhân mời nhận một dự án freelance ngoài công việc chính. Thù lao hấp dẫn, công việc đúng chuyên môn, nhưng trong đầu bạn lập tức xuất hiện câu hỏi: visa lao động của mình có cho phép làm việc này không? Nếu nhận tiền rồi mới lo thủ tục, liệu hồ sơ gia hạn visa sắp tới (thường phải nộp trước 3 tháng khi visa hết hạn) có bị Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA) đặt câu hỏi hay từ chối?

Đây không phải nỗi lo viển vông. Visa lao động thông thường về nguyên tắc chỉ cấp cho việc làm theo hợp đồng lao động (koyou) với một công ty bảo lãnh cụ thể, ghi rõ trong Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú (COE). Nhận thêm hợp đồng ủy thác (gyoumu itaku) - tức làm freelance - là một dạng hoạt động kiếm thu nhập nằm ngoài phạm vi tư cách lưu trú ban đầu, và ISA xét duyệt rất nghiêm ngặt mỗi khi phát hiện thu nhập từ nguồn ủy thác không tương xứng với nội dung công việc được phép. Nói cách khác: sai một bước thủ tục nhỏ hôm nay có thể trở thành lý do bị chất vấn, thậm chí ảnh hưởng kết quả gia hạn visa sau 1-3 năm nữa.

Cẩm nang này giúp bạn nắm được toàn bộ chuỗi thủ tục pháp lý cần làm - từ giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, đăng ký kinh doanh cá nhân, chế độ hóa đơn, đến bảo hiểm và thuế - theo đúng thứ tự thời gian, để bạn có thể nhận việc freelance một cách hợp pháp, minh bạch và không đánh đổi bằng rủi ro visa.

Mục lục

1. Visa lao động (Gijinkoku) của tôi có được phép làm freelance không?
2. Làm sao xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú trước khi nhận job đầu tiên?
3. Nộp Đơn khai trương kinh doanh và đăng ký Blue Form thế nào để được khấu trừ 65 vạn yên?
4. Có bắt buộc đăng ký hóa đơn đủ điều kiện (Invoice) khi khách hàng là công ty Nhật?
5. Bảo hiểm y tế và hưu trí quốc dân: chi phí thực tế là bao nhiêu khi làm freelance?
6. Thuế thu nhập freelance năm 2026 tính thế nào sau cải cách khấu trừ cơ bản?
7. Freelance phát triển đến mức nào thì phải chuyển sang visa Kinh doanh - Quản lý?

Visa lao động (Gijinkoku) của tôi có được phép làm freelance không?

Câu trả lời ngắn: về nguyên tắc là KHÔNG, trừ khi bạn xin phép trước.

Visa 'Kỹ thuật - Tri thức nhân văn - Nghiệp vụ quốc tế' (và phần lớn visa lao động thông thường khác) được cấp gắn liền với MỘT công ty bảo lãnh và MỘT nội dung công việc cụ thể, ghi trong Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú (COE). Khi bạn nhận thêm hợp đồng ủy thác (gyoumu itaku) từ một đối tác khác - dù là dịch thuật, thiết kế, lập trình ngoài giờ hay tư vấn - đó là một dạng hoạt động kiếm thu nhập NẰM NGOÀI phạm vi được cấp phép ban đầu.

• ISA xét duyệt rất kỹ khi gia hạn/thay đổi visa nếu phát hiện thu nhập đến từ hợp đồng ủy thác freelance mà không tương xứng với nội dung hoạt động được phép trong COE.
• Rủi ro tăng cao nếu: (1) công việc freelance không liên quan chuyên môn ghi trong COE (ví dụ kỹ sư IT nhận freelance biên - phiên dịch không liên quan ngành), hoặc (2) thu nhập freelance chiếm tỷ trọng đáng kể so với thu nhập từ công ty chính.
• Hiện KHÔNG có ngưỡng phần trăm hay số tiền chính thức nào được công bố công khai để xác định 'bao nhiêu là an toàn' - đây là vùng xám mà ISA đánh giá theo từng hồ sơ cụ thể.

Vì vậy, nguyên tắc an toàn là: đừng bao giờ nhận thù lao freelance trước khi có giấy phép chính thức. Bước tiếp theo (mục 2) sẽ giải quyết đúng vấn đề này.

Làm sao xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú trước khi nhận job đầu tiên?

Đây là thủ tục bắt buộc với BẤT KỲ ai giữ visa lao động muốn nhận thù lao ngoài công việc chính ghi trong COE - kể cả một job nhỏ, kể cả làm cho chính 'công ty freelance một người' do bạn tự lập.

Giấy phép này gọi là 'Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú' (資格外活動許可 - Shikakugai Katsudou Kyoka), do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú cấp.

Cách nộp:

• Nộp trực tiếp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh nơi cư trú, hoặc
• Nộp online 24/7 qua hệ thống điện tử của Bộ Tư pháp (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, moj.go.jp/isa) - tiện lợi hơn nhiều nếu bạn đang đi làm toàn thời gian.

Thời điểm nộp: PHẢI nộp trước khi ký hợp đồng và nhận job freelance đầu tiên. Nộp sau khi đã có thu nhập gần như luôn bị coi là đã vi phạm.

Giấy tờ nên chuẩn bị sẵn (thực tế thường yêu cầu): đơn xin phép theo mẫu, hộ chiếu, thẻ ngoại kiều (zairyu card), bản dự thảo hợp đồng hoặc thư mời việc từ đối tác freelance, và một bản giải trình ngắn về nội dung công việc, thời gian dự kiến và việc này không ảnh hưởng đến công việc chính tại công ty bảo lãnh.

Lưu ý quan trọng: giấy phép được cấp có thể kèm điều kiện giới hạn (ví dụ giới hạn số giờ/tuần tùy loại tư cách lưu trú). Đọc kỹ nội dung ghi trên giấy phép trước khi bắt đầu làm việc, vì làm vượt điều kiện ghi trên giấy phép cũng là một dạng vi phạm.

Nộp Đơn khai trương kinh doanh và đăng ký Blue Form thế nào để được khấu trừ 65 vạn yên?

Sau khi có Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, nếu công việc freelance của bạn trở thành nguồn thu nhập đều đặn (không chỉ một lần), bạn cần đăng ký với cơ quan thuế với tư cách cá nhân kinh doanh (kojin jigyounushi).

Đơn khai trương kinh doanh (開業届 - Kaigyou Todoke):

• Nộp cho cơ quan thuế địa phương (Zeimusho) trong vòng khoảng 1 tháng kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh.
• Có thể nộp giấy trực tiếp, hoặc từ 2026 nộp online qua e-Tax bằng thẻ My Number (Mynambā Card) - cần đầu đọc thẻ IC hoặc điện thoại thông minh hỗ trợ NFC.
• Lưu ý thủ tục thay đổi từ 1/2025: việc đóng dấu tiếp nhận trên bản lưu đã bị bãi bỏ. Nếu gửi qua đường bưu điện, bạn sẽ nhận lại một tờ rơi ghi ngày nhận và tên cơ quan thuế thay cho dấu mộc như trước - hãy giữ tờ rơi này cẩn thận, vì đây là bằng chứng bạn đã đăng ký hợp pháp (có thể cần khi giải trình với ngân hàng hoặc khi gia hạn visa sau này).

Đơn xin áp dụng khai thuế Blue Form (青色申告承認申請書):

• Nên nộp cùng lúc hoặc trong vòng 2 tháng đầu kể từ ngày khai trương.
• Nếu được chấp thuận và bạn ghi sổ kế toán kép (fukushiki boki) + khai thuế online, bạn được hưởng khấu trừ đặc biệt tối đa 650,000 yên (65 vạn yên) trên thu nhập chịu thuế.
• Mức khấu trừ này sẽ tăng lên tối đa 750,000 yên (75 vạn yên) áp dụng từ kỳ khai thuế năm 2027.

Đây là hai giấy tờ nên photo/lưu bản mềm cẩn thận - chúng vừa giúp bạn tiết kiệm thuế đáng kể, vừa là bằng chứng hoạt động minh bạch, hợp pháp nếu sau này cần trình bày với xuất nhập cảnh.

Có bắt buộc đăng ký hóa đơn đủ điều kiện (Invoice) khi khách hàng là công ty Nhật?

Chế độ hóa đơn đủ điều kiện (インボイス制度 - Invoice Seido), bắt đầu từ 10/2023, hiện vẫn đang áp dụng và ảnh hưởng trực tiếp đến freelancer có khách hàng doanh nghiệp.

Bản chất: nếu khách hàng của bạn là công ty Nhật đã đăng ký nộp thuế tiêu thụ (đa số công ty vừa và lớn), họ chỉ được khấu trừ thuế tiêu thụ đầu vào đầy đủ khi giao dịch với đối tác cũng đã đăng ký làm 'Doanh nghiệp phát hành hóa đơn đủ điều kiện' (適格請求書発行事業者). Đăng ký thành công, bạn sẽ được cấp mã số dạng T + 13 chữ số, có thể tra cứu công khai trên trang web của Cơ quan Thuế quốc gia (NTA).

Nếu bạn KHÔNG đăng ký:

• Bạn vẫn có thể nhận việc bình thường, nhưng khách hàng doanh nghiệp của bạn sẽ chịu thiệt về thuế.
• Từ 1/10/2026, tỷ lệ khấu trừ thuế đầu vào cho giao dịch với bên chưa đăng ký hóa đơn sẽ giảm từ 80% xuống còn 70% - khách hàng thiệt hơn, và có thể gây sức ép yêu cầu bạn giảm giá hoặc chuyển sang đối tác khác đã đăng ký.

Điều cần cân nhắc kỹ: đăng ký Invoice đồng nghĩa bạn tự động trở thành đối tượng phải nộp thuế tiêu thụ, kể cả khi doanh thu của bạn vẫn dưới ngưỡng miễn thuế thông thường (10 triệu yên/năm). Đây là một đánh đổi tài chính thực sự - có lợi nếu phần lớn khách hàng là doanh nghiệp lớn, nhưng có thể không cần thiết nếu khách hàng chủ yếu là cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ không quan tâm khấu trừ thuế.

Bảo hiểm y tế và hưu trí quốc dân: chi phí thực tế là bao nhiêu khi làm freelance?

Nếu bạn nghỉ hẳn công ty để chuyển hẳn sang freelance toàn thời gian, bạn sẽ rời khỏi Bảo hiểm Xã hội của công ty (Shakai Hoken) và chuyển sang hai chế độ dành cho cá nhân kinh doanh:

Bảo hiểm Y tế Quốc dân (国民健康保険 - Kokumin Kenkou Hoken):

• Mức phí phụ thuộc thu nhập năm trước và địa phương cư trú (mỗi quận/thành phố tính khác nhau).
• Ví dụ tham khảo tại quận Shinjuku, Tokyo (năm 2025): người 35 tuổi, thu nhập năm trước 2.5 triệu yên, phí khoảng 279,380 yên/năm; nếu trong độ tuổi 40-64 sẽ cộng thêm phí điều dưỡng, tổng khoảng 342,555 yên/năm.
• Đây chỉ là ví dụ minh họa cho một địa phương - mức phí thực tế của bạn có thể khác tùy nơi cư trú và thu nhập.

Bảo hiểm Hưu trí Quốc dân (国民年金 - Kokumin Nenkin):

• Mức phí CỐ ĐỊNH theo năm tài khóa, không phụ thuộc thu nhập.
• Năm tài khóa Reiwa 7 (04/2025-03/2026): 17,510 yên/tháng.
• Năm tài khóa Reiwa 8 (04/2026-03/2027): tăng lên 17,920 yên/tháng.

Tin tốt cho freelancer có con nhỏ: từ 10/2026, lần đầu tiên áp dụng chế độ miễn phí bảo hiểm hưu trí quốc dân cho người thuộc đối tượng bảo hiểm loại 1 (bao gồm freelancer/cá nhân kinh doanh) trong giai đoạn nuôi con dưới 1 tuổi.

Lưu ý: nếu bạn vẫn đi làm công ty toàn thời gian và chỉ nhận freelance ngoài giờ (không nghỉ việc), bạn thường vẫn ở trong Shakai Hoken của công ty - phần chi phí NHI/Nenkin nói trên chỉ phát sinh khi bạn chuyển hẳn sang freelance độc lập.

Thuế thu nhập freelance năm 2026 tính thế nào sau cải cách khấu trừ cơ bản?

Nhật Bản vừa trải qua một đợt cải cách thuế lớn thường được gọi là 'phá vỡ bức tường 103 vạn yên', ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính thuế thu nhập của freelancer.

Khấu trừ cơ bản (基礎控除) - áp dụng cho MỌI người nộp thuế, kể cả freelancer/cá nhân kinh doanh:

• Từ kỳ khai thuế thu nhập năm 2025 (khai đầu 2026): mức khấu trừ cơ bản tăng từ 480,000 yên lên tối đa 950,000 yên, áp dụng cho người có tổng thu nhập từ 1,320,000 yên trở xuống. Người có thu nhập cao hơn được khấu trừ theo mức giảm dần.
• Từ năm tính thuế 2026 (Reiwa 8), mức khấu trừ cơ bản chia theo bậc thu nhập: 1,040,000 yên nếu tổng thu nhập ≤ 4,890,000 yên; 670,000 yên nếu tổng thu nhập từ 4,890,001-6,550,000 yên; 620,000 yên nếu tổng thu nhập từ 6,550,001-23,500,000 yên. Mức cộng thêm tạm thời cho vùng thu nhập 1.23-6.55 triệu yên chỉ áp dụng trong 2 năm 2025-2026 và sẽ bị bãi bỏ từ 2027.

Công thức tính đơn giản hóa cho freelancer đã đăng ký Blue Form:

Thu nhập chịu thuế = Doanh thu - Chi phí hợp lý - Khấu trừ Blue Form (tối đa 65 vạn yên, 75 vạn từ 2027) - Khấu trừ cơ bản (theo bậc nêu trên) - các khấu trừ khác (bảo hiểm y tế/hưu trí đã đóng, bảo hiểm nhân thọ nếu có...)

Kết hợp cả khấu trừ Blue Form và khấu trừ cơ bản mới, tổng mức thu nhập được miễn thuế của freelancer có thể tăng đáng kể so với trước cải cách - nhưng cách tính chính xác phụ thuộc vào mức thu nhập cụ thể của từng người, nên đừng tự suy ra một con số chung cho mọi trường hợp.

Freelance phát triển đến mức nào thì phải chuyển sang visa Kinh doanh - Quản lý?

Nếu công việc freelance của bạn phát triển vượt quy mô cá nhân - ví dụ mở văn phòng, tuyển nhân viên, doanh thu lớn và ổn định - đến một lúc nào đó bạn sẽ cần chuyển tư cách lưu trú sang visa 'Kinh doanh - Quản lý' (Keiei-Kanri), vì visa lao động thông thường không được thiết kế cho việc điều hành doanh nghiệp thực sự.

Điều quan trọng cần biết: tiêu chuẩn cấp visa này vừa bị SIẾT CHẶT đáng kể từ 16/10/2025:

• Vốn tối thiểu tăng từ 5 triệu yên lên 30,000,000 yên (30 triệu yên) - gấp 6 lần mức cũ.
• Bắt buộc phải tuyển ít nhất 1 nhân viên chính thức LÀ người Nhật hoặc người có tư cách lưu trú diện thân phận (vợ/chồng người Nhật, vĩnh trú...) - người nước ngoài đang giữ visa lao động không được tính vào điều kiện này.

Điều khoản chuyển tiếp:

• Hồ sơ nộp trước 15/10/2025 vẫn được xét theo mức vốn cũ 5 triệu yên.
• Người đã có visa Kinh doanh - Quản lý trước thời điểm này được gia hạn theo tiêu chuẩn cũ đến hết 16/10/2028.

Với đa số freelancer cá nhân hoạt động một mình, ngưỡng 30 triệu yên vốn + 1 nhân viên là rất xa so với thực tế - nên trong phần lớn trường hợp, bạn chỉ cần duy trì visa lao động hiện tại + Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú là đủ. Việc chuyển sang Keiei-Kanri chỉ nên tính đến khi freelance đã thực sự trở thành một doanh nghiệp có quy mô, và đây là một quyết định chiến lược dài hạn cần cân nhắc kỹ về lộ trình sự nghiệp, không nên quyết định vội.

Checklist hành động nhanh

1. Kiểm tra lại COE/visa hiện tại: xem nội dung công việc được phép ghi rõ là gì, còn hạn bao lâu.
2. Chuẩn bị hợp đồng/thư mời việc freelance nháp và bản giải trình nội dung công việc, thời gian dự kiến.
3. Nộp đơn xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (Shikakugai Katsudou Kyoka) tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc online - PHẢI làm trước khi ký hợp đồng freelance đầu tiên.
4. Sau khi có giấy phép và bắt đầu có thu nhập đều đặn, nộp Đơn khai trương kinh doanh (Kaigyou Todoke) trong vòng khoảng 1 tháng.
5. Nộp kèm hoặc trong 2 tháng đầu Đơn xin áp dụng khai thuế Blue Form để được khấu trừ tối đa 65 vạn yên.
6. Đánh giá cơ cấu khách hàng để quyết định có nên đăng ký hóa đơn đủ điều kiện (Invoice) hay không.
7. Nếu nghỉ hẳn công ty, tính toán lại ngân sách cho Bảo hiểm Y tế Quốc dân và Bảo hiểm Hưu trí Quốc dân.
8. Lưu trữ toàn bộ giấy tờ (giấy phép hoạt động ngoài tư cách, tờ rơi xác nhận thuế, hợp đồng, sổ sách thu chi) để sẵn sàng xuất trình khi gia hạn visa.

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Nhận job và nhận tiền freelance TRƯỚC khi có Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú - đây là lỗi phổ biến và nghiêm trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả gia hạn visa sau này.
• Nhận freelance thuộc ngành nghề không liên quan đến nội dung công việc ghi trong COE (ví dụ kỹ sư IT nhận job biên - phiên dịch hoặc bán hàng) mà không xin phép hoặc không có giải trình rõ ràng.
• Quên nộp Kaigyou Todoke hoặc nộp Đơn xin Blue Form trễ quá thời hạn, dẫn đến mất quyền khấu trừ đặc biệt 65 vạn yên và phải nộp thuế nhiều hơn đáng kể.
• Không đăng ký hóa đơn đủ điều kiện (Invoice) trong khi phần lớn khách hàng là doanh nghiệp lớn cần khấu trừ thuế tiêu thụ - dẫn đến mất khách hoặc bị ép giảm giá; hoặc ngược lại, đăng ký khi không thực sự cần thiết làm tăng gánh nặng thuế tiêu thụ không đáng có.
• Cho rằng có một 'ngưỡng an toàn' về số tiền hoặc tỷ lệ % thu nhập freelance mà không cần xin phép hay khai báo - trên thực tế không tồn tại ngưỡng miễn trừ chính thức nào được công bố công khai.

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Đánh giá tỷ trọng thu nhập freelance so với thu nhập từ công ty chính bao nhiêu % thì bắt đầu tạo rủi ro khi gia hạn visa - đây là vùng xám không có con số công khai, cần phân tích hồ sơ cụ thể (loại visa, nội dung COE, lịch sử cư trú) của từng người.
• Quyết định có nên đăng ký hóa đơn đủ điều kiện (Invoice) hay không khi có nhiều khách hàng với quy mô và nhu cầu khấu trừ thuế khác nhau - cần tính toán tài chính cụ thể để cân đối giữa lợi ích giữ khách doanh nghiệp và gánh nặng thuế tiêu thụ phát sinh.
• Lập lộ trình chuyển từ visa lao động sang visa Kinh doanh - Quản lý khi công việc freelance thực sự mở rộng quy mô, đặc biệt sau khi tiêu chuẩn vốn tối thiểu tăng lên 30 triệu yên và yêu cầu nhân viên bị siết chặt từ 16/10/2025 - cần tư vấn chiến lược dài hạn phù hợp với mục tiêu sự nghiệp cá nhân.

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn đàm phán lương & hợp đồng lao động. Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: cơ quan chính thức Nhật (.go.jp / MHLW / MOJ) theo chủ đề