Khai thuế Kakutei Shinkoku là thủ tục tự khai báo thu nhập và thuế với Cục Thuế quốc gia Nhật Bản (NTA). Người có nhiều nguồn thu nhập, thu nhập từ nước ngoài, hoặc muốn nhận hoàn thuế do các khoản khấu trừ đặc biệt thường cần thực hiện. Quy trình có thể làm trực tuyến qua e-Tax, gửi qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại văn phòng thuế.
Kakutei Shinkoku là gì và ai cần khai?
Kakutei Shinkoku (確定申告) là thủ tục tự khai báo thu nhập và thuế thu nhập cá nhân hàng năm tại Nhật Bản, áp dụng cho thu nhập kiếm được từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 của năm trước đó. Việc khai thuế này giúp xác định chính xác số thuế bạn phải nộp hoặc số tiền bạn sẽ được hoàn lại. Hạn chót nộp Kakutei Shinkoku thường là từ ngày 16 tháng 2 đến ngày 15 tháng 3 của năm tiếp theo.
Không phải tất cả mọi người đều cần thực hiện Kakutei Shinkoku. Đa số người làm công ăn lương (salaryman) tại Nhật Bản, nếu chỉ có một nguồn thu nhập từ công ty và công ty đã thực hiện Nenmatsu Chosei (điều chỉnh thuế cuối năm), thì thường không cần tự khai thuế. Tuy nhiên, có những trường hợp cụ thể mà bạn bắt buộc phải khai hoặc nên khai để nhận lại tiền hoàn thuế.
- Người có thu nhập lương vượt quá 20 triệu yên mỗi năm.
- Người có thu nhập từ hai nơi làm việc trở lên, hoặc có thu nhập từ một nơi làm việc nhưng có thêm thu nhập khác (ví dụ: thu nhập từ kinh doanh, cho thuê bất động sản, freelance) vượt quá 200.000 yên.
- Người có thu nhập từ nước ngoài chưa bị khấu trừ thuế tại nguồn ở Nhật Bản.
- Người muốn nhận hoàn thuế do có các khoản khấu trừ đặc biệt như chi phí y tế cao, đóng bảo hiểm hưu trí quốc dân, bảo hiểm y tế quốc dân, bảo hiểm nhân thọ, quyên góp (ví dụ Furusato Nozei), hoặc khấu trừ cho người phụ thuộc ở nước ngoài.
- Người rời Nhật Bản giữa năm mà không có người đại diện nộp thuế.
Các giấy tờ cần chuẩn bị và quy trình khai thuế
Để quá trình khai thuế diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ là rất quan trọng. Sau khi đã có đủ giấy tờ, bạn có thể lựa chọn một trong ba phương thức khai thuế chính.
- Giấy tờ tùy thân: Thẻ My Number Card (hoặc Thông báo My Number kèm giấy tờ tùy thân như Thẻ cư trú Zairyu Card, hộ chiếu).
- Phiếu khấu trừ thuế tại nguồn (Gensen Choshu Hyo – 源泉徴収票): Do công ty cấp vào cuối năm hoặc khi bạn nghỉ việc. Đây là chứng từ quan trọng ghi rõ tổng thu nhập và số thuế đã khấu trừ.
- Giấy tờ chứng minh thu nhập khác (nếu có): Hợp đồng freelance, bảng sao kê ngân hàng, hóa đơn thu nhập từ kinh doanh hoặc cho thuê.
- Giấy tờ chứng minh các khoản khấu trừ (nếu có):
- Hóa đơn chi phí y tế (Iryohi Kojo): Tổng hợp các hóa đơn khám chữa bệnh, thuốc men, chi phí đi lại liên quan đến y tế của bản thân và người phụ thuộc.
- Giấy chứng nhận đóng bảo hiểm: Chứng nhận đóng bảo hiểm y tế quốc dân (Kokumin Kenko Hoken), bảo hiểm hưu trí quốc dân (Kokumin Nenkin), bảo hiểm nhân thọ (Seimei Hoken), bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm động đất (Jishin Hoken).
- Giấy chứng nhận quyên góp (Kifu Kojo): Ví dụ giấy chứng nhận từ các chương trình Furusato Nozei.
- Giấy tờ liên quan đến khoản vay mua nhà (Jutaku Loan Kojo): Hợp đồng vay, giấy chứng nhận số dư nợ.
- Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (Fuyou Kojo): Nếu có người thân ở Việt Nam phụ thuộc tài chính, bạn cần giấy tờ chứng minh quan hệ (ví dụ: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu) và bằng chứng chuyển tiền chu cấp (bảng sao kê ngân hàng, biên lai chuyển tiền).
- Thông tin tài khoản ngân hàng: Để nhận tiền hoàn thuế (nếu có).
- Quy trình khai thuế:
- Khai trực tuyến qua e-Tax: Đây là phương pháp tiện lợi nhất, bạn có thể thực hiện tại nhà. Cần có My Number Card và một đầu đọc thẻ IC (hoặc smartphone có chức năng đọc thẻ). Truy cập trang web của Cục Thuế quốc gia (NTA) để sử dụng hệ thống e-Tax.
- Gửi qua bưu điện: Tải mẫu đơn Kakutei Shinkoku từ trang web của NTA, điền đầy đủ thông tin và gửi kèm các giấy tờ chứng minh qua bưu điện đến văn phòng thuế địa phương (Zeimusho) có thẩm quyền.
- Nộp trực tiếp tại văn phòng thuế (Zeimusho): Bạn có thể đến Zeimusho gần nhất để nộp hồ sơ. Trong thời gian cao điểm (tháng 2-3), các Zeimusho thường có khu vực hỗ trợ khai thuế với nhân viên hướng dẫn.
Hoàn thuế (Kanpu) và các khoản khấu trừ quan trọng
Hoàn thuế (Kanpu – 還付) xảy ra khi tổng số thuế bạn đã nộp trong năm (thường thông qua khấu trừ tại nguồn từ lương) cao hơn số thuế thực tế bạn phải nộp sau khi đã tính toán tất cả các khoản khấu trừ hợp lệ. Việc thực hiện Kakutei Shinkoku là cách duy nhất để bạn nhận lại khoản tiền chênh lệch này. Đối với người Việt tại Nhật, một số khoản khấu trừ đặc biệt có thể giúp giảm đáng kể số thuế phải nộp và tăng khả năng nhận hoàn thuế.
- Khấu trừ chi phí y tế (Iryohi Kojo – 医療費控除): Nếu tổng chi phí y tế của bạn và những người phụ thuộc trong một năm vượt quá 100.000 yên (hoặc 5% tổng thu nhập, tùy theo mức nào thấp hơn, tối đa 2.000.000 yên).
- Khấu trừ bảo hiểm xã hội (Shakai Hoken Kojo – 社会保険料控除): Toàn bộ số tiền bạn đã đóng cho bảo hiểm y tế quốc dân (Kokumin Kenko Hoken) và bảo hiểm hưu trí quốc dân (Kokumin Nenkin) trong năm.
- Khấu trừ bảo hiểm nhân thọ (Seimei Hoken Kojo – 生命保険料控除) và bảo hiểm động đất (Jishin Hoken Kojo – 地震保険料控除): Một phần số tiền đóng cho các loại bảo hiểm này có thể được khấu trừ theo quy định.
- Khấu trừ người phụ thuộc (Fuyou Kojo – 扶養控除): Áp dụng nếu bạn có người thân (cha mẹ, con cái, anh chị em) ở Việt Nam phụ thuộc tài chính vào bạn và bạn đã gửi tiền chu cấp thường xuyên. Cần chứng minh mối quan hệ và bằng chứng chuyển tiền.
- Khấu trừ quyên góp (Kifu Kojo – 寄付金控除): Nếu bạn đã quyên góp cho các tổ chức công ích hoặc tham gia chương trình Furusato Nozei (ふるさと納税).
- Khấu trừ cho sinh viên lao động (Kinro Gakusei Kojo – 勤労学生控除): Dành cho sinh viên có thu nhập dưới một mức nhất định.
- Khấu trừ cho người khuyết tật (Shogaisha Kojo – 障害者控除): Dành cho người nộp thuế hoặc người phụ thuộc có tình trạng khuyết tật.
Lưu ý quan trọng và nguồn hỗ trợ
Quá trình khai thuế có thể phức tạp, đặc biệt nếu bạn mới làm lần đầu hoặc có nhiều nguồn thu nhập. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng và các nguồn hỗ trợ bạn có thể tham khảo.
- Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo tất cả các số liệu và thông tin cá nhân đều chính xác. Sai sót có thể dẫn đến việc chậm trễ hoàn thuế hoặc bị phạt.
- Giữ lại tất cả hóa đơn, chứng từ: Luôn giữ cẩn thận các hóa đơn, biên lai, chứng nhận liên quan đến thu nhập và các khoản khấu trừ ít nhất trong 5 năm. Cục Thuế có thể yêu cầu bạn cung cấp chúng để kiểm tra.
- Thời gian nhận hoàn thuế: Sau khi nộp Kakutei Shinkoku, quá trình xử lý và hoàn thuế thường mất khoảng 1 đến 2 tháng. Tiền sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng bạn đã đăng ký.
- Hậu quả của việc không khai thuế hoặc khai sai: Nếu bạn thuộc diện phải khai thuế mà không thực hiện, hoặc khai báo gian dối, bạn có thể phải đối mặt với các khoản phạt như phạt chậm nộp (延滞税 - entaizei) hoặc phạt khai thiếu (過少申告加算税 - kasho shinkoku kasanzei), thậm chí là truy tố hình sự nếu có dấu hiệu trốn thuế nghiêm trọng.
- Nguồn hỗ trợ chính thức:
- Trang web của Cục Thuế quốc gia (NTA - 国税庁): www.nta.go.jp cung cấp đầy đủ thông tin, biểu mẫu, và công cụ tính toán thuế trực tuyến (e-Tax).
- Trung tâm tư vấn thuế qua điện thoại (電話相談センター): Bạn có thể tìm số điện thoại của trung tâm tư vấn thuế tại Zeimusho địa phương trên trang web của NTA hoặc gọi số điện thoại chung để được hướng dẫn.
- Văn phòng thuế địa phương (Zeimusho): Đến trực tiếp Zeimusho để nhận sự hỗ trợ từ nhân viên. Trong mùa khai thuế, thường có dịch vụ hỗ trợ đặc biệt.
Câu hỏi thường gặp
Tôi là du học sinh/thực tập sinh, có cần khai thuế không?
Nếu bạn chỉ có thu nhập từ lương và công ty đã thực hiện điều chỉnh thuế cuối năm (Nenmatsu Chosei) thì thường không cần tự khai thuế. Tuy nhiên, nếu bạn có các khoản thu nhập khác ngoài lương, muốn nhận hoàn thuế do có chi phí y tế cao, hoặc có người phụ thuộc ở Việt Nam cần khấu trừ, thì bạn nên thực hiện Kakutei Shinkoku để nhận lại tiền hoàn thuế.
Nếu tôi không có My Number Card, làm thế nào để khai thuế trực tuyến?
My Number Card là cần thiết để sử dụng hệ thống e-Tax trực tuyến một cách đầy đủ. Nếu bạn không có My Number Card, bạn vẫn có thể khai thuế bằng cách sử dụng 'Thông báo My Number' kèm theo giấy tờ tùy thân (như thẻ cư trú Zairyu Card) và gửi hồ sơ qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại văn phòng thuế địa phương (Zeimusho).
Tôi có thể khai thuế cho những năm trước không?
Có, bạn có thể khai lại hoặc khai bổ sung (修正申告 - shusei shinkoku) cho các năm tài chính trong vòng 5 năm gần nhất để yêu cầu hoàn thuế. Tuy nhiên, nếu là trường hợp khai thiếu hoặc khai sai dẫn đến phải nộp thêm thuế, thời hạn có thể kéo dài lên đến 7 năm.
