Nhiều bạn chuẩn bị hồ sơ du học Nhật vẫn hình dung sai thứ tự: tưởng phải có visa trước rồi mới xin trường, hoặc không biết COE chỉ có giá trị 3 tháng nên để hồ sơ "nguội" mất quyền nhập cảnh đúng kỳ.
Bài này xâu chuỗi lại đúng trình tự 12 tháng: từ chọn trường, nộp hồ sơ Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE), xin visa, đến những khoản phí cụ thể theo yên và các mốc học bổng cần canh đúng ngày.
Thời điểm viết bài (06/07/2026), Nhật Bản đang ở giữa giai đoạn chuyển tiếp về lệ phí lưu trú — Hạ viện vừa thông qua dự luật nâng trần phí ngày 28/04/2026, nên phần chi phí trong bài có ghi rõ mức nào đang áp dụng và mức nào sắp thay đổi.
Tóm tắt nhanh
- COE lần đầu để du học KHÔNG mất lệ phí, thời gian xét 1-3 tháng, hiệu lực chỉ 3 tháng — phải xin visa và nhập cảnh trong thời hạn này
- Từ 01/04/2025 lệ phí gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú là 6.000 yên (giấy) hoặc 5.500 yên (online); dự luật mới có thể nâng mức này lên 10.000-70.000 yên trước 31/03/2027
- Kiểm tra trường tiếng Nhật đã được công nhận (nintei) chưa — tính đến 30/04/2026 mới có 96 trường trên toàn quốc, trường 告示校 cũ phải chuyển đổi trước 31/03/2029
- Làm thêm tối đa 28 giờ/tuần (mọi chu kỳ 7 ngày), 8 giờ/ngày vào kỳ nghỉ dài — phải xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú trước khi làm
- Học bổng JASSO (48.000 yên/tháng đại học, 30.000 yên/tháng khóa tiếng Nhật) đăng ký qua trường, không tự nộp trực tiếp
Thông tin xác minh và bối cảnh chính sách
- Thông tin xác minh: 06/07/2026
- Lệ phí gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú hiện hành: 6.000 yên (giấy) / 5.500 yên (online)
- Lệ phí xin COE lần đầu (mới sang du học): Miễn phí
- Hiệu lực COE sau khi cấp: 3 tháng
- Trần lệ phí mới (dự luật, chưa có nghị định cụ thể): Tối đa 100.000 yên (gia hạn) / 300.000 yên (vĩnh trú), áp dụng chậm nhất 31/03/2027
Tính đến hôm nay, khung lệ phí thủ tục lưu trú mà du học sinh đang áp dụng vẫn là mức có hiệu lực từ 01/04/2025: 6.000 yên nếu nộp hồ sơ giấy, 5.500 yên nếu nộp qua hệ thống online tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Mức này áp dụng cho các thủ tục xét thay đổi hoặc gia hạn tư cách lưu trú, bao gồm cả tư cách 'Du học' khi bạn gia hạn từ năm thứ hai trở đi hoặc chuyển đổi loại tư cách (ví dụ từ Du học sang Kỹ năng đặc định, Kỹ thuật - Tri thức nhân văn sau khi tốt nghiệp).
Điều nhiều người nhầm lẫn nhất: hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) LẦN ĐẦU để mới sang Nhật du học không hề mất lệ phí. Khoản phí 6.000/5.500 yên chỉ phát sinh về sau, khi bạn đã ở Nhật và cần gia hạn hoặc đổi tư cách.
ℹ️ Ngày 28/04/2026, Hạ viện Nhật đã thông qua dự luật sửa Luật Xuất nhập cảnh cho phép nâng trần lệ phí thủ tục lưu trú lên tới 100.000 yên (gia hạn/thay đổi tư cách) và 300.000 yên (vĩnh trú). Mức thực tế dự kiến rơi vào khoảng 10.000-70.000 yên cho gia hạn/thay đổi và khoảng 200.000 yên cho vĩnh trú, nhưng con số chính xác còn chờ nghị định (chính lệnh) sau khi Thượng viện thông qua, chậm nhất là trước 31/03/2027. Nếu bạn đang ở năm thứ 2-3 của chương trình du học, hãy để dành ngân sách dự phòng cho khoản này khi đến kỳ gia hạn.
Điều kiện áp dụng: ai cần chuẩn bị hồ sơ gì
Tư cách lưu trú 'Du học' (留学) áp dụng cho người theo học tại: đại học, cao học, cao đẳng, trường chuyên môn (senmon gakko), và trường tiếng Nhật. Mỗi loại có yêu cầu hồ sơ hơi khác nhau, nhưng khung chung đều xoay quanh 3 trụ cột: (1) đủ điều kiện học thuật đầu vào, (2) chứng minh tài chính đủ trang trải học phí + sinh hoạt phí, (3) trường tiếp nhận đứng ra làm hồ sơ xin COE thay bạn.
- Nếu học tiếng Nhật trước: kiểm tra trường có nằm trong danh sách 'Cơ sở giáo dục tiếng Nhật được công nhận' (認定日本語教育機関 - nintei) hay chưa. Đây là hệ thống mới thay cho trường 'được thông báo' (告示校) cũ, có hiệu lực từ 01/04/2024 theo Luật về công nhận cơ sở giáo dục tiếng Nhật.
- Trường 告示校 cũ vẫn được hoạt động trong thời gian chuyển đổi 5 năm, hạn chót là 31/03/2029 — nhưng tính đến đợt xét duyệt công bố 30/04/2026 (đợt 2 năm 2025), mới chỉ có 96 trường được công nhận chính thức trên toàn quốc.
- Việc trường bạn định học đã 'nintei' hay chưa ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy hồ sơ khi xét COE, và về lâu dài liên quan đến việc trường có tiếp tục được phép tuyển sinh quốc tế sau 2029 hay không.
- Nếu học đại học/sau đại học trực tiếp (đã có trình độ tiếng Nhật hoặc học chương trình tiếng Anh): hồ sơ nộp qua phòng tuyển sinh quốc tế của trường, không qua trường tiếng Nhật trung gian.
- Người bảo lãnh tài chính (thường là bố mẹ) cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh thu nhập, sổ tiết kiệm, giấy cam kết chu cấp — đây là phần hồ sơ hay bị yêu cầu bổ sung nhất.
Quy trình COE và visa — làm đúng thứ tự để không lỡ hạn
- Chọn trường và nhận giấy báo trúng tuyển tạm thời (Tháng 1-2 của timeline): Trường tiếng Nhật hoặc trường chuyên môn/đại học xác nhận tiếp nhận và bắt đầu quy trình xin COE thay bạn. Đây là bước bắt buộc trước — không có trường đứng tên hồ sơ thì không thể xin COE.
- Nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) (Tháng 2-4): Trường nộp hồ sơ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh khu vực (nơi trường đặt trụ sở) thay cho học sinh. Hồ sơ lần đầu này không mất lệ phí. Thời gian xét duyệt tham khảo khoảng 1-3 tháng tùy Cục địa phương và mùa cao điểm.
- Nhận COE và kiểm tra ngày cấp (Tháng 4-5): Ngay khi nhận được bản gốc COE, ghi nhớ ngày cấp — vì COE chỉ có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày này. Không có chuyện 'để dành' COE quá lâu rồi mới đi xin visa.
- Nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản (Trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp COE): Mang COE bản gốc, hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh đến Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán tại TP.HCM. Thời gian xét visa thường 5-7 ngày làm việc sau khi hồ sơ đầy đủ.
- Nhập cảnh Nhật Bản (Trước khi COE hết hạn): Phải nhập cảnh trước khi COE hết hạn 3 tháng. Tại sân bay, nếu có ý định làm thêm, xin luôn Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (資格外活動許可) tại quầy nhập cảnh — tiện hơn nhiều so với xin sau tại Cục xuất nhập cảnh.
- Đăng ký cư trú, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký My Number (Trong 14 ngày sau nhập cảnh): Trong vòng 14 ngày kể từ khi có chỗ ở cố định, đăng ký tại tòa thị chính (yakuba/kuyakusho) địa phương. Đây là bước bắt buộc để sau này làm thêm, thuê nhà, đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân.
Bảng chi phí năm đầu — con số cụ thể để lập ngân sách
Số liệu học phí đại học tư thục dưới đây là khảo sát chính thức mới nhất của Bộ Giáo dục Nhật Bản (MEXT), thực hiện trên số liệu năm nhập học 2023 — do độ trễ công bố thường thấy của các khảo sát MEXT, đây vẫn là bộ số liệu tham chiếu hiện hành.
Khoản chi | Chi phí (JPY) | Ghi chú |
|---|
Học phí năm học (đại học tư thục, trung bình) | 959.205 yên | tăng 3% so với kỳ khảo sát trước |
Lệ phí nhập học (đại học tư thục, trung bình) | 240.806 yên | giảm 2,1% so với kỳ trước |
Phí cơ sở vật chất (đại học tư thục, trung bình) | 165.271 yên | giảm 8,3% so với kỳ trước |
Tổng chi phí nộp trường năm đầu (đại học tư thục) | 1.477.339 yên | cộng dồn 3 khoản trên |
Lệ phí gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú (hiện hành) | 6.000 yên | nộp hồ sơ giấy, áp dụng từ 01/04/2025 |
|
Lưu ý: bảng trên chưa gồm học phí trường tiếng Nhật (nếu học tiếng trước khi vào đại học/senmon), thường dao động 700.000-900.000 yên/năm tùy trường và khu vực, cùng chi phí sinh hoạt (nhà ở, ăn uống, đi lại) — khoản này khác biệt lớn giữa Tokyo và các tỉnh.
⚠️ Đừng chỉ dự trù đúng số tiền học phí ghi trên giấy báo nhập học. Cộng thêm lệ phí nhập học + phí cơ sở vật chất (tổng có thể lên tới gần 1,5 triệu yên chỉ riêng năm đầu bậc đại học tư thục), và để một khoản dự phòng cho lệ phí lưu trú có thể tăng theo luật mới trước 31/03/2027 nếu bạn dự kiến học nhiều năm.
Học bổng: MEXT và JASSO — hai nguồn phổ biến nhất
✅ Học bổng MEXT (diện Đại sứ quán giới thiệu)
- Dành cho kỳ nhập học tháng 4/2027 hoặc tháng 9-10/2027
- Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Hà Nội, thường trong khoảng tháng 4-6/2026
- Sơ tuyển tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán diễn ra tháng 5-7/2026
- Điều kiện tuổi: sinh sau 02/04/1992 (dưới 35 tuổi khi nhập học)
- Diện nghiên cứu sinh/thạc sĩ: cần có hoặc sắp có bằng cử nhân; diện tiến sĩ: cần có bằng thạc sĩ
- Cần liên hệ trực tiếp Đại sứ quán Nhật tại Hà Nội để biết hạn nộp chính xác vì lịch mỗi nước khác nhau
❌ Học bổng khuyến khích học tập JASSO
- Dành cho du học sinh tự túc, đang giữ tư cách lưu trú 'Du học'
- Mức cấp: 48.000 yên/tháng (đại học/sau đại học), 30.000 yên/tháng (khóa tiếng Nhật)
- Thời gian cấp: 1 năm (tháng 4 đến tháng 3 năm sau) hoặc 6 tháng (tháng 10 đến tháng 3)
- Điều kiện: học lực + hạnh kiểm tốt, khó khăn kinh tế thực sự
- Tiền gia đình chu cấp hàng tháng (không tính học phí, lệ phí nhập học) trung bình dưới 90.000 yên/tháng
- Nếu có người bảo lãnh tại Nhật, thu nhập năm của người đó phải dưới 5.000.000 yên
- Đăng ký qua đề cử của trường đang theo học — không tự nộp trực tiếp lên JASSO
Quy định làm thêm — giới hạn giờ và rủi ro pháp lý
Tư cách lưu trú 'Du học' về bản chất không cho phép lao động. Muốn làm thêm hợp pháp, bạn phải xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (資格外活動許可) — xin ngay tại quầy nhập cảnh khi mới đến Nhật là nhanh nhất, hoặc xin sau tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương.
- Giới hạn tối đa 28 giờ/tuần, tính theo BẤT KỲ chu kỳ 7 ngày liên tục nào — không phải tính cứng từ thứ Hai đến Chủ nhật. Nghĩa là nếu tuần này làm nhiều đầu tuần, tuần sau làm nhiều cuối tuần, cộng dồn 7 ngày liên tiếp bất kỳ vẫn không được vượt 28 giờ.
- Vào kỳ nghỉ dài của trường (nghỉ hè, nghỉ đông, nghỉ xuân) được làm tối đa 8 giờ/ngày.
- Làm việc tại quán bar, pachinko, các cơ sở kinh doanh giải trí người lớn — dù có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú — vẫn bị cấm tuyệt đối theo quy định riêng.
- Làm thêm không xin phép, hoặc làm vượt giờ quy định, bị coi là 'lao động bất hợp pháp' (不法就労) — ảnh hưởng trực tiếp đến việc gia hạn tư cách lưu trú các năm sau, nặng hơn có thể bị buộc xuất cảnh.
- Người sử dụng lao động thuê du học sinh làm quá giờ cũng có thể bị truy cứu tội tiếp tay lao động bất hợp pháp — nhiều cửa hàng vì lý do này sẽ yêu cầu bạn xuất trình thẻ lưu trú và giấy phép làm thêm trước khi nhận vào làm.
⚠️ Lỗi phổ biến: du học sinh làm nhiều nơi (part-time ở 2-3 chỗ) và không tự cộng dồn tổng giờ mỗi tuần, dẫn đến vượt 28 giờ mà không hay biết. Cục Xuất nhập cảnh có thể đối chiếu qua hồ sơ đóng bảo hiểm/thuế của từng nơi làm khi xét gia hạn visa — hãy tự ghi chép giờ làm hàng tuần của tất cả các nơi cộng lại.
JLPT 2026 — nên thi đợt nào nếu cần bổ sung hồ sơ
Kỳ thi Năng lực Nhật ngữ (JLPT) năm 2026 tổ chức 2 đợt. Đợt 1 diễn ra Chủ nhật 05/07/2026 nhưng đăng ký đã đóng từ 07/04/2026 — nếu bạn đọc bài này đúng hôm nay (06/07/2026), đợt 1 gần như đã diễn ra hoặc sắp diễn ra và không còn kịp đăng ký.
- Đợt 2 năm 2026: thi Chủ nhật 06/12/2026
- Đăng ký đợt 2 mở từ 17/08/2026 đến 07/09/2026 (17h) qua hệ thống MyJLPT
- Lệ phí thi: 7.500 yên/lượt (đã gồm thuế)
- Du học sinh muốn có chứng chỉ N2/N3 để bổ sung hồ sơ xin việc thêm (baito), xin học bổng, hoặc chuẩn bị hồ sơ xin việc chính thức (shukatsu) sau khi tốt nghiệp nên nhắm chắc đợt tháng 12/2026 và đăng ký đúng khung ngày trên — MyJLPT thường đóng cổng sớm hơn dự kiến nếu đủ chỗ thi tại khu vực đông.
Lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ
⚠️ Để COE 'nghỉ' quá 3 tháng mà chưa đi xin visa — nhiều bạn nghĩ COE giống như visa có thời hạn dài, nhưng thực chất đây chỉ là giấy chứng nhận đủ điều kiện, hết hạn 3 tháng là phải xin lại từ đầu, mất thêm 1-3 tháng chờ xét duyệt.
⚠️ Nộp hồ sơ tài chính không khớp giữa sổ tiết kiệm và giấy cam kết chu cấp của người bảo lãnh — đây là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ COE bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xét quá mốc 3 tháng dự kiến.
⚠️ Chọn trường tiếng Nhật chỉ vì học phí rẻ mà không kiểm tra tình trạng 'nintei' hay 告示校 sắp hết hạn chuyển đổi (31/03/2029) — rủi ro trường ngừng tuyển sinh quốc tế giữa chừng chương trình học của bạn.
⚠️ Tính sai giờ làm thêm theo tuần dương lịch (thứ Hai-Chủ nhật) thay vì theo mọi chu kỳ 7 ngày liên tục — có thể vô tình vượt 28 giờ/tuần mà không biết, ảnh hưởng hồ sơ gia hạn.
Mẹo thực tế cho du học sinh Việt Nam
- Liên hệ trực tiếp bộ phận du học sinh (留学生課) của trường ngay từ vòng nộp hồ sơ để hỏi tiến độ xét COE — nhiều trường có thể tra cứu tình trạng hồ sơ tại Cục xuất nhập cảnh giúp bạn, nhanh hơn tự inbox hỏi.
- Nếu định xin học bổng MEXT diện Đại sứ quán cho kỳ 2027, đừng chờ đến tháng 4/2026 mới bắt đầu chuẩn bị — hồ sơ cần bảng điểm dịch công chứng, thư giới thiệu, bài luận, nên bắt tay chuẩn bị từ cuối 2025/đầu 2026.
- Giữ lại tất cả phiếu lương (kyuyo meisai) từ công việc làm thêm — đây là bằng chứng quan trọng khi xét gia hạn tư cách lưu trú, chứng minh bạn tuân thủ giới hạn 28 giờ/tuần.
- Khi mới sang, ưu tiên xin luôn giấy phép làm thêm tại sân bay (nếu có ý định làm thêm) — tiết kiệm một lượt đi lại Cục xuất nhập cảnh sau này.
- Theo dõi thông báo chính thức tại moj.go.jp về nghị định (chính lệnh) quy định mức lệ phí lưu trú mới — vì mức 6.000/5.500 yên hiện tại có thể thay đổi bất kỳ lúc nào trước 31/03/2027, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí gia hạn visa năm sau của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Xin COE mất bao lâu và có tốn phí không?
Thời gian xét duyệt COE lần đầu để mới sang Nhật du học tham khảo khoảng 1-3 tháng và KHÔNG mất lệ phí. Lệ phí chỉ phát sinh sau này khi gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú (6.000 yên nộp giấy, 5.500 yên nộp online, áp dụng từ 01/04/2025).
COE có hiệu lực bao lâu, để lâu quá có bị mất giá trị không?
COE chỉ có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp. Trong 3 tháng đó bạn phải hoàn tất xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật và nhập cảnh. Quá hạn, COE không còn giá trị và phải xin lại từ đầu.
Du học sinh được làm thêm tối đa bao nhiêu giờ mỗi tuần?
Tối đa 28 giờ/tuần, tính theo bất kỳ chu kỳ 7 ngày liên tục nào (không chỉ tính từ thứ Hai). Vào kỳ nghỉ dài của trường được làm tối đa 8 giờ/ngày. Phải xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú trước khi làm.
Học bổng JASSO có tự nộp hồ sơ được không?
Không. Học bổng khuyến khích học tập JASSO chỉ nhận qua đề cử của trường đang theo học, du học sinh không tự nộp trực tiếp lên JASSO. Mức cấp là 48.000 yên/tháng (đại học/sau đại học) hoặc 30.000 yên/tháng (khóa tiếng Nhật).
Lệ phí lưu trú sắp tăng, tôi cần chuẩn bị gì?
Hạ viện đã thông qua dự luật (28/04/2026) cho phép nâng trần lệ phí lên tới 100.000 yên (gia hạn) và 300.000 yên (vĩnh trú), mức thực tế dự kiến 10.000-70.000 yên và khoảng 200.000 yên, ấn định bằng nghị định chậm nhất trước 31/03/2027. Nên dự phòng ngân sách cao hơn mức 6.000/5.500 yên hiện tại cho lần gia hạn tiếp theo.
