Nhiều người Việt khi chuẩn bị sang Nhật vẫn hình dung giấy tờ chỉ gói gọn trong hộ chiếu và visa — nhưng thực tế quy trình đã thay đổi đáng kể kể từ giữa năm 2026.
Ngày 14/6/2026, Nhật Bản chính thức chuyển sang thẻ lưu trú kiểu mới — Zairyu Card đặc định — tích hợp luôn chức năng My Number Card, kèm theo cách đăng ký hoàn toàn khác so với trước. Cùng lúc đó, từ 1/7/2026 lệ phí visa tăng gấp 5 lần sau 48 năm giữ nguyên mức cũ.
Bài viết này liệt kê chính xác từng loại giấy tờ cần chuẩn bị trước khi bay, cách xử lý tại sân bay khi nhập cảnh, và các mốc thời hạn bắt buộc phải nhớ sau khi đến Nhật — tránh tình trạng thiếu giấy tờ phải quay lại làm lại từ đầu.
Tóm tắt nhanh
- Từ 14/6/2026, Nhật áp dụng Zairyu Card đặc định tích hợp My Number Card — chỉ đăng ký trực tiếp tại Cục xuất nhập cảnh hoặc quầy phường/xã, không làm online được
- COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú) chỉ có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp — phải nhập cảnh trong thời hạn này
- Lệ phí visa tăng gấp 5 lần từ 1/7/2026: visa 1 lần từ 3.000 lên 15.000 yên, visa nhiều lần lên 30.000 yên
- Phải khai báo địa chỉ cư trú (転入届) tại phường/xã trong 14 ngày kể từ khi có chỗ ở cố định
- Trẻ em từ 1 tuổi trở lên (thay vì từ 16 tuổi như trước) đã phải chụp ảnh thẻ lưu trú riêng từ 14/6/2026
Giấy tờ bắt buộc phải mang theo người khi lên máy bay
- Thông tin xác minh: 06/07/2026
- Zairyu Card đặc định áp dụng từ: 14/06/2026 (Chủ Nhật)
- Lệ phí visa tăng 5 lần từ: 01/07/2026
- Hiệu lực COE: 3 tháng kể từ ngày cấp
Trước khi ra sân bay, có 4 loại giấy tờ không thể thiếu trong hành lý xách tay — không phải hành lý ký gửi, vì nhân viên xuất nhập cảnh sẽ yêu cầu xuất trình ngay tại quầy kiểm tra.
- Hộ chiếu còn hạn — nên còn ít nhất 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh để tránh bị từ chối ở khâu check-in của hãng hàng không
- Visa do Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam cấp, dán trực tiếp trong hộ chiếu
- Bản gốc Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE - 在留資格認定証明書) do Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp — đây là giấy quan trọng nhất, nhân viên hải quan tại Nhật sẽ giữ lại bản gốc khi làm thủ tục nhập cảnh
- Ảnh thẻ 3x4cm nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất — cần cho cả người lớn và trẻ em từ 1 tuổi trở lên theo quy định mới áp dụng từ 14/6/2026
⚠️ COE chỉ có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp. Nhiều du học sinh và thực tập sinh kỹ năng chủ quan, xin COE xong rồi mới lo vé máy bay và visa, dẫn đến COE hết hạn trước khi kịp bay — phải xin cấp lại từ đầu, mất thêm 1-3 tháng.
Khi làm thủ tục nhập cảnh tại sân bay Nhật, nhân viên Cục quản lý xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra đồng thời cả ba giấy tờ: hộ chiếu, visa, và bản gốc COE. Thiếu bất kỳ giấy nào trong ba giấy này đều có thể khiến bạn bị giữ lại để xác minh bổ sung, thậm chí bị từ chối nhập cảnh trong trường hợp xấu nhất.
Thẻ lưu trú Zairyu Card: quy định mới từ 14/6/2026 người Việt cần biết
Đây là thay đổi lớn nhất trong năm 2026 liên quan đến giấy tờ của người nước ngoài tại Nhật. Từ ngày 14/6/2026, Nhật Bản chính thức triển khai loại thẻ mới gọi là 'Zairyu Card đặc định' (特定在留カード), tích hợp chức năng của thẻ lưu trú thông thường và My Number Card (thẻ số cá nhân) làm một.
✅ Zairyu Card tiêu chuẩn (hiện hành)
- Cấp trực tiếp tại 10 sân bay khi nhập cảnh: New Chitose, Sendai, Narita, Haneda, Chubu (Nagoya), Kansai, Kobe, Hiroshima, Fukuoka, Naha
- Thông tin thời hạn lưu trú và tư cách lưu trú in trực tiếp trên mặt thẻ
- Không tích hợp My Number Card
- Đăng ký được cả trực tiếp và một số thủ tục online
❌ Zairyu Card đặc định (từ 14/6/2026)
- Không cấp online — bắt buộc đến trực tiếp Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương hoặc quầy thị thực phường/xã (từ 15/6/2026)
- Thời hạn lưu trú và loại tư cách lưu trú chỉ lưu trong chip IC, không in trên mặt thẻ
- Tích hợp chức năng My Number Card
- Cần nộp: đơn xin cấp thẻ đặc định, đơn đăng ký mã PIN, và 1 ảnh thẻ
Với người Việt mới nhập cảnh qua một trong 10 sân bay nêu trên, thẻ lưu trú tiêu chuẩn vẫn được cấp ngay tại chỗ, đóng dấu 上陸許可 (cho phép đổ bộ) vào hộ chiếu song song. Nếu nhập cảnh qua sân bay hoặc cảng khác không nằm trong danh sách 10 nơi này, hộ chiếu sẽ chỉ được ghi chú 'cấp thẻ sau' — thẻ thật sự sẽ được gửi về địa chỉ cư trú qua đường bưu điện sau khi bạn hoàn tất đăng ký địa chỉ tại phường/xã.
ℹ️ Nếu muốn chuyển sang thẻ đặc định tích hợp My Number, bạn phải chủ động đến Cục quản lý xuất nhập cảnh hoặc quầy thị thực phường/xã — không có lựa chọn nộp hồ sơ qua mạng cho loại thẻ này.
Quy trình từng bước: từ xin COE đến khai báo cư trú tại Nhật
- Xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) (1-3 tháng): Trường học, công ty tiếp nhận hoặc nghiệp đoàn thực tập sinh tại Nhật đứng tên nộp hồ sơ xin COE tại Cục quản lý xuất nhập cảnh khu vực. Thời gian xử lý thường 1-3 tháng tùy loại tư cách lưu trú.
- Nhận COE bản gốc, kiểm tra ngày cấp (Ngay khi nhận): Ngay khi nhận được, xác nhận ngày cấp trên COE và tính ngược lại — phải nhập cảnh Nhật trong vòng 3 tháng kể từ ngày này, nếu không COE tự động hết hiệu lực.
- Nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản (5-7 ngày làm việc): Chuẩn bị hộ chiếu, ảnh thẻ, COE bản gốc (hoặc bản sao có công chứng tùy yêu cầu) để nộp xin visa. Từ 1/7/2026, lệ phí visa 1 lần là 15.000 yên, visa nhiều lần 30.000 yên — cao gấp 5 lần mức cũ.
- Chuẩn bị giấy tờ Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có) (1 ngày - 1 tuần): Với giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng cấp cần dùng tại Nhật, nộp tại Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao (40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM (184 Bis Pasteur, Q1). Hồ sơ hợp lệ xử lý trong 1 ngày làm việc.
- Nhập cảnh Nhật Bản, xuất trình đủ 3 giấy tờ (Ngay khi đến): Tại quầy nhập cảnh, xuất trình đồng thời hộ chiếu, visa, và bản gốc COE. Nếu nhập cảnh qua 1 trong 10 sân bay chỉ định, nhận Zairyu Card ngay tại chỗ.
- Khai báo địa chỉ cư trú tại phường/xã (転入届) (Trong 14 ngày): Trong vòng 14 ngày kể từ khi xác định chỗ ở cố định, mang Zairyu Card (hoặc hộ chiếu nếu thẻ chưa được cấp tại sân bay) đến văn phòng phường/xã nơi cư trú để khai báo chuyển đến.
- Đăng ký Zairyu Card đặc định (nếu muốn tích hợp My Number) (Theo lịch hẹn tại quầy): Đến trực tiếp Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương hoặc quầy thị thực phường/xã (từ 15/6/2026), nộp đơn xin cấp thẻ đặc định, đơn đăng ký mã PIN, và 1 ảnh thẻ.
Chi phí thực tế cần chuẩn bị
Khoản chi | Chi phí (JPY) | Ghi chú |
|---|
Lệ phí visa nhập cảnh 1 lần (single-entry) | 15.000 yên | Áp dụng từ 1/7/2026, tăng từ 3.000 yên |
Lệ phí visa nhiều lần (multiple-entry) | 30.000 yên | Áp dụng từ 1/7/2026 |
Phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam | Theo Thông tư 157/2016/TT-BTC | Mức phí cụ thể tùy loại giấy tờ, nộp tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM |
Ảnh thẻ 3x4cm (người lớn + trẻ em từ 1 tuổi) | Khoảng 1.000-1.500 yên/bộ tại Nhật | Nên chụp sẵn tại Việt Nam để tiết kiệm chi phí, đúng chuẩn nền trắng |
💡 Nên quy đổi và giữ sẵn một khoản tiền mặt yên Nhật hoặc thẻ ghi nợ quốc tế trước khi bay, vì một số quầy dịch vụ tại phường/xã hoặc Cục xuất nhập cảnh không chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng nước ngoài.
Lỗi thường gặp khiến người Việt bị chậm hoặc phải làm lại giấy tờ
⚠️ Để COE hết hạn 3 tháng vì mải chờ vé máy bay giá rẻ hoặc chờ xin nghỉ việc/nghỉ học ở Việt Nam. Hậu quả: phải xin cấp lại COE từ đầu, mất thêm 1-3 tháng và có thể lỡ kỳ nhập học hoặc ngày bắt đầu hợp đồng lao động.
- Quên chụp ảnh thẻ cho con nhỏ đi cùng — nhiều gia đình chỉ chuẩn bị ảnh cho người lớn, đến khi làm thủ tục tại phường/xã mới phát hiện con từ 1 tuổi trở lên cũng bắt buộc phải có ảnh riêng
- Không hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh/giấy đăng ký kết hôn trước khi sang Nhật, đến khi cần dùng (đăng ký kết hôn tại Nhật, bảo lãnh gia đình) mới quay lại Việt Nam làm, mất thời gian và chi phí đi lại
- Quá 14 ngày mới đi khai báo cư trú tại phường/xã — dù không có mức phạt cố định công bố rộng rãi, việc chậm trễ có thể ảnh hưởng đến các thủ tục liên quan như mở tài khoản ngân hàng, đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân, ký hợp đồng điện thoại di động vốn đều yêu cầu đã có địa chỉ đăng ký hợp lệ
- Nhầm lẫn giữa Zairyu Card tiêu chuẩn và Zairyu Card đặc định — tưởng rằng thẻ đặc định là bắt buộc ngay khi nhập cảnh, trong khi thực tế đây là thủ tục cần chủ động đăng ký thêm, không tự động cấp
- Mang bản photo COE thay vì bản gốc khi ra sân bay — nhân viên xuất nhập cảnh chỉ chấp nhận bản gốc để đối chiếu và thu lại
Mẹo thực tế cho người Việt chuẩn bị hồ sơ
- Photo và scan toàn bộ giấy tờ quan trọng (hộ chiếu, visa, COE) thành file mềm lưu trên email hoặc cloud trước khi bay — phòng trường hợp thất lạc bản gốc trong hành trình
- Nếu đi cùng gia đình có trẻ nhỏ, chụp ảnh thẻ cho con ngay tại Việt Nam trước khi bay để tránh phải tìm tiệm chụp ảnh gấp tại Nhật khi chưa rành đường xá
- Đặt lịch bay trong vòng 2 tháng kể từ ngày nhận COE, chừa dư 1 tháng dự phòng cho các phát sinh về thủ tục visa hoặc hoãn chuyến
- Tìm hiểu trước xem sân bay bạn hạ cánh có nằm trong danh sách 10 sân bay cấp thẻ trực tiếp hay không, để chủ động chuẩn bị tâm lý chờ nhận thẻ qua bưu điện nếu không
- Liên hệ trước với phường/xã nơi dự kiến cư trú để hỏi rõ giấy tờ cần mang khi khai báo chuyển đến, vì một số địa phương có thể yêu cầu thêm giấy tờ tùy tình huống cụ thể (đi cùng gia đình, có bảo lãnh...)
- Nếu cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, nên làm sớm tại Việt Nam trước khi bay ít nhất 2 tuần, tránh phải nhờ người thân ở Việt Nam xử lý hộ khi đã sang Nhật, việc gửi giấy tờ gốc qua đường bưu điện quốc tế vừa rủi ro vừa mất thời gian
Checklist giấy tờ trước và sau khi sang Nhật 2026
- Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh
- COE bản gốc (Certificate of Eligibility) — kiểm tra ngày cấp, chỉ dùng được trong 3 tháng
- Visa dán trong hộ chiếu, xin tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam
- Ảnh thẻ 3x4cm nền trắng — chuẩn bị thêm cho con nhỏ từ 1 tuổi nếu đi cùng gia đình
- Bản dịch công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự: giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, bằng cấp (nếu cần dùng tại Nhật)
- Tiền mặt yên Nhật hoặc thẻ ghi nợ quốc tế để đóng lệ phí thị thực, phí tại phường/xã
- Xác nhận chỗ ở tại Nhật (hợp đồng thuê nhà, giấy mời của trường/công ty) để khai chuyển đến
- Ghi nhớ mốc 14 ngày: phải khai báo địa chỉ cư trú (転入届) tại phường/xã sau khi có chỗ ở cố định
- Nếu nhập cảnh không qua 10 sân bay cấp thẻ trực tiếp: theo dõi hộ chiếu có đóng dấu 'cấp thẻ sau' để chờ Zairyu Card gửi qua bưu điện
- Sau 14/6/2026: nếu làm thẻ đặc định, chuẩn bị đơn xin cấp thẻ đặc định, đơn đăng ký mã PIN và 1 ảnh thẻ để nộp trực tiếp tại Cục xuất nhập cảnh hoặc quầy thị thực phường/xã
Câu hỏi thường gặp
COE hết hạn 3 tháng thì phải làm sao?
Phải xin cấp lại từ đầu. Cục xuất nhập cảnh không gia hạn COE cũ — trường/công ty bảo lãnh phải nộp lại hồ sơ xin COE mới, mất thêm khoảng 1-3 tháng xử lý. Vì vậy ngay khi nhận COE, hãy chốt vé máy bay và lịch nhập cảnh trong vòng 2 tháng để có khoảng dự phòng.
Tôi nhập cảnh qua sân bay nhỏ không có trong danh sách 10 sân bay, thẻ lưu trú của tôi bao giờ mới có?
Hộ chiếu sẽ được đóng dấu ghi chú 'cấp thẻ sau'. Bạn cần đến phường/xã nơi cư trú khai chuyển đến (転入届) trong 14 ngày trước, sau đó Zairyu Card sẽ được gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ đã đăng ký, thường mất vài tuần.
Thẻ Zairyu Card đặc định có bắt buộc với tất cả người nước ngoài không?
Không bắt buộc ngay lập tức nhưng khuyến khích. Từ 14/6/2026 đây là loại thẻ mới tích hợp My Number Card, phải đăng ký trực tiếp tại Cục quản lý xuất nhập cảnh hoặc quầy thị thực phường/xã (từ 15/6/2026), không nộp online được. Nếu chưa cần tích hợp My Number, bạn vẫn có thể dùng Zairyu Card tiêu chuẩn.
Lệ phí visa tăng 5 lần từ 1/7/2026 có áp dụng cho người đã có visa trước đó không?
Không. Mức phí mới (15.000 yên visa 1 lần, 30.000 yên visa nhiều lần) chỉ áp dụng cho hồ sơ nộp từ 1/7/2026 trở đi. Visa đã cấp trước đó vẫn giữ nguyên giá trị, không bị truy thu chênh lệch.
Giấy tờ Việt Nam như giấy khai sinh, bằng đại học có bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự trước khi mang sang Nhật không?
Tùy mục đích sử dụng. Nếu dùng để đăng ký kết hôn, bảo lãnh gia đình, hoặc nộp cho cơ quan hành chính Nhật, phần lớn trường hợp yêu cầu bản hợp pháp hóa lãnh sự kèm dịch thuật. Nên làm trước tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM vì thời gian xử lý chỉ 1 ngày làm việc với hồ sơ hợp lệ, rất khó bổ sung khi đã ở Nhật.
Bài viết dựa trên tư liệu chính thức từ Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (moj.go.jp/isa), Bộ Nội vụ và Truyền thông Nhật Bản (soumu.go.jp), Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA) và quy định hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam. Thông tin xác minh tại thời điểm 06/07/2026 — người đọc nên kiểm tra lại trước khi làm thủ tục vì chính sách có thể thay đổi.
