Mẫu câu tiếng Nhật khi đi city office, ngân hàng, bệnh viện

"Bảo hiểm y tế của em dùng được không ạ?" — câu hỏi tưởng đơn giản này lại là nỗi ám ảnh của không ít người Việt mới sang Nhật khi đứng trước quầy tiếp tân bệnh viện, tay cầm thẻ bảo hiểm giấy đã hết hạn mà không biết diễn đạt thế nào cho nhân viên hiểu đúng tình trạng của mình.

Ba nơi mà người Việt ở Nhật chắc chắn phải ghé qua trong năm đầu tiên — city office (tòa thị chính, 市役所/区役所), ngân hàng, và bệnh viện — đều có bộ từ vựng và quy trình riêng, và sai một câu nói có thể khiến bạn phải quay lại làm thủ tục vào hôm khác, mất nguyên buổi làm hoặc buổi học.

Bài này liệt kê mẫu câu tiếng Nhật cụ thể, kèm quy trình từng bước và các mốc thời gian đang có hiệu lực tính đến 06/07/2026, để bạn không phải đoán mò khi đứng trước quầy.

Tóm tắt nhanh

• Từ 01/08/2026, thẻ bảo hiểm y tế giấy kiểu cũ đã hết hạn hoàn toàn không dùng được nữa — bắt buộc phải có マイナ保険証 hoặc 資格確認書 (miễn phí, hạn tối đa 5 năm)
• Không xuất trình được giấy tờ bảo hiểm hợp lệ tại quầy y tế đồng nghĩa phải trả 100% viện phí rồi xin hoàn tiền sau, thay vì mức đồng chi trả 30% tiêu chuẩn
• Gia hạn 在留カード phải nộp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (không phải tòa thị chính), lệ phí 4.000 yên, nên nộp trước hạn ít nhất 2 tháng
• Chuyển nhà phải nộp 転入届 trong 14 ngày kể từ ngày chuyển đến, mang theo 在留カード
• Mở tài khoản ngân hàng cần 在留カード còn hạn tối thiểu 3 tháng; một số ngân hàng lớn có thể yêu cầu thêm hộ chiếu hoặc 住民票

Vì sao phải chuẩn bị mẫu câu riêng cho từng nơi

Nhiều người Việt học tiếng Nhật giao tiếp hàng ngày khá tốt nhưng vẫn lúng túng ở quầy hành chính, vì đây là loại tiếng Nhật khác — nhiều từ Hán Việt (kango) như 転入届, 資格確認書, 在留カード, và nhân viên thường nói nhanh, dùng câu rút gọn theo mẫu có sẵn. Nếu không nắm được từ khóa, bạn dễ gật đầu qua loa rồi về nhà mới phát hiện thiếu giấy tờ.

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Hạn dùng thẻ bảo hiểm giấy cũ: Hết hiệu lực từ 01/08/2026
• Lệ phí gia hạn tư cách lưu trú: 4.000 yên (tem thu nhập)
• Hạn nộp 転入届 sau khi chuyển nhà: Trong vòng 14 ngày

Ba nơi này cũng có logic khác nhau: city office xử lý theo địa chỉ cư trú và hộ tịch; bệnh viện xử lý theo tư cách bảo hiểm y tế; ngân hàng xử lý theo thời hạn lưu trú còn lại trên 在留カード. Hiểu đúng logic đó giúp bạn biết mình cần mang giấy tờ gì và hỏi câu gì trước khi ra khỏi nhà.

Tại city office (市役所/区役所): mẫu câu cho các thủ tục thường gặp

City office là nơi xử lý 転入届 (báo chuyển đến), 転出届 (báo chuyển đi), xin bản sao 住民票 (giấy chứng nhận cư trú), và một số thủ tục bảo hiểm quốc dân (国民健康保険) cho người không đi làm công ty. Lưu ý: gia hạn 在留カード KHÔNG làm ở đây mà phải đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (出入国在留管理庁).

• Khi mới chuyển đến khu vực mới: 「転入届を出したいのですが、在留カードを持ってきました」(Tennyū todoke o dashitai no desu ga, zairyū kādo o motte kimashita) — Tôi muốn nộp đơn báo chuyển đến, tôi đã mang theo thẻ cư trú
• Khi cần xin bản sao giấy chứng nhận cư trú: 「住民票の写しが欲しいのですが、何枚必要ですか」(Jūminhyō no utsushi ga hoshii no desu ga, nan mai hitsuyō desu ka) — Tôi muốn xin bản sao giấy chứng nhận cư trú, cần bao nhiêu bản?
• Khi hỏi về phí: 「コンビニで発行した方が安いですか」(Konbini de hakkō shita hō ga yasui desu ka) — Làm ở combini có rẻ hơn không?
• Khi cần hỏi thủ tục bảo hiểm quốc dân: 「国民健康保険の資格確認書はどこで受け取れますか」(Kokumin kenkō hoken no shikaku kakuninsho wa doko de uketoremasu ka) — Tôi nhận giấy xác nhận tư cách bảo hiểm quốc dân ở đâu?
• Khi chưa rõ giấy tờ cần mang: 「必要な書類を教えてください」(Hitsuyō na shorui o oshiete kudasai) — Xin cho tôi biết cần giấy tờ gì

Quy trình đăng ký マイナ保険証 và xin 資格確認書

Từ 02/12/2024, Nhật ngừng cấp mới thẻ bảo hiểm y tế giấy kiểu cũ. Thẻ giấy cũ đã hết hạn sử dụng thực tế từ 01/12/2025, nhưng có 'biện pháp tạm thời' cho phép dùng đến hết 31/07/2026 nếu chưa kịp chuyển đổi. Từ 01/08/2026, bạn bắt buộc phải có マイナ保険証 hoặc 資格確認書 khi đi khám hoặc mua thuốc theo đơn.

1. Bước 1: Làm hoặc kiểm tra thẻ My Number: Nếu chưa có マイナンバーカード, đăng ký tại tòa thị chính nơi cư trú. Câu hỏi hữu ích: 「マイナンバーカードを作りたいです」(Mainanbā kādo o tsukuritai desu) — Tôi muốn làm thẻ My Number.
2. Bước 2: Đăng ký liên kết bảo hiểm y tế: Có 3 cách: qua app マイナポータル trên điện thoại, dùng máy đọc thẻ có camera nhận diện khuôn mặt tại quầy tiếp tân bệnh viện/phòng khám, hoặc ATM của Seven Bank. Nhiều tòa thị chính có bố trí máy tính hỗ trợ đăng ký ngay tại quầy cho người chưa quen thao tác — hỏi: 「マイナ保険証の登録を手伝ってもらえますか」(Mainaho kenshō no tōroku o tetsudatte moraemasu ka).
3. Bước 3: Xuất trình tại quầy y tế: Khi đi khám, xuất trình thẻ My Number tại máy đọc thẻ ở quầy tiếp tân. Nếu chưa đăng ký kịp hoặc không dùng smartphone, xin 資格確認書 tại cơ quan bảo hiểm (miễn phí, thời hạn tối đa 5 năm) bằng câu: 「資格確認書を発行してもらえますか」(Shikaku kakuninsho o hakkō shite moraemasu ka).

Gia hạn 在留カード: mẫu câu và thời điểm nộp hồ sơ

Đây là thủ tục KHÔNG làm ở city office. Bạn phải đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (出入国在留管理庁) gần nhất. Có thể nộp hồ sơ sớm nhất 3 tháng trước ngày hết hạn thẻ, và nên nộp trước ít nhất 2 tháng vì thời gian xét duyệt thường kéo dài từ 2 tuần đến 1 tháng.

• Khi đến quầy xin gia hạn: 「在留期間更新許可申請をしたいです」(Zairyū kikan kōshin kyoka shinsei o shitai desu) — Tôi muốn xin gia hạn thời hạn lưu trú
• Khi hỏi giấy tờ cần chuẩn bị: 「必要書類のリストをいただけますか」(Hitsuyō shorui no risuto o itadakemasu ka) — Xin cho tôi danh sách giấy tờ cần thiết
• Khi hỏi thời gian xét duyệt: 「審査にはどれくらいかかりますか」(Shinsa ni wa dorekurai kakarimasu ka) — Xét duyệt mất khoảng bao lâu?
• Khi cần giấy chứng nhận thu nhập/nộp thuế đi kèm: xin tại city office bằng câu 「課税証明書と納税証明書がほしいです」(Kazei shōmeisho to nōzei shōmeisho ga hoshii desu) — Tôi muốn xin giấy chứng nhận thu nhập chịu thuế và giấy chứng nhận nộp thuế

Tại ngân hàng: mở tài khoản và mẫu câu cần thiết

Mở tài khoản ngân hàng ở Nhật đòi hỏi 在留カード còn hạn sử dụng. Ngân hàng Bưu điện Nhật Bản (ゆうちょ銀行) yêu cầu thẻ còn hạn ít nhất 3 tháng tại thời điểm mở tài khoản, và có gói tài khoản riêng dành cho người lưu trú ngắn (3-6 tháng). Ngân hàng Mitsubishi UFJ (MUFG) cũng yêu cầu xuất trình 在留カード để xác nhận tư cách và thời hạn lưu trú; đáng chú ý, với thẻ cư trú cấp sau 14/06/2026, ngân hàng có thể yêu cầu thêm hộ chiếu hoặc 住民票 để xác minh bổ sung.

• Khi vào quầy: 「口座を開設したいのですが」(Kōza o kaisetsu shitai no desu ga) — Tôi muốn mở tài khoản ngân hàng
• Khi được hỏi giấy tờ: 「在留カードと在留期間を確認していただけますか」— nói ngược lại, nhân viên sẽ hỏi bạn: 「在留カードをお持ちですか」(Zairyū kādo o omochi desu ka) — Anh/chị có mang theo thẻ cư trú không? Bạn trả lời: 「はい、持っています」(Hai, motte imasu)
• Nếu bị hỏi thêm giấy tờ xác minh: 「パスポートも必要ですか」(Pasupōto mo hitsuyō desu ka) — Có cần hộ chiếu nữa không?
• Khi hỏi về tài khoản cho người lưu trú ngắn hạn: 「在留期間が短い場合の口座はありますか」(Zairyū kikan ga mijikai baai no kōza wa arimasu ka) — Có tài khoản dành cho người có thời hạn lưu trú ngắn không?

Khi không nói được tiếng Nhật: dịch vụ phiên dịch cấp cứu 2026

Từ 01/04/2026, Tokyo cùng một số tỉnh như Ibaraki, Osaka, Shizuoka, Saitama đã triển khai dịch vụ phiên dịch điện thoại miễn phí hoặc được hỗ trợ cho bệnh nhân nước ngoài đến khám cấp cứu mà không giao tiếp được bằng tiếng Nhật. Danh sách ngôn ngữ được hỗ trợ gồm Anh, Trung, Hàn, Thái, Tây Ban Nha, Pháp, Việt Nam, Nepal, Tagalog. Các ngôn ngữ hiếm hơn được Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi (MHLW) hỗ trợ qua dịch vụ phiên dịch từ xa theo ủy thác, với đơn vị vận hành được cập nhật cho năm tài khóa Reiwa 8 (2026).

• Khi đến phòng cấp cứu: 「日本語が話せません。通訳サービスを使えますか」(Nihongo ga hanasemasen. Tsūyaku sābisu o tsukaemasu ka) — Tôi không nói được tiếng Nhật. Tôi có thể dùng dịch vụ phiên dịch không?
• Khi cần chỉ định ngôn ngữ: 「ベトナム語の通訳をお願いします」(Betonamugo no tsūyaku o onegaishimasu) — Xin cho tôi phiên dịch tiếng Việt
• Nếu ở ngoài các tỉnh có dịch vụ này (Tokyo, Ibaraki, Osaka, Shizuoka, Saitama), hỏi thẳng: 「電話通訳サービスはありますか」(Denwa tsūyaku sābisu wa arimasu ka) — Có dịch vụ phiên dịch qua điện thoại không?

Lỗi thường gặp và mẹo thực tế cho người Việt

• Luôn mang bản gốc 在留カード, không chỉ mang bản photo — hầu hết thủ tục ở cả 3 nơi đều yêu cầu bản gốc để đối chiếu
• Ghi chú sẵn các câu hỏi bằng tiếng Nhật vào điện thoại, mở ra đưa nhân viên xem nếu nói không rõ — cách này rất hiệu quả và không ai đánh giá bạn kém tiếng Nhật vì việc đó
• Đi vào giờ vắng: đầu giờ sáng (ngay khi mở cửa) hoặc giữa tuần, tránh thứ Hai và cuối tháng vì city office rất đông
• Khi không chắc mình nghe đúng, hỏi lại: 「もう一度お願いします」(Mō ichido onegaishimasu) — Xin nói lại một lần nữa, hoặc 「ゆっくり話していただけますか」(Yukkuri hanashite itadakemasu ka) — Anh/chị có thể nói chậm hơn không?
• Nếu thủ tục liên quan đến tiền (lệ phí, hoàn tiền), luôn hỏi rõ số tiền và xin biên lai: 「領収書をいただけますか」(Ryōshūsho o itadakemasu ka) — Cho tôi xin biên lai

Việc cần làm trước khi đi city office, ngân hàng, bệnh viện

1. Photocopy sẵn 在留カード và lưu ảnh chụp rõ mặt trước/sau trong điện thoại
2. Ghi ra giấy (hoặc lưu ghi chú điện thoại) các mẫu câu tiếng Nhật hay dùng nhất theo từng nơi
3. Kiểm tra thẻ bảo hiểm y tế: đã có マイナ保険証 hay còn dùng thẻ giấy — nếu thẻ giấy đã hết hạn thực tế, xin ngay 資格確認書 tại cơ quan bảo hiểm
4. Kiểm tra ngày hết hạn 在留カード — nếu còn dưới 3 tháng, làm thủ tục gia hạn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh ngay
5. Nếu mới chuyển nhà, mang 在留カード đến tòa thị chính nộp 転入届 trong vòng 14 ngày
6. Chuẩn bị hanko (con dấu) hoặc chữ ký mẫu nếu ngân hàng yêu cầu
7. Tải app マイナポータル và thử đăng ký liên kết bảo hiểm y tế trước khi cần dùng gấp
8. Lưu số điện thoại phiên dịch cấp cứu (nếu ở Tokyo/Ibaraki/Osaka/Shizuoka/Saitama) vào danh bạ

Câu hỏi thường gặp

Tôi chưa xin được マイナ保険証 thì đi khám bệnh có bị từ chối không?

Không bị từ chối khám, nhưng nếu không xuất trình được giấy tờ bảo hiểm hợp lệ (マイナ保険証 hoặc 資格確認書), bạn phải trả 100% chi phí tại quầy rồi làm thủ tục xin hoàn tiền sau, thay vì chỉ trả 30% như thông thường. Từ 01/08/2026, thẻ bảo hiểm giấy kiểu cũ đã hết hạn sẽ không dùng được nữa, nên tốt nhất nên xin 資格確認書 tại cơ quan bảo hiểm (miễn phí, hạn tối đa 5 năm) nếu chưa quen thao tác マイナ保険証.

Câu tiếng Nhật nào dùng để hỏi xin 資格確認書 tại quầy bảo hiểm?

Có thể nói: 「資格確認書を発行してもらえますか。マイナ保険証がまだ使えないので」(Shikaku kakuninsho o hakkō shite moraemasu ka. Mainaho kenshō ga mada tsukaenai node) — nghĩa là 'Tôi có thể xin cấp giấy xác nhận tư cách bảo hiểm không, vì tôi chưa dùng được thẻ bảo hiểm My Number'.

Gia hạn 在留カード có làm được ở tòa thị chính không?

Không. Gia hạn tư cách lưu trú và thẻ cư trú phải nộp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (出入国在留管理庁), tòa thị chính chỉ xử lý các thủ tục liên quan đến địa chỉ cư trú như 転入届, 転出届. Nên nộp hồ sơ gia hạn sớm nhất có thể trong vòng 3 tháng trước hạn, và không trễ hơn 2 tháng trước hạn vì thời gian xét duyệt có thể mất đến 1 tháng.

Mở tài khoản ngân hàng ở Nhật cần thẻ cư trú còn hạn bao lâu?

Tùy ngân hàng, nhưng mức phổ biến là còn hạn ít nhất 3 tháng tại thời điểm mở tài khoản (áp dụng ở Ngân hàng Bưu điện Nhật Bản - ゆうちょ銀行). Ngân hàng Mitsubishi UFJ (MUFG) có thể yêu cầu thêm hộ chiếu hoặc 住民票 để xác minh bổ sung, đặc biệt với thẻ cư trú cấp sau 14/06/2026.

Nếu không nói được tiếng Nhật khi đi cấp cứu thì sao?

Từ 01/04/2026, Tokyo và một số tỉnh như Ibaraki, Osaka, Shizuoka, Saitama đã triển khai dịch vụ phiên dịch điện thoại miễn phí hỗ trợ bệnh nhân nước ngoài tại phòng cấp cứu, có tiếng Việt trong danh sách ngôn ngữ được hỗ trợ. Bạn có thể nói với nhân viên tiếp tân: 「通訳サービスを使ってもいいですか。ベトナム語でお願いします」(Tsūyaku sābisu o tsukatte mo ii desu ka. Betonamugo de onegaishimasu).

Bài viết dựa trên thông tin xác minh ngày 06/07/2026 từ mhlw.go.jp, moj.go.jp/isa và các trang dịch vụ công của địa phương Nhật Bản. Vì chính sách bảo hiểm y tế và gia hạn giấy tờ có thể thay đổi theo mốc thời gian (ví dụ hạn 資格確認書 tạm thời hết hiệu lực 31/07/2026), độc giả nên kiểm tra lại thông báo mới nhất tại quầy thị chính hoặc trang mhlw.go.jp trước khi làm thủ tục.