Kakutei Shinkoku là quy trình khai báo tổng thu nhập và chi phí trong một năm tài chính để tính toán số thuế thu nhập cá nhân cuối cùng phải nộp hoặc số tiền được hoàn lại. Người lao động tự do, có nhiều nguồn thu nhập, hoặc muốn yêu cầu các khoản giảm trừ thuế thường cần thực hiện thủ tục này. Thời gian khai thuế thường diễn ra từ ngày 16 tháng 2 đến ngày 15 tháng 3 hàng năm.
Kakutei Shinkoku là gì và ai cần khai thuế?
Kakutei Shinkoku (確定申告) là thủ tục khai báo thuế thu nhập cá nhân hàng năm tại Nhật Bản, nơi các cá nhân kê khai tổng thu nhập, chi phí và các khoản giảm trừ để tính toán số thuế thu nhập và thuế cư trú phải nộp trong năm tài chính trước đó. Mục đích chính là để xác định nghĩa vụ thuế chính xác, đảm bảo rằng bạn không nộp thừa hoặc thiếu thuế. Đối với nhiều người Việt đang sinh sống và làm việc tại Nhật, việc hiểu rõ và thực hiện đúng Kakutei Shinkoku không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn có thể mang lại lợi ích về hoàn thuế.
- Người làm kinh doanh tự do (freelancer, kinh doanh online cá nhân, v.v.) có thu nhập.
- Người có thu nhập từ lương trên 20 triệu yên mỗi năm.
- Người có nhiều hơn một nguồn thu nhập từ lương và tổng thu nhập phụ (ngoài công việc chính) vượt quá 20 vạn yên.
- Người muốn yêu cầu các khoản giảm trừ thuế mà công ty không thực hiện cho bạn (ví dụ: giảm trừ chi phí y tế cao, giảm trừ quyên góp Furusato Nozei, giảm trừ bảo hiểm nhân thọ nếu không khai báo qua công ty).
- Người đã rời Nhật Bản giữa năm tài chính và muốn hoàn lại phần thuế đã đóng thừa.
- Người có thu nhập từ cho thuê bất động sản, bán cổ phiếu hoặc các nguồn thu nhập khác không thuộc lương.
- Người có khoản lỗ từ kinh doanh hoặc đầu tư muốn chuyển lỗ sang các năm sau.
Thời gian và các giấy tờ cần chuẩn bị
Thời gian khai thuế Kakutei Shinkoku chính thức thường kéo dài từ ngày 16 tháng 2 đến ngày 15 tháng 3 hàng năm cho thu nhập của năm tài chính trước đó (ví dụ: khai thuế tháng 2-3 năm 2024 cho thu nhập năm 2023). Riêng đối với việc yêu cầu hoàn thuế (khi bạn đã nộp thừa), bạn có thể nộp đơn xin hoàn thuế trong vòng 5 năm kể từ ngày 1 tháng 1 của năm sau năm tài chính đó. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ là bước quan trọng nhất để quá trình khai thuế diễn ra suôn sẻ.
- Thẻ My Number (hoặc giấy thông báo My Number) và giấy tờ tùy thân (thẻ ngoại kiều Zairyu Card, hộ chiếu).
- Giấy chứng nhận thu nhập từ công ty (源泉徴収票 Gensen Choshu Hyo) nếu bạn là người làm công ăn lương. Nếu có nhiều công ty, cần tất cả các giấy tờ này.
- Các biên lai, chứng từ liên quan đến chi phí kinh doanh (nếu bạn là người tự doanh).
- Giấy chứng nhận đóng bảo hiểm xã hội (社会保険料控除証明書 Shakai Hokenryo Kojo Shomeisho) nếu bạn tự đóng.
- Giấy chứng nhận đóng bảo hiểm nhân thọ (生命保険料控除証明書 Seimei Hokenryo Kojo Shomeisho) nếu bạn có mua bảo hiểm.
- Biên lai chi phí y tế (医療費控除の明細書 Iryohi Kojo no Meisaisho) nếu tổng chi phí y tế của gia đình vượt quá 10 vạn yên hoặc 5% thu nhập (tùy mức nào thấp hơn).
- Giấy chứng nhận quyên góp Furusato Nozei (寄付金受領証明書 Kifukin Juryo Shomeisho).
- Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (扶養控除 Fuyo Kojo) nếu bạn có người thân ở Việt Nam hoặc Nhật Bản được bạn chu cấp. Cần có giấy tờ chứng minh quan hệ và giấy tờ chứng minh chuyển tiền.
- Thông tin tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn thuế (nếu có).
- Giấy tờ liên quan đến khoản vay mua nhà (住宅ローン控除 Jutaku Loan Kojo) nếu có.
Các phương pháp khai thuế phổ biến tại Nhật Bản
Có ba phương pháp chính để nộp tờ khai Kakutei Shinkoku, mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng. Bạn nên chọn phương pháp phù hợp nhất với điều kiện và sự tiện lợi của mình.
- Nộp trực tuyến qua e-Tax: Đây là phương pháp được khuyến khích nhất hiện nay vì sự tiện lợi và nhanh chóng. Bạn có thể khai thuế tại nhà thông qua máy tính hoặc điện thoại thông minh. Để sử dụng e-Tax, bạn cần có thẻ My Number Card và một đầu đọc thẻ (hoặc điện thoại có chức năng NFC) để xác thực. Ưu điểm là tiết kiệm thời gian, có thể nhận tiền hoàn thuế sớm hơn và có thể được hưởng một khoản giảm trừ thuế nhỏ (e-Tax控除).
- Gửi qua bưu điện: Bạn có thể tải mẫu tờ khai từ trang web của Cục Thuế Quốc gia (国税庁 Kokuzei Cho), điền thông tin và gửi kèm các giấy tờ cần thiết qua đường bưu điện đến văn phòng thuế địa phương. Phương pháp này phù hợp với những người không quen thuộc với công nghệ hoặc không có thẻ My Number Card.
- Nộp trực tiếp tại văn phòng thuế: Bạn có thể mang tất cả giấy tờ đến văn phòng thuế địa phương (税務署 Zeimusho) để được hướng dẫn và nộp trực tiếp. Trong mùa khai thuế, các văn phòng thuế thường có quầy hỗ trợ và máy tính để người dân tự khai. Đây là lựa chọn tốt nếu bạn cần sự hỗ trợ trực tiếp, nhưng có thể phải chờ đợi lâu.
Những khoản giảm trừ và hoàn thuế quan trọng cho người Việt
Việc nắm rõ các khoản giảm trừ thuế là chìa khóa để tối ưu hóa số tiền thuế phải nộp hoặc nhận lại tiền hoàn thuế. Dưới đây là một số khoản giảm trừ phổ biến và hữu ích mà người Việt tại Nhật Bản nên tìm hiểu.
- Giảm trừ cơ bản (基礎控除 Kiso Kojo): Đây là khoản giảm trừ mặc định áp dụng cho tất cả mọi người, không phụ thuộc vào thu nhập (thường là 48 vạn yên).
- Giảm trừ người phụ thuộc (扶養控除 Fuyo Kojo): Nếu bạn chu cấp cho người thân (cha mẹ, vợ/chồng, con cái) ở Việt Nam hoặc Nhật Bản đáp ứng các điều kiện về thu nhập và độ tuổi, bạn có thể được giảm trừ. Cần có giấy tờ chứng minh quan hệ và bằng chứng chuyển tiền.
- Giảm trừ bảo hiểm xã hội (社会保険料控除 Shakai Hokenryo Kojo): Toàn bộ số tiền bạn đã đóng cho bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険 Kokumin Kenko Hoken), bảo hiểm lương hưu quốc dân (国民年金 Kokumin Nenkin) hoặc bảo hiểm xã hội (厚生年金 Kosei Nenkin) đều được giảm trừ. Công ty thường đã tính khoản này, nhưng nếu bạn tự đóng, bạn cần khai báo.
- Giảm trừ bảo hiểm nhân thọ (生命保険料控除 Seimei Hokenryo Kojo): Nếu bạn có mua các loại bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm y tế tư nhân, bảo hiểm hưu trí cá nhân, bạn có thể được giảm trừ một phần tiền đóng bảo hiểm, tối đa khoảng 12 vạn yên tùy loại hợp đồng.
- Giảm trừ chi phí y tế (医療費控除 Iryohi Kojo): Nếu tổng chi phí y tế của gia đình bạn trong một năm vượt quá 10 vạn yên (hoặc 5% tổng thu nhập, tùy mức nào thấp hơn), phần vượt quá sẽ được giảm trừ. Bao gồm chi phí khám chữa bệnh, thuốc men, viện phí, chi phí đi lại đến bệnh viện (trong một số trường hợp).
- Giảm trừ quyên góp (寄付金控除 Kifukin Kojo): Nếu bạn tham gia chương trình Furusato Nozei (ふるさと納税), khoản tiền quyên góp của bạn (sau khi trừ đi 2.000 yên phí hành chính) sẽ được giảm trừ thuế thu nhập và thuế cư trú, đồng thời bạn nhận được quà tặng đặc sản từ địa phương đã quyên góp.
- Giảm trừ chi phí nhà ở (住宅ローン控除 Jutaku Loan Kojo): Nếu bạn có khoản vay mua nhà và đáp ứng các điều kiện nhất định, bạn có thể được giảm trừ một phần lãi suất vay.
Lưu ý quan trọng và lời khuyên cho người Việt khi khai thuế
Khai thuế Kakutei Shinkoku có thể phức tạp, đặc biệt với rào cản ngôn ngữ và hệ thống thuế khác biệt. Dưới đây là một số lời khuyên hữu ích để bạn thực hiện thủ tục này một cách hiệu quả.
- Giữ gìn cẩn thận mọi biên lai và chứng từ: Đây là bằng chứng quan trọng cho các khoản chi phí và giảm trừ của bạn. Hãy tạo thói quen lưu trữ chúng ngay lập tức.
- Kiểm tra kỹ thời hạn nộp: Tránh nộp muộn để không bị phạt chậm nộp hoặc mất quyền lợi hoàn thuế.
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ hoặc e-Tax: Các công cụ này thường có giao diện thân thiện hơn và giúp bạn điền thông tin chính xác hơn.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ: Nếu bạn gặp khó khăn, đừng ngần ngại tìm kiếm sự giúp đỡ. Bạn có thể đến các văn phòng thuế để được tư vấn miễn phí (thường có phiên dịch viên hoặc bảng hướng dẫn bằng nhiều ngôn ngữ vào mùa cao điểm), tìm đến các kế toán thuế (税理士 Zeirishi) chuyên nghiệp hoặc tham khảo các nhóm cộng đồng người Việt tại Nhật Bản.
- Đừng bỏ qua các khoản giảm trừ: Nhiều người Việt có thể bỏ lỡ cơ hội hoàn thuế vì không biết hoặc không khai báo các khoản giảm trừ như chi phí y tế hay người phụ thuộc. Hãy chủ động tìm hiểu và yêu cầu các khoản này.
- Hiểu rõ các thuật ngữ: Một số thuật ngữ tiếng Nhật chuyên ngành thuế có thể gây khó khăn. Hãy dành thời gian tìm hiểu hoặc hỏi người có kinh nghiệm.
Câu hỏi thường gặp
Nếu tôi không khai thuế Kakutei Shinkoku thì sao?
Nếu bạn thuộc diện phải khai thuế mà không thực hiện, bạn có thể phải đối mặt với các khoản phạt như phạt chậm nộp (延滞税 Entaizei) và phạt khai thiếu (過少申告加算税 Kasho Shinkoku Kasanzei). Ngoài ra, nếu bạn đã nộp thừa thuế, bạn sẽ không được hoàn lại số tiền đó. Việc không khai thuế cũng có thể ảnh hưởng đến các thủ tục hành chính khác tại Nhật Bản.
Tôi có thể ủy quyền cho người khác khai thuế không?
Có, bạn hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác, chẳng hạn như một kế toán thuế chuyên nghiệp (税理士 Zeirishi), để thực hiện Kakutei Shinkoku thay bạn. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần cung cấp giấy ủy quyền và tất cả các giấy tờ cần thiết cho người được ủy quyền. Việc này đặc biệt hữu ích nếu bạn không tự tin về khả năng ngôn ngữ hoặc muốn đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
Làm sao để biết mình được hoàn bao nhiêu tiền và khi nào nhận được?
Sau khi hoàn tất tờ khai Kakutei Shinkoku, hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền thuế bạn phải nộp hoặc số tiền được hoàn lại. Thông tin này sẽ hiển thị rõ trên tờ khai cuối cùng của bạn. Nếu bạn được hoàn thuế, số tiền này thường sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng bạn đã đăng ký trong khoảng 1 đến 2 tháng sau khi nộp hồ sơ. Bạn có thể kiểm tra trạng thái hoàn thuế trên trang web của Cục Thuế Quốc gia hoặc qua thông báo gửi về nhà.
