Kinh nghiệm gia hạn visa ở Nhật 2026

Bạn đang cầm thẻ ngoại kiều sắp hết hạn và tự hỏi năm nay thủ tục gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請) có gì thay đổi so với năm ngoái. Câu trả lời ngắn: về quy trình thì gần như không đổi, nhưng về TIỀN thì có chuyện lớn đang chờ phía trước.

Mức lệ phí 6.000 yên (hoặc 5.500 yên nếu nộp online) mà nhiều người đã quen từ tháng 4/2025 chỉ còn là mức tạm thời. Quốc hội Nhật đã thông qua luật sửa đổi ngày 29/05/2026, mở đường cho việc tăng phí gia hạn lên tới 100.000 yên — một con số khiến không ít người Việt đang làm việc, du học tại Nhật giật mình khi nghe tin. Bài này tổng hợp đầy đủ những gì đã CHỐT và những gì còn đang chờ Nghị định, để bạn biết chính xác mình cần chuẩn bị gì, nộp lúc nào, và tránh sai sót khiến hồ sơ bị trả lại hoặc — tệ hơn — bị từ chối.

Tóm tắt nhanh

• Lệ phí gia hạn hiện hành (từ 01/04/2025, còn áp dụng đến 06/07/2026): 6.000 yên nộp giấy, 5.500 yên nếu nộp online — nhưng sắp tăng mạnh
• Luật xuất nhập cảnh sửa đổi đã được Thượng viện thông qua 29/05/2026, cho phép nâng trần phí gia hạn lên tối đa 100.000 yên và phí vĩnh trú lên tối đa 300.000 yên
• Phương án phí cụ thể công bố 24/06/2026: 10.000-75.000 yên tùy thời hạn lưu trú, dự kiến áp dụng sớm nhất tháng 10/2026 (chưa chốt chính thức, đang lấy ý kiến công chúng)
• Có thể nộp hồ sơ trong vòng 3 tháng trước ngày hết hạn; nộp sớm và tránh nộp vào tháng 3-4, 9-10 để rút ngắn thời gian chờ
• Nộp trước hạn mà chưa có kết quả thì được bảo vệ bởi 'giai đoạn đặc lệ' (đến 2 tháng), không bị coi là quá hạn

Gia hạn thời gian lưu trú là gì, và vì sao năm 2026 lại đặc biệt

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Lệ phí hiện hành (nộp giấy): 6.000 yên
• Lệ phí hiện hành (nộp online): 5.500 yên
• Luật sửa đổi thông qua: 29/05/2026 (Thượng viện)
• Trần phí mới theo luật: Tối đa 100.000 yên (gia hạn/đổi tư cách), tối đa 300.000 yên (vĩnh trú)

在留期間更新許可申請 (Application for Extension of Period of Stay) là thủ tục xin gia hạn thời gian được phép ở lại Nhật theo đúng tư cách lưu trú (在留資格) đang có — ví dụ Kỹ thuật/Tri thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế, Du học, Kỹ năng đặc định, Vợ/chồng người Nhật... Đây KHÔNG phải là đổi tư cách lưu trú (在留資格変更), cũng không phải xin vĩnh trú (永住許可) — ba thủ tục này dùng mẫu đơn và điều kiện khác nhau, nhiều người nhầm lẫn dẫn đến chuẩn bị sai giấy tờ.

Điểm khiến năm 2026 khác mọi năm: ngày 29/05/2026, Quốc hội Nhật (cụ thể là Thượng viện — 参議院) đã thông qua luật xuất nhập cảnh sửa đổi (改正入管法), cho phép Chính phủ nâng trần lệ phí theo luật định từ 10.000 yên hiện tại lên tối đa 100.000 yên cho thủ tục gia hạn/đổi tư cách lưu trú, và lên tối đa 300.000 yên cho thủ tục xin vĩnh trú. Đây là mức TRẦN pháp lý, không phải mức thu thực tế — mức thu cụ thể sẽ do Nghị định (政令) quy định sau, và luật cho phép chậm nhất phải công bố thời điểm thi hành trước ngày 31/03/2027.

Điều kiện áp dụng — ai cần làm thủ tục này và khi nào

• Áp dụng cho bất kỳ ai đang giữ tư cách lưu trú hợp lệ và muốn tiếp tục ở lại Nhật với CÙNG tư cách lưu trú đó sau khi hết hạn (ví dụ: kỹ sư gia hạn tiếp Kỹ thuật/Tri thức, du học sinh gia hạn tiếp Du học).
• Nếu bạn muốn chuyển sang tư cách khác (ví dụ từ Du học sang Kỹ thuật/Tri thức sau khi tốt nghiệp và có việc làm), đó là thủ tục đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請) — khác mẫu đơn, khác danh mục giấy tờ, không nằm trong phạm vi bài này.
• Thời điểm được phép nộp: trong vòng khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn thời gian lưu trú, áp dụng với người có thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên. Nếu thời hạn lưu trú của bạn ngắn hơn (ví dụ visa 3 tháng), cửa sổ nộp hồ sơ sẽ hẹp hơn tương ứng — cần hỏi trực tiếp tại Cục xuất nhập cảnh địa phương phụ trách nơi cư trú.
• Người nộp hồ sơ phải còn cư trú hợp pháp tại Nhật tại thời điểm nộp — không áp dụng cho người đã quá hạn lưu trú (overstay) từ trước.

Quy trình nộp hồ sơ gia hạn — từng bước cụ thể

1. Xác định đúng mẫu đơn theo tư cách lưu trú: Vào trang thủ tục chính thức của Cục Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁), tải mẫu 在留期間更新許可申請書 (mẫu 16-3) — LƯU Ý: danh mục giấy tờ đính kèm khác nhau tùy tư cách lưu trú (Kỹ thuật/Tri thức, Vợ/chồng người Nhật, Du học, Kỹ năng đặc định...). Chọn sai bộ giấy tờ là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
2. Chuẩn bị giấy tờ cá nhân và giấy tờ chứng minh: Bao gồm: hộ chiếu, thẻ ngoại kiều (在留カード), ảnh thẻ theo quy cách, và giấy tờ chứng minh tình trạng hiện tại — với người đi làm là hợp đồng lao động/giấy chứng nhận việc làm và giấy chứng nhận thu nhập (nộp thuế) của công ty; với du học sinh là giấy xác nhận đang theo học và bảng điểm; với diện kết hôn là giấy đăng ký kết hôn và giấy tờ chứng minh chung sống.
3. Chọn hình thức nộp: giấy hay online: Nộp trực tiếp tại Cục xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực (hoặc qua đại diện được ủy quyền như công ty, trường học, gyoseishoshi) — khi được duyệt trả 6.000 yên bằng tem thu nhập. Nộp qua hệ thống điện tử (オンライン申請) của Cục xuất nhập cảnh — khi được duyệt chỉ trả 5.500 yên, tiết kiệm 500 yên và thường tránh phải xếp hàng chờ tại quầy.
4. Nộp hồ sơ trong khung thời gian cho phép: Canh nộp trong vòng 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên thẻ ngoại kiều. Nộp càng sớm trong khung này càng tốt, đặc biệt nếu rơi vào các tháng cao điểm 3-4 và 9-10.
5. Chờ xét duyệt và theo dõi kết quả: Thời gian xét duyệt thông thường dao động vài tuần đến hơn 1 tháng tùy tư cách lưu trú và khối lượng hồ sơ tại thời điểm nộp. Nếu nộp online, bạn có thể theo dõi trạng thái hồ sơ qua tài khoản điện tử.
6. Nhận kết quả và đóng lệ phí: Nếu được chấp thuận, bạn sẽ nhận thông báo đến lấy thẻ ngoại kiều mới và đóng lệ phí (6.000 yên tem thu nhập hoặc 5.500 yên nếu đã nộp online) tại thời điểm nhận kết quả — không phải đóng trước khi nộp hồ sơ.

Bảng lệ phí — hiện hành và phương án sắp tới

Nếu nộp hồ sơ đúng hạn nhưng chưa có kết quả — bạn có bị coi là ở quá hạn không

Đây là mối lo phổ biến nhất: nộp hồ sơ trước ngày hết hạn nhưng đến đúng ngày đó Cục xuất nhập cảnh vẫn chưa ra quyết định, vậy có bị phạt vì ở quá hạn (overstay) không?

Câu trả lời là KHÔNG, với điều kiện bạn đã nộp hồ sơ trước ngày hết hạn. Luật quy định 'giai đoạn đặc lệ' (特例期間): bạn được ở lại hợp pháp cho đến khi có quyết định chính thức, hoặc tối đa 2 tháng kể từ ngày hết hạn thời gian lưu trú cũ — tùy điều kiện nào đến trước. Trong giai đoạn này, thẻ ngoại kiều cũ của bạn vẫn có giá trị chứng minh tư cách cư trú hợp pháp.

Nếu hồ sơ bị từ chối — điều gì xảy ra tiếp theo

Trường hợp hồ sơ gia hạn bị từ chối (不許可) — thường do không đủ điều kiện thu nhập, hồ sơ thiếu nhất quán, hoặc vi phạm điều kiện của tư cách lưu trú hiện tại — Cục xuất nhập cảnh thường không trục xuất ngay lập tức. Thay vào đó, họ cấp tư cách tạm thời 'Hoạt động đặc định — chuẩn bị xuất cảnh' (特定活動・出国準備) với thời hạn 30 hoặc 31 ngày để đương sự thu xếp rời Nhật.

• Nếu được cấp 31 ngày: theo kinh nghiệm tư vấn hành chính thư sĩ (gyoseishoshi), đây thường là dấu hiệu còn cơ hội khắc phục lý do bị từ chối (ví dụ bổ sung giấy tờ còn thiếu, giải trình thêm) và nộp đơn xin xét lại trong thời gian này.
• Nếu chỉ được cấp 30 ngày: khả năng cao là phải về nước và làm lại toàn bộ quy trình từ đầu, bao gồm xin lại Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE - Certificate of Eligibility) trước khi có thể quay lại Nhật.
• Trong cả hai trường hợp, đừng để quá thời hạn 30/31 ngày mà không hành động — vì lúc đó mới thực sự chuyển thành ở quá hạn (overstay) và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hồ sơ xin visa/tư cách lưu trú sau này.

Mẹo thực tế cho người Việt đang làm thủ tục

• Nộp online khi có thể — không chỉ tiết kiệm 500 yên (và sắp tới có thể tiết kiệm đến 10.000 yên theo phương án mới), mà còn tránh phải xin nghỉ làm để xếp hàng tại Cục xuất nhập cảnh, vốn thường đông vào các khung giờ hành chính.
• Nếu công ty có bộ phận nhân sự hoặc thuê gyoseishoshi hỗ trợ hồ sơ lao động nước ngoài, hãy tận dụng — đặc biệt với diện Kỹ thuật/Tri thức quốc tế, danh mục giấy tờ có thể thay đổi nhẹ theo từng năm tài khóa.
• Với du học sinh: giấy xác nhận đang theo học (在学証明書) và bảng điểm (成績証明書) thường có thời hạn sử dụng ngắn — nên xin cấp mới gần ngày nộp hồ sơ, tránh dùng giấy tờ đã xin từ nhiều tháng trước.
• Nếu đang cân nhắc thời điểm nộp hồ sơ và visa của bạn hết hạn gần cuối năm 2026, cân nhắc nộp SỚM trong khung 3 tháng cho phép để có cơ hội áp dụng mức phí hiện hành (6.000/5.500 yên) trước khi Nghị định mới có hiệu lực — dù mức chênh lệch không lớn với gia hạn ngắn hạn, nhưng đáng cân nhắc nếu bạn thuộc diện lưu trú dài hạn (3-5 năm) khi phương án mới đề xuất mức phí cao hơn hẳn.
• Theo dõi thông tin từ nguồn chính thức (moj.go.jp, trang Cục Xuất nhập cảnh và Lưu trú) thay vì tin đồn trên mạng xã hội — vì mức phí mới vẫn đang trong giai đoạn lấy ý kiến công chúng và có thể thay đổi trước khi chính thức áp dụng.

Việc cần làm trước khi nộp hồ sơ gia hạn visa

1. Kiểm tra ngày hết hạn trên thẻ ngoại kiều (在留カード) — tính ngược lại đúng 3 tháng để canh lịch nộp hồ sơ, không nộp quá sớm hoặc quá trễ
2. Tải đúng mẫu 在留期間更新許可申請書 (mẫu 16-3) khớp với tư cách lưu trú hiện tại (kỹ sư/tri thức, vợ/chồng người Nhật, du học, kỹ năng đặc định...) từ trang thủ tục của Cục xuất nhập cảnh
3. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh theo danh mục riêng của từng loại tư cách lưu trú (hợp đồng lao động, giấy chứng nhận thu nhập, giấy nhập học, giấy đăng ký kết hôn...)
4. Chuẩn bị tem thu nhập (収入印紙) mệnh giá 6.000 yên nếu nộp giấy trực tiếp, hoặc chuẩn bị tài khoản trên hệ thống điện tử nếu nộp online để chỉ mất 5.500 yên
5. Photo/scan hộ chiếu và thẻ ngoại kiều còn hiệu lực
6. Tránh nộp hồ sơ vào cao điểm tháng 3-4 và tháng 9-10 nếu có thể nộp sớm hơn trong khung 3 tháng cho phép
7. Theo dõi thông tin Nghị định (政令) về mức phí mới trên trang moj.go.jp hoặc Cục xuất nhập cảnh, đặc biệt nếu dự định nộp hồ sơ gần thời điểm tháng 10/2026
8. Lưu lại phiếu hẹn/biên nhận nộp hồ sơ để chứng minh đã nộp trước hạn trong trường hợp cần dùng đến giai đoạn đặc lệ (特例期間)
9. Chuẩn bị phương án dự phòng (nơi ở, công việc, lịch trình) nếu chẳng may bị từ chối và phải rời Nhật trong 30-31 ngày

Câu hỏi thường gặp

Gia hạn visa ở Nhật hết bao nhiêu tiền?

Tính đến 06/07/2026, khi hồ sơ được chấp thuận bạn trả 6.000 yên bằng tem thu nhập (収入印紙) nếu nộp giấy trực tiếp, hoặc 5.500 yên nếu nộp online qua hệ thống điện tử của Cục xuất nhập cảnh. Mức này áp dụng từ 01/04/2025. Tuy nhiên luật sửa đổi đã được Thượng viện thông qua ngày 29/05/2026 cho phép tăng mạnh lên tối đa 100.000 yên, dự kiến áp dụng sớm nhất từ tháng 10/2026 — nên nộp sớm nếu muốn tránh mức phí mới.

Nên nộp hồ sơ gia hạn visa trước bao lâu?

Bạn có thể nộp hồ sơ trong vòng khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn thời gian lưu trú (áp dụng với người có thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên). Nên nộp sớm trong khung này và tránh giai đoạn cao điểm tháng 3-4, tháng 9-10 vì thời gian xét duyệt có thể kéo dài do hồ sơ dồn về nhiều.

Nộp hồ sơ rồi mà chưa có kết quả, hết hạn visa cũ thì có bị coi là ở quá hạn không?

Không. Nếu bạn đã nộp đơn gia hạn trước ngày hết hạn nhưng đến ngày đó vẫn chưa có kết quả, bạn được ở lại hợp pháp theo 'giai đoạn đặc lệ' (特例期間) cho đến khi có quyết định, hoặc tối đa 2 tháng kể từ ngày hết hạn cũ (tùy điều kiện nào đến trước). Đây không phải là overstay.

Nếu hồ sơ gia hạn bị từ chối thì phải làm sao?

Cục xuất nhập cảnh thường cấp tư cách 'Hoạt động đặc định - chuẩn bị xuất cảnh' (特定活動・出国準備) với thời hạn 30 hoặc 31 ngày để bạn thu xếp rời Nhật. Nếu được cấp 31 ngày, có thể còn cơ hội khắc phục lý do bị từ chối và xin xét lại; còn nếu chỉ 30 ngày thì thường phải về nước và xin lại Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) từ đầu.

Mức phí gia hạn visa sắp tăng lên bao nhiêu và khi nào áp dụng?

Phương án Cục Xuất nhập cảnh công bố ngày 24/06/2026 (đang lấy ý kiến công chúng, có thể điều chỉnh) đề xuất: lưu trú 3 tháng trở xuống là 10.000 yên, 1 năm là 33.000 yên, 3-dưới 5 năm là 64.000 yên, 5 năm là 75.000 yên (nộp online được giảm tối đa 10.000 yên, trừ diện 3 tháng trở xuống). Thời điểm áp dụng dự kiến sớm nhất là tháng 10/2026, chậm nhất phải công bố trước 31/03/2027, nhưng chưa chốt chính thức.

Bài viết dựa trên tư liệu tra cứu chính thức tính đến 06/07/2026. Vì mức phí mới (dự kiến 10/2026, chậm nhất 31/03/2027) còn đang trong giai đoạn lấy ý kiến công chúng (パブリックコメント), bạn đọc nên kiểm tra lại thông báo chính thức trên trang Cục Xuất nhập cảnh và Lưu trú hoặc Bộ Tư pháp Nhật Bản trước khi nộp hồ sơ, đặc biệt nếu dự định nộp hồ sơ vào nửa cuối năm 2026.