Visa & Lưu trú tại Nhật: Hướng dẫn đầy đủ cho người Việt

Tấm thẻ lưu trú màu hồng nhạt trong ví quyết định gần như mọi thứ ở Nhật: bạn có được đi làm không, có được đón vợ/chồng con sang không, có bị trục xuất khi công ty phá sản không. Nhưng hệ thống quản lý visa của Nhật đang thay đổi nhanh hơn bình thường trong năm 2026 — từ phí thủ tục, thẻ tích hợp My Number, đến việc xóa sổ hoàn toàn chế độ thực tập sinh kỹ năng.

Bài này tổng hợp đúng những gì đang có hiệu lực và những gì sắp có hiệu lực tính đến ngày 06/07/2026, kèm số tiền cụ thể, tên biểu mẫu, và quy trình từng bước để bạn không phải mò mẫm trên trang moj.go.jp bằng tiếng Nhật.

Tóm tắt nhanh

• Phí gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú hiện hành là 6.000 yên tại quầy hoặc 5.500 yên online, nhưng dự thảo nghị định công bố 03/07/2026 sẽ tăng mạnh lên 10.000-75.000 yên tùy thời hạn, dự kiến áp dụng từ 01/10/2026
• Phí xin thường trú hiện tại 10.000 yên, dự kiến tăng lên khoảng 200.000 yên từ 01/10/2026 và chỉ nộp được tại quầy, không có lựa chọn online
• Thẻ lưu trú đặc định tích hợp My Number đã vận hành từ 14/06/2026 nhưng hoàn toàn tự nguyện, thẻ cũ vẫn dùng bình thường đến hết hạn
• Chế độ thực tập sinh kỹ năng sẽ bị thay thế hoàn toàn bởi Ikusei Shuro từ 01/04/2027, thu hẹp còn 16 lĩnh vực gắn với Kỹ năng đặc định
• Nên nộp đơn gia hạn sớm nhất có thể trong khoảng 3 tháng trước hạn, đặc biệt nếu muốn tránh mức phí mới sau 01/10/2026

Tư cách lưu trú và thẻ lưu trú — phân biệt cho đúng

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Cơ quan quản lý: Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA) — moj.go.jp
• Phí gia hạn/thay đổi hiện hành: 6.000 yên (quầy) / 5.500 yên (online)
• Mốc thay đổi phí lớn nhất: Dự kiến 01/10/2026 (đang lấy ý kiến công chúng đến 02/08/2026)

Nhiều người Việt gọi chung là "visa" nhưng thực ra có hai thứ khác nhau cần phân biệt rõ. Tư cách lưu trú (zairyu shikaku - 在留資格) là tư cách pháp lý cho phép bạn ở Nhật với mục đích gì — du học, kỹ năng đặc định, kỹ sư/tri thức nhân văn, vĩnh trú, kết hôn với người Nhật... Mỗi tư cách có phạm vi hoạt động và thời hạn riêng. Thẻ lưu trú (zairyu card - 在留カード) là tấm thẻ nhựa vật lý ghi thông tin tư cách đó, dùng để xuất trình khi mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng điện thoại, thuê nhà, khám bệnh.

Visa (biza) đúng nghĩa chỉ là con dấu/tem dán trong hộ chiếu do Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật ở nước ngoài cấp để bạn được phép nhập cảnh lần đầu. Sau khi nhập cảnh và nhận thẻ lưu trú tại sân bay (Narita, Haneda, Kansai...), toàn bộ việc quản lý tư cách ở lại Nhật chuyển sang thẩm quyền của Cục quản lý xuất nhập cảnh (ISA) theo địa phương bạn cư trú, không còn liên quan đến Đại sứ quán nữa.

Điều nhiều người nhầm: thẻ lưu trú hết hạn không có nghĩa là tư cách lưu trú của bạn tự động mất hiệu lực nếu bạn đã nộp đơn gia hạn đúng hạn và đang chờ kết quả — luật cho phép ở lại hợp pháp đến khi có quyết định hoặc tối đa 2 tháng sau ngày hết hạn cũ, tùy điều kiện cụ thể của từng trường hợp.

Ai cần làm thủ tục gì — điều kiện áp dụng

• Gia hạn thời gian lưu trú (zairyu kikan kōshin) — áp dụng khi bạn vẫn giữ nguyên mục đích cư trú (vẫn đi làm công ty cũ, vẫn học trường cũ) nhưng thời hạn trên thẻ sắp hết
• Thay đổi tư cách lưu trú (zairyu shikaku henkō) — áp dụng khi bạn chuyển mục đích, ví dụ từ du học sinh (ryugaku) sang kỹ sư/tri thức nhân văn (Gijutsu/Jinbun/Kokusai) sau khi tốt nghiệp và có việc làm, hoặc từ thực tập sinh kỹ năng sang kỹ năng đặc định (Tokutei Ginou)
• Xin phép tái nhập cảnh (再入国許可) — thường không bắt buộc nếu bạn quay lại Nhật trong vòng 1 năm và thẻ lưu trú còn hạn (chế độ re-entry miễn thủ tục), nhưng cần kiểm tra kỹ nếu vắng mặt lâu hơn
• Xin thường trú (永住許可) — áp dụng khi bạn đã cư trú liên tục đủ số năm quy định theo từng diện (thường là 10 năm, rút ngắn còn 5 năm với một số điều kiện như kỹ năng đặc định bậc cao hoặc điểm cộng theo hệ thống tính điểm nguồn nhân lực chất lượng cao), có thu nhập ổn định, đóng thuế và bảo hiểm xã hội đầy đủ, không vi phạm pháp luật

Một điểm quan trọng hay bị bỏ sót: người có tư cách kỹ năng đặc định số 1 (Tokutei Ginou 1) có thời hạn lưu trú tối đa 5 năm và KHÔNG được bảo lãnh gia đình, trong khi kỹ năng đặc định số 2 (Tokutei Ginou 2) không giới hạn số lần gia hạn và được bảo lãnh vợ/chồng, con. Việc xác định đúng bạn thuộc diện nào ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ cần chuẩn bị khi gia hạn.

Quy trình nộp đơn gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú

1. Xác định thời điểm nộp: Có thể nộp sớm nhất 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên thẻ lưu trú. Đây là nguyên tắc chung của ISA, nhưng một số tư cách đặc thù (như kỹ năng đặc định, thực tập sinh) có mốc riêng nên cần kiểm tra hướng dẫn cụ thể của từng diện trên trang moj.go.jp trước khi nộp.
2. Chuẩn bị hồ sơ: Gồm đơn xin gia hạn/thay đổi theo mẫu quy định, ảnh 3x4 chụp trong 3 tháng gần nhất, hộ chiếu và thẻ lưu trú bản gốc, giấy tờ chứng minh mục đích cư trú (hợp đồng lao động, giấy xác nhận đang học, giấy đăng ký kết hôn...), giấy chứng nhận nộp thuế và bảo hiểm xã hội tại UBND phường/xã (kazei shomeisho, nozei shomeisho).
3. Chọn kênh nộp: quầy hoặc online: Nộp tại quầy Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương theo nơi đăng ký cư trú, trả phí 6.000 yên bằng tem thu nhập (shunyu inshi) mua tại cửa hàng tiện lợi hoặc quầy trong Cục. Hoặc nộp online 24/7 qua hệ thống điện tử của ISA, phí giảm còn 5.500 yên, nhưng phải đăng ký tài khoản My Number ID trước, cần máy tính có đầu đọc thẻ IC hoặc điện thoại hỗ trợ NFC.
4. Chờ xét duyệt: Thời gian xử lý thực tế dao động tùy Cục phụ trách và mùa cao điểm (thường chậm hơn vào tháng 3-4 khi nhiều du học sinh/kỹ sư đổi tư cách). Trong thời gian chờ, nếu bạn đã nộp đúng hạn trước ngày hết hạn cũ, bạn vẫn được cư trú và làm việc hợp pháp theo tư cách hiện có.
5. Nhận thẻ lưu trú mới: Khi có kết quả, bạn đến Cục nhận thẻ mới (hoặc thẻ được gửi qua bưu điện tùy Cục), đối chiếu kỹ thông tin tư cách, thời hạn, giờ làm thêm cho phép (nếu là du học sinh) in trên mặt sau thẻ.

Bảng phí thủ tục lưu trú — hiện hành và dự kiến từ 01/10/2026

Lỗi thường gặp khiến người Việt bị trễ hạn hoặc mất tiền oan

• Chuẩn bị hồ sơ theo mẫu cũ đã hết hiệu lực — mẫu đơn của ISA cập nhật khá thường xuyên, luôn tải mẫu mới nhất từ moj.go.jp thay vì dùng lại file đã lưu từ lần nộp trước
• Quên rằng nộp online cần đăng ký tài khoản My Number ID và có đầu đọc thẻ IC hoặc điện thoại NFC từ trước — không thể vừa đến hạn vừa loay hoay đăng ký tài khoản mới
• Nhầm giữa gia hạn (kōshin) và thay đổi tư cách (henkō) — nộp sai loại đơn khi đổi việc làm mới không đúng ngành nghề như tư cách cũ, dẫn đến bị từ chối hoặc phải nộp lại từ đầu
• Với thực tập sinh kỹ năng: không cập nhật thông tin về lộ trình chuyển đổi sang Ikusei Shuro (hiệu lực 01/04/2027), dẫn đến bị động khi nghiệp đoàn hoặc công ty tiếp nhận thông báo thay đổi hợp đồng
• Chậm đóng bảo hiểm xã hội hoặc thuế thị dân (juminzei) do quên, nghĩ rằng "chậm chút không sao" — dù ISA khẳng định chỉ áp dụng thu hồi thường trú với trường hợp cố ý không đóng, nhưng hồ sơ có lịch sử chậm nộp vẫn ảnh hưởng xấu đến việc xét duyệt gia hạn/thường trú sau này

Thẻ lưu trú đặc định tích hợp My Number — có nên đăng ký?

Từ ngày 14/06/2026, ISA chính thức vận hành thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) — về bản chất là thẻ lưu trú tích hợp thêm chức năng của thẻ My Number (Mã số cá nhân), với số My Number được in ở mặt sau thẻ. Mục tiêu là giảm việc phải mang theo 2 thẻ riêng biệt (thẻ lưu trú và thẻ My Number) trong các giao dịch hành chính, ngân hàng, y tế.

Đối tượng áp dụng là người cư trú trung dài hạn (chūchōki zairyūsha) và người thường trú đặc biệt (tokubetsu eijūsha) đã đăng ký thông tin trong Sổ hộ khẩu cơ sở (jūminhyō) tại phường/xã nơi cư trú. Việc đăng ký hoàn toàn tự nguyện — nếu bạn không đăng ký, thẻ lưu trú hiện tại vẫn dùng được bình thường cho đến hết hạn ghi trên thẻ, không có mốc bắt buộc chuyển đổi.

• Người cư trú trung dài hạn: nộp hồ sơ đăng ký tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương hoặc UBND phường/xã nơi cư trú
• Người thường trú đặc biệt (đa phần là kiều bào Hàn Quốc/Triều Tiên thế hệ cũ tại Nhật, ít gặp ở cộng đồng người Việt): chỉ nộp được tại UBND phường/xã, không nộp tại Cục xuất nhập cảnh
• Nên cân nhắc đăng ký nếu bạn thường xuyên phải xuất trình My Number (làm thủ tục thuế, bảo hiểm y tế, mở tài khoản chứng khoán) để gộp về một thẻ duy nhất, giảm nguy cơ làm mất/quên mang theo 2 thẻ

Thay đổi lớn sắp tới ảnh hưởng trực tiếp đến người Việt

Ba thay đổi chính sách lớn nhất trong năm 2026-2027 mà cộng đồng người Việt tại Nhật cần theo dõi sát, vì ảnh hưởng đến số đông từ du học sinh, kỹ sư, đến thực tập sinh kỹ năng:

1. Xóa bỏ hoàn toàn chế độ thực tập sinh kỹ năng (Ginou Jisshu) từ 01/04/2027, thay bằng chế độ Lao động đào tạo — Ikusei Shuro (育成就労). Tư cách lưu trú mới có thời hạn tối đa 3 năm, thu hẹp từ 91 ngành nghề xuống còn 16 lĩnh vực đặc định, được thiết kế để chuyển tiếp thuận lợi sang Kỹ năng đặc định (Tokutei Ginou) sau khi hoàn thành. Lý do cải cách xuất phát từ khảo sát của chính ISA cho thấy phí môi giới trung bình hơn 540.000 yên/người khiến nhiều thực tập sinh mang nợ ngay từ khi đặt chân đến Nhật
2. Siết điều kiện thu hồi tư cách thường trú, có hiệu lực từ 01/04/2027 theo luật sửa đổi thông qua ngày 14/06/2024. Bộ trưởng Tư pháp có quyền thu hồi vĩnh trú nếu xác định người thường trú cố ý không đóng thuế hoặc bảo hiểm xã hội. ISA nhấn mạnh đây là việc luật hóa quy định hướng dẫn vốn đã tồn tại, không phải điều kiện siết chặt hơn — trường hợp chậm đóng do ốm đau, mất việc ngoài ý muốn không bị coi là cố ý và không thuộc diện áp dụng
3. Tăng mạnh phí thủ tục lưu trú và phí xin thường trú từ 01/10/2026 (dự thảo), như đã nêu ở bảng phí phía trên — đây là thay đổi tác động ngay và trực tiếp đến túi tiền của gần như mọi người có visa lao động, du học hoặc đang cân nhắc xin thường trú

Với thực tập sinh kỹ năng đang làm việc, không cần lo lắng thái quá — chế độ mới chỉ áp dụng cho người nhập cảnh theo diện Ikusei Shuro sau 01/04/2027, còn thực tập sinh đã sang Nhật trước đó tiếp tục theo lộ trình cũ đến khi hết hợp đồng, sau đó chuyển tiếp sang Tokutei Ginou như quy định hiện hành. Nghiệp đoàn quản lý (kanri kumiai) có trách nhiệm thông báo cụ thể khi gần đến thời điểm chuyển đổi.

Mẹo thực tế cho người Việt khi làm thủ tục lưu trú

• Nếu thẻ lưu trú hết hạn trong khoảng cuối 2026, hãy tính toán nộp hồ sơ càng sớm càng tốt (ngay khi vào mốc 3 tháng trước hạn) để hưởng mức phí cũ 6.000/5.500 yên, tránh mức phí mới có thể gấp 10-12 lần
• Lưu bản photo/scan tất cả giấy tờ nộp cho ISA (đơn, giấy chứng nhận thuế, hợp đồng lao động) — nhiều Cục xuất nhập cảnh không trả lại bản gốc ngay và bạn có thể cần đối chiếu sau này
• Nếu công ty có bộ phận nhân sự hỗ trợ visa (thường thấy ở công ty lớn tuyển kỹ sư/tri thức nhân văn), tận dụng họ chuẩn bị giấy xác nhận công tác (zaishoku shomeisho) đúng mẫu ISA yêu cầu, tránh tự làm sai định dạng
• Với du học sinh sắp tốt nghiệp muốn chuyển sang tư cách lao động: bắt đầu quy trình xin giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú (COE - Certificate of Eligibility) hoặc nộp thay đổi tư cách ngay khi có nội định (naitei) từ công ty, không đợi đến sát ngày tốt nghiệp
• Theo dõi thông tin chính thức qua trang tiếng Việt (nếu có) hoặc bản dịch của các trung tâm hỗ trợ người nước ngoài (gaikokujin sodan center) tại địa phương thay vì tin đồn truyền miệng, vì các mốc thời gian (01/10/2026, 01/04/2027) đều có thể điều chỉnh sau giai đoạn lấy ý kiến công chúng
• Nếu đang cân nhắc xin thường trú, nên nộp hồ sơ trước 01/10/2026 nếu đã đủ điều kiện, vì chênh lệch phí giữa 10.000 yên và khoảng 200.000 yên là rất lớn, dù đây vẫn là mức phí dự thảo chưa chốt chính thức

Việc cần làm trước và sau khi nộp hồ sơ lưu trú

1. Kiểm tra ngày hết hạn thẻ lưu trú (ghi trên mặt trước thẻ) và đánh dấu mốc 3 tháng trước đó trên lịch điện thoại
2. Nếu dự định gia hạn/thay đổi tư cách và hồ sơ đã sẵn sàng trước 01/10/2026, nộp sớm để hưởng mức phí cũ 6.000/5.500 yên thay vì mức mới có thể lên tới 75.000 yên
3. Chuẩn bị hồ sơ theo đúng tư cách lưu trú hiện có (giấy tờ chứng minh thu nhập, hợp đồng lao động/giấy nhập học, giấy xác nhận đóng thuế/bảo hiểm xã hội tại phường/xã)
4. Nếu muốn nộp online, đăng ký tài khoản My Number ID trên hệ thống điện tử của ISA trước, cần đầu đọc thẻ IC hoặc điện thoại NFC hỗ trợ
5. Rà soát lại lịch sử đóng thuế và bảo hiểm xã hội (shakai hoken/kokumin nenkin) — đặc biệt nếu đang có tư cách hoặc dự định xin thường trú, tránh nợ đọng kéo dài không rõ lý do
6. Nếu là thường trú hoặc thường trú đặc biệt đã đăng ký sổ hộ khẩu cơ sở, tìm hiểu thẻ lưu trú đặc định để cân nhắc đăng ký (không bắt buộc)
7. Nếu đang là thực tập sinh kỹ năng, theo dõi thông tin chuyển đổi sang chế độ Ikusei Shuro từ 01/04/2027 qua nghiệp đoàn quản lý (kumiai) hoặc công ty tiếp nhận
8. Giữ lại biên lai tem thu nhập (shunyu inshi) hoặc mã xác nhận thanh toán online sau khi nộp phí, phòng khi cần đối chiếu
9. Đặt lịch nhắc kiểm tra Cổng thông tin e-Gov (mã hồ sơ 315000136) trước 02/08/2026 nếu muốn gửi ý kiến về dự thảo tăng phí

Câu hỏi thường gặp

Tôi nên nộp đơn gia hạn visa trước hay sau ngày 01/10/2026 để đỡ tốn tiền?

Nếu thẻ lưu trú của bạn hết hạn gần mốc này và hồ sơ đã sẵn sàng, hãy nộp càng sớm càng tốt trước 01/10/2026. Theo nguyên tắc của ISA, đơn nộp trước ngày áp dụng mức phí mới vẫn được tính theo phí cũ (6.000 yên tại quầy/5.500 yên online) dù kết quả xét duyệt ra sau ngày đó. Nộp muộn sau 01/10/2026 bạn sẽ phải trả theo bậc mới, có thể từ 10.000 đến 75.000 yên tùy thời hạn được cấp.

Phí thường trú 200.000 yên đã chính thức áp dụng chưa?

Chưa. Đây là mức phí dự kiến trong dự thảo nghị định công bố ngày 03/07/2026, dựa trên trần pháp định 300.000 yên mà Nội các thông qua ngày 10/03/2026. Dự thảo đang trong giai đoạn lấy ý kiến công chúng đến 02/08/2026 và dự kiến có hiệu lực từ 01/10/2026. Hiện tại (06/07/2026) phí xin thường trú vẫn là 10.000 yên như cũ.

Thẻ lưu trú đặc định có bắt buộc đổi không?

Không bắt buộc. Thẻ lưu trú đặc định (tích hợp My Number) vận hành từ 14/06/2026 nhưng việc đăng ký là tự nguyện. Thẻ lưu trú hiện tại của bạn vẫn có giá trị sử dụng bình thường đến hết hạn ghi trên thẻ, không cần đổi ngay.

Tôi đang là thực tập sinh kỹ năng, có bị ảnh hưởng ngay bây giờ không?

Chưa. Chế độ thực tập sinh kỹ năng chỉ chính thức bị bãi bỏ và thay bằng Ikusei Shuro từ 01/04/2027. Tư cách hiện tại của bạn vẫn hoạt động bình thường đến thời điểm đó; nghiệp đoàn quản lý (kumiai) hoặc công ty tiếp nhận sẽ hướng dẫn cụ thể lộ trình chuyển đổi khi gần đến thời hạn.

Nộp online có thực sự nhanh hơn và rẻ hơn nộp tại quầy không?

Rẻ hơn chắc chắn — hiện tại chênh 500 yên (5.500 so với 6.000 yên), còn sau 01/10/2026 mức chênh dự kiến từ 3.000-10.000 yên tùy bậc thời hạn. Về tốc độ, hệ thống online hoạt động 24/7 nên bạn nộp được bất cứ lúc nào, nhưng thời gian xét duyệt thực tế phụ thuộc vào Cục xuất nhập cảnh phụ trách hồ sơ, không chắc nhanh hơn nộp trực tiếp. Điều kiện bắt buộc là phải có thẻ My Number và đầu đọc thẻ IC hoặc điện thoại hỗ trợ NFC để đăng ký tài khoản trước.

Bài viết dùng số liệu do ISA (Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản) và Văn phòng hành chính Tree công bố tính đến 06/07/2026. Vì phí mới (dự kiến 01/10/2026) hiện vẫn là dự thảo đang lấy ý kiến công chúng đến 02/08/2026, mức phí chính thức có thể điều chỉnh — bạn nên kiểm tra lại trên moj.go.jp trước khi nộp hồ sơ sau tháng 9/2026.