Mới sang Nhật: Việc cần làm trong tháng đầu cho người Việt

Đặt chân xuống Nhật xong là bắt đầu chuỗi ngày đếm ngược 14 ngày cho hàng loạt thủ tục hành chính — chuyển đến, bảo hiểm y tế, bảo hiểm hưu trí — mà rất nhiều người Việt mới sang không biết hoặc biết trễ.

Không giống tưởng tượng về một hệ thống "tự động lo hết", ở Nhật bạn phải chủ động đi nộp đơn, và mỗi thủ tục có mốc thời gian riêng, cơ quan tiếp nhận riêng, có thủ tục còn kèm chế tài nếu chậm.

Bài này liệt kê đúng thứ tự việc cần làm trong tháng đầu, kèm số tiền cụ thể, tên biểu mẫu, tên cơ quan, dựa trên quy định còn hiệu lực tính đến ngày 06/07/2026 — kể cả điểm mới từ 14/6/2026 về Thẻ lưu trú đặc định mà nhiều người chưa cập nhật.

Tóm tắt nhanh

• Trong 14 ngày kể từ khi có chỗ ở cố định, phải nộp 転入届 tại UBND phường/quận — trễ có thể bị phạt tới 200.000 yên
• Đăng ký Bảo hiểm y tế quốc dân và Bảo hiểm hưu trí quốc dân cũng có hạn 14 ngày; trễ vẫn đăng ký được nhưng bị truy thu phí về đúng ngày phát sinh nghĩa vụ
• Từ 14/6/2026 có thêm lựa chọn Thẻ lưu trú đặc định tích hợp Mynaカード, nhưng đây là lựa chọn tự nguyện, không bắt buộc với người mới sang
• Phí bảo hiểm hưu trí quốc dân năm tài khóa 2026 là 17.920 yên/tháng, áp dụng từ ngày đặt chân đến Nhật nếu bạn từ 20 tuổi trở lên
• Lệ phí gia hạn lưu trú hiện là 6.000 yên (nộp giấy) hoặc 5.500 yên (nộp online) — đề xuất tăng lên 30.000-40.000 yên năm 2026 mới chỉ là dự luật, CHƯA áp dụng

Thông tin xác minh và bối cảnh áp dụng

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード): Vận hành chính thức từ 14/6/2026, tự nguyện
• Hạn nộp 転入届: 14 ngày kể từ ngày xác định nơi ở
• Hạn đăng ký bảo hiểm y tế/hưu trí quốc dân: 14 ngày kể từ ngày phát sinh tư cách
• Phí bảo hiểm hưu trí quốc dân (FY2026): 17.920 yên/tháng

Bài viết này tổng hợp các thủ tục hành chính bắt buộc và nên làm trong khoảng 30 ngày đầu sau khi người Việt đặt chân đến Nhật Bản — dù là đi làm theo diện kỹ năng đặc định, kỹ sư, thực tập sinh hay du học sinh. Tất cả số liệu, tên biểu mẫu, mức phí trong bài đều lấy từ nguồn chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (出入国在留管理庁), Bộ Y tế Lao động và Phúc lợi (mhlw.go.jp), Cơ quan Hưu trí Nhật Bản (nenkin.go.jp) và UBND quận Ota, Tokyo — tính đến thời điểm 06/07/2026.

Vì sao "tháng đầu" lại quan trọng đến vậy

Khác với nhiều nước, hệ thống hành chính Nhật vận hành theo nguyên tắc mỗi cá nhân tự chủ động khai báo (届出), cơ quan chức năng không tự động cập nhật hồ sơ giúp bạn. Ba thủ tục dưới đây đều gắn với mốc 14 ngày kể từ một sự kiện cụ thể (chuyển đến, mất bảo hiểm công ty...), và nếu bỏ lỡ, hậu quả không giống nhau — có nơi phạt tiền, có nơi truy thu phí, có nơi chỉ nhắc nhở. Vấn đề là ba thủ tục này thường phải làm CÙNG MỘT BUỔI tại cùng tòa nhà UBND, nên nếu chuẩn bị giấy tờ thiếu, bạn sẽ phải quay lại nhiều lần — mất thêm ngày nghỉ phép hoặc buổi học.

• 転入届 (đơn báo chuyển đến) — nộp tại UBND phường/quận nơi ở mới, hạn 14 ngày, chỉ áp dụng cho người có Thẻ lưu trú, Giấy chứng nhận thường trú đặc biệt, hộ chiếu đóng dấu chờ cấp thẻ, hoặc giấy phép tị nạn tạm thời
• Bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険) — đăng ký cùng lúc hoặc ngay sau 転入届 nếu không có bảo hiểm công ty/trường
• Bảo hiểm hưu trí quốc dân (国民年金) — bắt buộc từ 20 tuổi, tính từ ngày đặt chân đến Nhật (上陸した日), không phải ngày đăng ký

Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) — điểm mới cần biết nhưng không phải làm gấp

• Việc chuyển đổi là TỰ NGUYỆN — người mới sang Nhật hoàn toàn có thể tiếp tục dùng Thẻ lưu trú thường (在留カード) và làm Mynaカード riêng theo cách cũ, không bị ép buộc
• Có thể đăng ký tại 2 nơi: cơ quan xuất nhập cảnh địa phương khi làm thủ tục lưu trú, hoặc tại UBND phường/quận khi làm thủ tục 転入届 — tức bạn có thể xin luôn trong buổi đi nộp đơn chuyển đến
• Miễn phí cho LẦN CẤP ĐẦU TIÊN nếu đăng ký từ 14/6/2026 trở đi
• Các lần cấp lại sau (mất thẻ, hết hạn, đổi thông tin...) sẽ mất phí: khoảng 1.900-2.600 yên (phần thủ tục xuất nhập cảnh) cộng thêm 600-800 yên (phần J-LIS quản lý Myna) — tổng dao động khoảng 2.500-3.400 yên tùy trường hợp

Quy trình từng bước trong tháng đầu

1. Bước 1: Xác định chỗ ở và giữ lại bằng chứng địa chỉ (Ngày 1-3 sau khi đến Nhật): Ký hợp đồng thuê nhà, hoặc nếu ở ký túc xá công ty/trường thì xin xác nhận địa chỉ bằng văn bản (賃貸借契約書 hoặc giấy xác nhận cư trú từ công ty). Đây là điều kiện tiên quyết để làm 転入届 — không có địa chỉ cố định, UBND sẽ không tiếp nhận hồ sơ.
2. Bước 2: Nộp 転入届 tại UBND phường/quận nơi ở mới (Trong vòng 14 ngày kể từ ngày xác định nơi ở): Mang theo Thẻ lưu trú (在留カード), hộ chiếu, giấy tờ chứng minh địa chỉ. Nộp tại quầy 住民登録 (đăng ký cư dân) của UBND. Nếu muốn đăng ký luôn Thẻ lưu trú đặc định tích hợp Mynaカード thì báo nhân viên quầy ngay lúc này.
3. Bước 3: Đăng ký Bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険) cùng buổi (Trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh tư cách tham gia): Nếu không có bảo hiểm qua công ty (kenpo/shakai hoken) hoặc trường, bạn bắt buộc phải đăng ký Kokuho ngay tại quầy Bảo hiểm y tế quốc dân, thường ở cùng tầng hoặc cùng tòa nhà với quầy 住民登録. Phí bảo hiểm sẽ được tính theo thu nhập khai báo hoặc mức tối thiểu nếu chưa có thu nhập tại Nhật.
4. Bước 4: Đăng ký Bảo hiểm hưu trí quốc dân (国民年金) nếu từ 20 tuổi trở lên (Nên làm cùng buổi với bước 2-3): Người nước ngoài từ 20 tuổi trở lên phải tham gia kể từ ngày đặt chân đến Nhật (không phải ngày đăng ký). Nếu là du học sinh có thu nhập thấp, hỏi ngay tại quầy về chế độ miễn giảm học phí đóng bảo hiểm (学生納付特例制度) để không phải đóng đủ 17.920 yên/tháng ngay từ đầu.
5. Bước 5: Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký SIM di động (Tuần 1-2): Sau khi có địa chỉ đã đăng ký chính thức (thường UBND cấp giấy 住民票 trong ngày hoặc vài ngày sau), dùng giấy này cùng Thẻ lưu trú để mở tài khoản ngân hàng — cần thiết để nhận lương và để bảo hiểm trừ tiền tự động (口座振替).
6. Bước 6: Lưu giữ và sao lưu toàn bộ giấy tờ quan trọng (Trong suốt tháng đầu, làm càng sớm càng tốt): Chụp ảnh/scan Thẻ lưu trú, hộ chiếu, hợp đồng thuê nhà, giấy 住民票, biên lai đóng bảo hiểm. Nếu chẳng may làm mất Thẻ lưu trú, lệ phí cấp lại là 1.600 yên nhưng quy trình xin cấp lại cần thời gian và một số giấy tờ chứng minh khác.

Bảng chi phí thủ tục cần chuẩn bị

Lỗi thường gặp của người Việt mới sang

• Nghĩ rằng Thẻ lưu trú đặc định là bắt buộc phải đổi ngay khi mới sang — không đúng, đây là lựa chọn tự nguyện, có thể để sau
• Bỏ qua đăng ký Bảo hiểm hưu trí quốc dân vì nghĩ "mình chỉ ở tạm vài năm không cần đóng" — thực tế đây là nghĩa vụ bắt buộc theo luật, và nếu không đóng, khi xin gia hạn visa hoặc xin vĩnh trú sau này có thể bị yêu cầu chứng minh lịch sử đóng bảo hiểm đầy đủ
• Không biết về chế độ 脱退一時金 (hoàn tiền hưu trí khi rời Nhật) nên bỏ lỡ thời hạn 2 năm sau khi về nước để nộp đơn xin hoàn lại tiền đã đóng
• Đăng ký bảo hiểm y tế trễ, đến khi cần khám bệnh mới đi đăng ký, dẫn đến bị truy thu phí bảo hiểm dồn từ ngày chuyển đến — có thể là một khoản không nhỏ nếu để trễ vài tháng
• Không giữ lại bản sao/scan Thẻ lưu trú và hộ chiếu, đến khi làm mất thì mất thời gian dài để xin cấp lại và chứng minh danh tính

Mẹo thực tế cho người Việt mới sang

• Đi UBND vào buổi sáng sớm trong ngày thường (tránh thứ Hai và cuối tháng — thường đông nhất), mang theo đầy đủ Thẻ lưu trú, hộ chiếu, con dấu cá nhân (hanko) nếu có, và số tài khoản ngân hàng nếu đã mở để đăng ký chuyển khoản tự động đóng bảo hiểm
• Nếu tiếng Nhật chưa vững, nhiều UBND lớn (Tokyo, Osaka, Yokohama...) có dịch vụ phiên dịch qua điện thoại (三者通話) miễn phí hỗ trợ tiếng Việt — hỏi nhân viên quầy trước khi làm thủ tục để tránh hiểu nhầm
• Nếu công ty tiếp nhận (受入企業) hoặc nghiệp đoàn quản lý (監理団体) có hỗ trợ đưa đi làm thủ tục hành chính, nên tận dụng ngay tuần đầu — họ thường thông thạo quy trình địa phương và giúp tiết kiệm nhiều thời gian đi lại
• Chụp ảnh biên lai và giấy tờ ngay sau mỗi lần làm thủ tục, gửi vào email cá nhân hoặc lưu cloud — đề phòng trường hợp cần đối chiếu sau này khi gia hạn visa hoặc xin vĩnh trú
• Đặt lịch nhắc trên điện thoại về ngày hết hạn Thẻ lưu trú và tư cách lưu trú ngay từ ngày đầu tiên — nên bắt đầu chuẩn bị hồ sơ gia hạn trước ít nhất 3 tháng, vì thời gian xét duyệt có thể kéo dài, đặc biệt vào mùa cao điểm

Việc cần làm trong 30 ngày đầu tại Nhật (theo thứ tự ưu tiên)

1. Ngày 1-3: Xác định chỗ ở cố định (hợp đồng thuê nhà, ký túc xá công ty/trường) — cần địa chỉ mới để làm 転入届
2. Trong 14 ngày kể từ khi có chỗ ở: mang Thẻ lưu trú + hộ chiếu ra UBND phường/quận nộp 転入届 (đơn báo chuyển đến)
3. Cùng buổi đến UBND: đăng ký Bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険) nếu không tham gia bảo hiểm qua công ty/trường
4. Cùng buổi hoặc trong tuần đầu: đăng ký Bảo hiểm hưu trí quốc dân (国民年金) nếu từ 20 tuổi trở lên và không có lương hưu công ty (厚生年金)
5. Cân nhắc đăng ký Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) tích hợp Mynaカード ngay tại quầy UBND khi làm 転入届 (không bắt buộc, miễn phí lần đầu)
6. Mở tài khoản ngân hàng Nhật (cần địa chỉ đã đăng ký + Thẻ lưu trú) để nhận lương và thanh toán bảo hiểm qua chuyển khoản tự động
7. Mua SIM/đăng ký nhà mạng di động Nhật bằng địa chỉ và thẻ lưu trú mới
8. Lưu số điện thoại quầy hành chính phường, số liên hệ Cục xuất nhập cảnh khu vực và số Nghiệp đoàn/công ty tiếp nhận (nếu có)
9. Chụp ảnh/lưu bản scan Thẻ lưu trú, hộ chiếu, hợp đồng thuê nhà, phòng khi mất giấy tờ gốc
10. Ghi chú ngày hết hạn tư cách lưu trú vào lịch, đặt nhắc trước 3 tháng để chuẩn bị hồ sơ gia hạn

Câu hỏi thường gặp

Mới sang Nhật có bắt buộc phải đổi sang Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) ngay không?

Không. Việc chuyển đổi hoàn toàn tự nguyện. Từ 14/6/2026 bạn có thể chọn đăng ký Thẻ lưu trú đặc định (tích hợp chức năng Mynaカード) ngay tại quầy UBND khi làm thủ tục chuyển đến, hoặc tiếp tục dùng Thẻ lưu trú thường và làm Mynaカード riêng như trước — cả hai cách đều hợp lệ. Nếu chưa rành tiếng Nhật, nhiều người chọn giữ 2 thẻ riêng cho đơn giản trước, sang năm sau tính chuyện gộp.

Nộp 転入届 trễ hơn 14 ngày có bị phạt không?

Về nguyên tắc UBND vẫn tiếp nhận hồ sơ dù bạn nộp trễ, nhưng theo quy định pháp luật bạn có thể bị phạt tiền hành chính lên tới 200.000 yên nếu chậm trễ không có lý do chính đáng. Trên thực tế mức phạt tối đa hiếm khi áp dụng cho người mới sang lần đầu, nhưng tốt nhất đừng để bị nhắc nhở — canh lịch nộp trong 14 ngày kể từ ngày dọn vào ở.

Bảo hiểm hưu trí quốc dân 17.920 yên/tháng có bắt buộc với du học sinh không?

Có, về nguyên tắc mọi người từ 20 đến dưới 60 tuổi cư trú tại Nhật đều phải tham gia 国民年金, kể cả du học sinh không đi làm. Tuy nhiên du học sinh thu nhập thấp có thể xin chế độ miễn giảm phí theo học (学生納付特例制度) tại quầy Bảo hiểm hưu trí của UBND — cần nộp đơn riêng, không tự động miễn.

Nếu về nước hẳn, tiền đã đóng bảo hiểm hưu trí có lấy lại được không?

Có, đây gọi là 脱退一時金 (tiền hoàn trả khi rời Nhật), áp dụng cho người đã đóng bảo hiểm hưu trí quốc dân hoặc bảo hiểm hưu trí phúc lợi từ 6 tháng trở lên. Bạn phải nộp yêu cầu trong vòng 2 năm kể từ ngày xuất cảnh khỏi Nhật — quá hạn 2 năm sẽ mất quyền nhận khoản này, nên đừng để trôi qua rồi mới nhớ ra.

Đăng ký Bảo hiểm y tế quốc dân trễ thì phí bảo hiểm tính thế nào?

Bạn vẫn được đăng ký sau khi trễ hạn 14 ngày, nhưng phí bảo hiểm sẽ bị truy thu hồi tố về đúng ngày phát sinh tư cách tham gia — tức ngày bạn chuyển đến hoặc ngày mất bảo hiểm công ty trước đó, không phải ngày bạn thực sự đi đăng ký. Nghĩa là trễ càng lâu, hóa đơn truy thu càng dày, nên đăng ký sớm để tránh phải trả gộp một lần.

Bài viết dựa trên các quy định còn hiệu lực tính đến 06/07/2026 theo Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (moj.go.jp/isa), Bộ Y tế Lao động và Phúc lợi (mhlw.go.jp), Cơ quan Hưu trí Nhật Bản (nenkin.go.jp) và UBND quận Ota, Tokyo. Đề xuất tăng lệ phí lưu trú theo dự luật 10/3/2026 CHƯA áp dụng — cần theo dõi Nghị định cụ thể trước khi làm thủ tục liên quan.