My Number là mã số cá nhân gồm 12 chữ số, được cấp cho mọi cư dân Nhật Bản, bao gồm người nước ngoài. Bạn sẽ nhận được thông báo mã số này qua đường bưu điện sau khi đăng ký địa chỉ cư trú tại chính quyền địa phương. Sau đó, bạn có thể đăng ký làm Thẻ My Number để sử dụng như giấy tờ tùy thân chính thức và truy cập các dịch vụ công trực tuyến.
My Number là gì và tại sao lại quan trọng?
My Number, hay còn gọi là Mã số cá nhân, là một hệ thống mã số gồm 12 chữ số duy nhất được cấp cho mọi công dân và cư dân nước ngoài hợp pháp tại Nhật Bản, bao gồm cả trẻ em. Hệ thống này được chính phủ Nhật Bản triển khai từ năm 2016 với mục đích chính là đơn giản hóa và tăng cường hiệu quả trong các thủ tục hành chính liên quan đến thuế, an sinh xã hội và phòng chống thiên tai. Đối với người Việt Nam mới sang Nhật, My Number là một trong những giấy tờ quan trọng hàng đầu cần nắm rõ, bởi nó sẽ gắn liền với hầu hết các giao dịch và thủ tục thiết yếu trong cuộc sống hàng ngày tại đây. Từ việc đăng ký việc làm, mở tài khoản ngân hàng, nộp thuế, đến nhận các khoản trợ cấp xã hội hay sử dụng dịch vụ y tế, My Number đều đóng vai trò trung tâm. Việc hiểu rõ về My Number và sở hữu Thẻ My Number sẽ giúp bạn thuận tiện hơn rất nhiều trong việc hòa nhập và thực hiện các quyền lợi, nghĩa vụ của mình tại Nhật Bản.
Quy trình nhận Mã số cá nhân và làm Thẻ My Number
Đối với người nước ngoài mới sang Nhật, việc nhận Mã số cá nhân diễn ra khá tự động và đơn giản, gắn liền với thủ tục đăng ký cư trú của bạn. Sau khi nhận được Thẻ cư trú (Zairyu Card) tại sân bay, bạn cần đến văn phòng hành chính địa phương (Shiyakusho, Kuyakusho hoặc Machiyakuba) nơi bạn sinh sống để đăng ký địa chỉ cư trú. Sau khoảng 2 đến 3 tuần kể từ ngày đăng ký địa chỉ, một "Thông báo Mã số cá nhân" (個人番号通知書 - Kojin Bangō Tsūchisho) sẽ được gửi đến địa chỉ của bạn qua đường bưu điện. Thông báo này chứa Mã số cá nhân 12 chữ số của bạn. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để bạn biết được My Number của mình. Thông báo này chỉ có giá trị thông báo mã số, không thể dùng làm giấy tờ tùy thân.
Để có thể sử dụng My Number một cách tiện lợi và an toàn hơn, bạn nên đăng ký làm "Thẻ My Number" (マイナンバーカード - My Number Card), còn gọi là Thẻ Mã số cá nhân. Đây là một loại thẻ nhựa có gắn chip, tích hợp cả ảnh chân dung, Mã số cá nhân và các thông tin cá nhân cơ bản khác. Thẻ My Number có giá trị như một giấy tờ tùy thân chính thức tại Nhật Bản. Có ba cách chính để đăng ký làm thẻ:
- Đăng ký trực tuyến: Bạn có thể truy cập cổng thông tin My Number Card (MynaPortal) và điền thông tin, tải ảnh chân dung lên. Bạn sẽ cần mã QR hoặc ID ứng dụng có trên Thông báo Mã số cá nhân.
- Đăng ký qua đường bưu điện: Điền vào mẫu đơn đăng ký được gửi kèm Thông báo Mã số cá nhân, dán ảnh chân dung và gửi lại qua đường bưu điện đến địa chỉ quy định.
- Đăng ký tại quầy dịch vụ của văn phòng hành chính địa phương: Mang theo Thông báo Mã số cá nhân, Thẻ cư trú và ảnh chân dung đến quầy dịch vụ để được hướng dẫn điền đơn và nộp hồ sơ trực tiếp. Một số văn phòng có máy chụp ảnh tự động để hỗ trợ.
Các công dụng chính của Thẻ My Number
Thẻ My Number không chỉ là một mã số đơn thuần mà còn là một công cụ đa năng, mang lại nhiều tiện ích cho người sử dụng. Việc sở hữu và sử dụng thẻ này sẽ giúp bạn đơn giản hóa nhiều thủ tục hành chính tại Nhật Bản:
- Giấy tờ tùy thân chính thức: Thẻ My Number được chấp nhận rộng rãi như một giấy tờ tùy thân có ảnh hợp lệ tại Nhật Bản, thay thế cho bằng lái xe hoặc hộ chiếu trong nhiều trường hợp. Bạn có thể dùng thẻ này khi mở tài khoản ngân hàng, đăng ký điện thoại, hoặc xác minh danh tính tại các cơ quan hành chính.
- Thủ tục thuế và an sinh xã hội: Đây là công dụng cốt lõi của My Number. Bạn sẽ cần cung cấp My Number khi khai báo thuế thu nhập cá nhân, nhận các khoản trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp nuôi con, hoặc các dịch vụ liên quan đến bảo hiểm y tế quốc dân (Kokumin Kenko Hoken) và lương hưu quốc dân (Kokumin Nenkin).
- Dịch vụ trực tuyến MynaPortal: Thẻ My Number cho phép bạn truy cập vào cổng thông tin MynaPortal, nơi bạn có thể kiểm tra thông tin thuế, bảo hiểm xã hội, đăng ký các dịch vụ hành chính trực tuyến, hoặc xin cấp một số loại giấy tờ (như giấy chứng nhận cư trú) tại máy in đa năng ở các cửa hàng tiện lợi (konbini).
- Chức năng thẻ bảo hiểm y tế: Từ tháng 10 năm 2021, Thẻ My Number có thể được tích hợp chức năng thẻ bảo hiểm y tế. Điều này cho phép bạn sử dụng thẻ My Number để khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế có hỗ trợ, thay vì phải mang theo thẻ bảo hiểm y tế riêng.
- Các thủ tục hành chính khác: Khi thay đổi địa chỉ cư trú, chuyển trường cho con, hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến đất đai, nhà cửa, My Number cũng sẽ được yêu cầu để xác minh thông tin.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng My Number
My Number là thông tin cá nhân rất nhạy cảm, vì vậy bạn cần hết sức cẩn trọng trong việc bảo quản và sử dụng:
- Bảo mật thông tin: Tuyệt đối không chia sẻ My Number của bạn cho những người không có thẩm quyền hoặc các tổ chức không rõ ràng. Chỉ cung cấp My Number khi được yêu cầu bởi các cơ quan chính phủ, tổ chức tài chính hoặc nhà tuyển dụng hợp pháp cho các mục đích đã được quy định.
- Mã PIN: Khi nhận Thẻ My Number, bạn sẽ được yêu cầu thiết lập một số mã PIN khác nhau (mã PIN 4 chữ số cho các dịch vụ cơ bản, mã PIN 6-16 chữ số cho chứng thực chữ ký điện tử và chứng thực người dùng). Hãy ghi nhớ các mã này và không tiết lộ cho người khác.
- Thời hạn hiệu lực: Đối với người nước ngoài, thời hạn hiệu lực của Thẻ My Number thường trùng với thời hạn hiệu lực của Thẻ cư trú (Zairyu Card) của bạn. Khi gia hạn Thẻ cư trú, bạn cũng cần thực hiện thủ tục gia hạn hiệu lực cho Thẻ My Number tại văn phòng hành chính địa phương.
- Làm mất thẻ: Nếu không may làm mất Thẻ My Number, bạn cần báo cáo ngay lập tức cho tổng đài My Number Card (miễn phí cước) và cơ quan cảnh sát để yêu cầu đình chỉ sử dụng thẻ và ngăn chặn việc lạm dụng. Sau đó, bạn có thể nộp đơn xin cấp lại thẻ mới tại văn phòng hành chính địa phương.
Câu hỏi thường gặp
My Number có bắt buộc phải có không?
Về mặt pháp lý, việc nhận Mã số cá nhân (My Number) là bắt buộc đối với mọi cư dân tại Nhật Bản. Tuy nhiên, việc làm Thẻ My Number (Thẻ Mã số cá nhân) là không bắt buộc. Mặc dù vậy, chính phủ Nhật Bản khuyến khích mọi người làm thẻ để tận dụng các tiện ích và chức năng đa dạng của nó, đặc biệt là trong các thủ tục hành chính và dịch vụ trực tuyến.
Tôi có cần My Number để đi làm tại Nhật Bản không?
Có, hầu hết các nhà tuyển dụng tại Nhật Bản sẽ yêu cầu bạn cung cấp My Number khi bắt đầu làm việc. My Number được sử dụng để khai báo thuế thu nhập và các khoản đóng góp an sinh xã hội (bảo hiểm y tế, lương hưu) của bạn. Nếu không có My Number, quá trình xử lý lương và các phúc lợi xã hội của bạn có thể bị trì hoãn.
Làm mất Thẻ My Number thì phải làm sao?
Nếu làm mất Thẻ My Number, bạn cần thực hiện hai bước quan trọng. Thứ nhất, gọi đến tổng đài My Number Card (miễn phí cước: 0120-95-0178 hoặc 0570-783-578) để yêu cầu đình chỉ sử dụng thẻ. Thứ hai, báo cáo sự việc cho đồn cảnh sát gần nhất để được cấp giấy chứng nhận mất đồ. Sau đó, bạn có thể đến văn phòng hành chính địa phương để nộp đơn xin cấp lại thẻ mới.
