Cẩm nang quy định 28 giờ làm thêm cho du học sinh

Vấn đề bạn đang gặp

Rất nhiều du học sinh Việt tại Nhật nghĩ "28 giờ/tuần" là một con số đơn giản: cứ không quá 28 giờ từ thứ Hai đến Chủ Nhật là an toàn. Thực tế không phải vậy. Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh (ISA) tính giới hạn này theo BẤT KỲ 7 ngày liên tục nào, tức tính trượt theo ngày chứ không theo tuần lịch cố định — nghĩa là bạn có thể "vô tình" vượt 28 giờ dù mỗi tuần lịch bạn đều dưới ngưỡng, chỉ vì cách sắp ca giữa hai tuần liền kề. Rủi ro càng lớn hơn khi bạn làm thêm ở 2-3 nơi cùng lúc (ví dụ vừa làm ở konbini vừa nhận việc phiên dịch, gia sư): tổng giờ của TẤT CẢ các nơi phải cộng lại, không phải tính riêng từng chỗ.

Đây không còn là chuyện "làm quá vài giờ thì nhắc nhở". Theo luật sửa đổi được Quốc hội Nhật thông qua ngày 14/6/2024 (áp dụng theo lộ trình trong vòng 2 năm kể từ ngày công bố), tội "bất pháp tựu lao trợ trưởng" (không pháp tựu lao trợ trưởng tội, Điều 73-2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh) — tức tội của NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG khi để du học sinh làm việc trái phép — đã bị siết từ mức tối đa 3 năm tù/300 vạn yên phạt tiền lên tối đa 5 năm tù/500 vạn yên, và có thể áp dụng đồng thời cả tù giam lẫn phạt tiền thay vì chỉ chọn một như trước. Điều này khiến nhiều chủ sử dụng lao động Nhật trở nên cực kỳ thận trọng, kiểm tra kỹ giờ làm của du học sinh — và nếu phát hiện bạn vượt 28 giờ, họ có thể cho nghỉ việc ngay lập tức để tự bảo vệ mình, chưa kể chính bạn cũng bị coi là "bất pháp tựu lao" và điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc gia hạn tư cách lưu trú, xin visa lao động sau tốt nghiệp, hay xin vĩnh trú sau này.

Cẩm nang này giúp bạn hiểu đúng cách tính 28 giờ, biết những ngành nghề tuyệt đối không được làm dù có giấy phép, và biết mình cần chuẩn bị giấy tờ gì. Nhưng có những tình huống cá nhân (nhiều nguồn thu nhập, chuyển trường, sắp tốt nghiệp, công việc đặc thù...) mà chỉ đọc cẩm nang là không đủ — phần cuối bài sẽ chỉ rõ khi nào bạn nên đặt lịch tư vấn 1-1.

Mục lục

1. Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú là gì và xin ở đâu?
2. 28 giờ/tuần được tính như thế nào cho đúng?
3. Kỳ nghỉ dài (nghỉ hè, nghỉ đông) được làm bao nhiêu giờ?
4. Những ngành nghề tuyệt đối không được làm dù có giấy phép
5. Vi phạm 28 giờ thì hậu quả thực sự là gì?
6. Giấy phép cá biệt (個別許可) là gì, khi nào bạn cần loại này?
7. Chủ sử dụng lao động sẽ kiểm tra gì trước khi thuê bạn?
8. Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép làm thêm — checklist giấy tờ

Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú là gì và xin ở đâu?

Về nguyên tắc, tư cách lưu trú "Ryugaku" (留学) KHÔNG cho phép bạn làm bất kỳ hoạt động nào có thu nhập. Muốn làm thêm (arubaito) hợp pháp, bắt buộc bạn phải xin "Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú" (資格外活動許可 - Shikakugai Katsudo Kyoka) tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh địa phương (地方出入国在留管理官署) nơi bạn cư trú, và phải có giấy phép này TRƯỚC KHI bắt đầu làm việc — không phải xin sau khi đã bắt đầu, càng không phải "xin trong lúc chờ" rồi vẫn đi làm.

Có hai loại giấy phép:

• Giấy phép toàn diện (包括許可): áp dụng cho hoạt động làm thêm không quá 28 giờ/tuần. Đây là loại phổ biến nhất, dùng cho công việc part-time thông thường như konbini, nhà hàng, siêu thị, giao hàng...
• Giấy phép cá biệt (個別許可): dành cho các hoạt động vượt khung 28 giờ hoặc có tính chất đặc thù (xem mục riêng bên dưới).

Nếu bạn đang cầm visa Ryugaku và chưa từng xin giấy phép này, tuyệt đối không nhận việc làm thêm dù chỉ vài giờ — kể cả việc "chỉ phụ giúp không lương chính thức" cũng có thể bị coi là hoạt động có thu nhập nếu có trao đổi lợi ích. Thủ tục xin thường được làm cùng lúc với thủ tục nhập cảnh (đóng dấu ở sân bay) hoặc nộp riêng tại cục xuất nhập cảnh gần nơi bạn ở.

28 giờ/tuần được tính như thế nào cho đúng?

Đây là điểm mà rất nhiều du học sinh hiểu sai và dễ vi phạm nhất mà không hề biết. Giới hạn 28 giờ KHÔNG tính theo tuần lịch cố định (ví dụ thứ Hai đến Chủ Nhật), mà tính theo BẤT KỲ khoảng 7 ngày liên tục nào — hay nói cách khác là tính trượt theo ngày (rolling 7-day window).

Ví dụ minh họa cách hiểu sai phổ biến: nếu bạn làm nhiều vào cuối tuần lịch này (thứ Bảy, Chủ Nhật) rồi lại làm nhiều vào đầu tuần lịch sau (thứ Hai, thứ Ba), thì xét theo tuần lịch bạn có thể vẫn dưới 28 giờ ở cả hai tuần — nhưng nếu lấy bất kỳ 7 ngày liên tục nào chứa cả 4 ngày đó, tổng giờ có thể đã vượt 28. Vì vậy, cách an toàn nhất là luôn tự cộng dồn giờ làm của 7 ngày gần nhất mỗi khi nhận thêm ca, chứ không chỉ nhìn vào "tuần này" theo lịch.

Một điểm quan trọng khác: nếu bạn làm thêm ở NHIỀU nơi cùng lúc (ví dụ vừa làm ở cửa hàng vừa nhận việc gia sư riêng), tổng giờ của TẤT CẢ các nơi phải cộng lại và không được vượt 28 giờ/tuần. Không phải mỗi nơi được tính riêng 28 giờ. Đây là lỗi rất phổ biến khiến nhiều bạn vi phạm mà không biết, vì mỗi chủ lao động chỉ thấy giờ làm tại chỗ của họ, không biết bạn còn làm ở đâu khác — trách nhiệm tính tổng thuộc về chính bạn.

Kỳ nghỉ dài (nghỉ hè, nghỉ đông) được làm bao nhiêu giờ?

Trong kỳ nghỉ dài do NHÀ TRƯỜNG quy định chính thức (nghỉ hè, nghỉ đông, nghỉ xuân — không phải bạn tự nghỉ học), bạn được làm thêm nhiều giờ hơn: tối đa 8 giờ/ngày, và theo một số diễn giải của cơ quan tư vấn lao động, tối đa 40 giờ/tuần trong giai đoạn này.

Một vài lưu ý thực tế:

• Quy định này chỉ áp dụng cho kỳ nghỉ CHÍNH THỨC ghi trong lịch học của trường (thường trường sẽ cấp giấy xác nhận lịch nghỉ nếu bạn cần chứng minh với chủ sử dụng lao động). Tự ý nghỉ học không có nghĩa là được áp dụng mức giờ của kỳ nghỉ dài.
• Ranh giới giữa "trong kỳ nghỉ" và "ngoài kỳ nghỉ" cũng tính theo ngày cụ thể — ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của kỳ nghỉ theo lịch trường là mốc quan trọng. Nếu bạn tăng ca sớm hơn vài ngày trước khi kỳ nghỉ chính thức bắt đầu, những ngày đó vẫn phải tuân theo giới hạn 28 giờ/tuần thông thường.
• Nên lưu lại lịch nghỉ chính thức của trường (bằng văn bản hoặc email) để có bằng chứng nếu sau này cần giải trình với chủ sử dụng lao động hoặc cơ quan quản lý.

Những ngành nghề tuyệt đối không được làm dù có giấy phép

Dù bạn có đầy đủ giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú và không vượt 28 giờ, vẫn có một nhóm ngành nghề TUYỆT ĐỐI CẤM đối với du học sinh, theo quy định của Luật Kinh doanh phong tục (風営法):

• Cơ sở kinh doanh phong tục (風俗営業): pachinko, mạt chược (mahjong), game center, cabaret, night club
• Quán bar/quán ăn uống có tiếp đãi, quán ăn/uống giải trí đặc thù (特定遊興飲食店営業)
• Các hình thức kinh doanh tình dục không cửa hàng hoặc qua video (無店舗型・映像送信型性風俗特殊営業)

Điểm QUAN TRỌNG mà nhiều bạn không biết: lệnh cấm này áp dụng cho MỌI công việc tại các cơ sở nói trên — kể cả công việc "hậu trường" tưởng chừng vô hại như dọn dẹp, rửa bát, phụ bếp, không chỉ riêng công việc tiếp khách trực tiếp. Nghĩa là dù bạn chỉ được thuê để lau dọn ở một quán pachinko hay phụ bếp trong một cabaret, bạn vẫn đang vi phạm, dù mức lương hấp dẫn và công việc "nghe có vẻ bình thường".

Khi tìm việc làm thêm, nếu không chắc một cơ sở có thuộc nhóm bị cấm hay không (ví dụ một số quán izakaya, karaoke box có mô hình kinh doanh mập mờ), hãy hỏi kỹ giấy phép kinh doanh của quán hoặc tham khảo trước khi nhận việc — đây chính xác là một trong những tình huống nên hỏi tư vấn thay vì tự đoán.

Vi phạm 28 giờ thì hậu quả thực sự là gì?

Vi phạm giới hạn 28 giờ/tuần hoặc làm việc không có giấy phép có thể bị coi là "bất pháp tựu lao" (不法就労 - lao động bất hợp pháp) — áp dụng cho cả du học sinh lẫn người sử dụng lao động thuê họ.

Về phía chủ sử dụng lao động, tội danh liên quan là "bất pháp tựu lao trợ trưởng tội" (不法就労助長罪, Điều 73-2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh). Đây là điểm đã thay đổi ĐÁNG KỂ gần đây: theo luật sửa đổi thông qua ngày 14/6/2024 (có hiệu lực theo lộ trình trong vòng 2 năm kể từ ngày công bố), mức phạt đã tăng từ tối đa 3 năm tù/300 vạn yên phạt tiền lên tối đa 5 năm tù/500 vạn yên phạt tiền, và luật mới cho phép áp dụng ĐỒNG THỜI cả tù giam lẫn phạt tiền, thay vì trước đây tòa chỉ chọn một trong hai. Đặc biệt, chủ sử dụng lao động dù KHÔNG BIẾT bạn vi phạm vẫn có thể bị xử phạt nếu họ có sơ suất không kiểm tra thẻ lưu trú và giấy phép hoạt động ngoài tư cách trước khi tuyển dụng.

Hệ quả này tác động ngược lại chính bạn: vì rủi ro pháp lý với chủ sử dụng lao động đã tăng mạnh, nhiều nơi giờ đây kiểm tra giờ làm rất nghiêm ngặt, thậm chí cho nghỉ việc ngay khi phát hiện nghi ngờ vượt giờ — kể cả khi bạn chưa chắc đã thực sự vượt. Về phía bạn, việc bị ghi nhận là "bất pháp tựu lao" có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc gia hạn tư cách lưu trú (visa), chuyển đổi sang visa lao động sau khi tốt nghiệp, và về lâu dài là hồ sơ xin vĩnh trú.

Giấy phép cá biệt (個別許可) là gì, khi nào bạn cần loại này?

Nếu công việc bạn muốn làm vượt khung 28 giờ/tuần hoặc có tính chất đặc thù — ví dụ bạn là thực tập sinh/sinh viên sắp tốt nghiệp cần làm thêm nhiều giờ hơn để chuẩn bị việc làm chính thức, hoặc công việc thuộc dạng dạy ngoại ngữ, phiên dịch, gia sư có tính chuyên môn — bạn cần xin "Giấy phép cá biệt" (個別許可) thay vì giấy phép toàn diện thông thường.

Hồ sơ cho loại giấy phép này đòi hỏi thêm:

• Giấy chứng nhận đang học (在学証明書) do trường cấp
• Bảng điểm (成績証明書) thể hiện quá trình học tập

Vì đây là loại giấy phép xét duyệt theo từng trường hợp cụ thể (không có khung giờ cố định như 28 giờ), kết quả phụ thuộc nhiều vào lý do bạn đưa ra, tình trạng học tập, và cách trình bày hồ sơ với cán bộ xét duyệt. Đây cũng là loại hồ sơ dễ bị từ chối nhất nếu chuẩn bị không đúng cách, vì tiêu chí xét duyệt không công khai rõ ràng như giấy phép toàn diện.

Chủ sử dụng lao động sẽ kiểm tra gì trước khi thuê bạn?

Theo quy định, chủ sử dụng lao động có nghĩa vụ kiểm tra các giấy tờ sau trước khi tuyển dụng bạn:

• Thẻ lưu trú (在留カード)
• Hộ chiếu
• Xác nhận tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú còn hiệu lực
• Có hay không có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (và loại giấy phép nào)

Ngoài ra, chủ sử dụng lao động còn có nghĩa vụ khai báo tình trạng tuyển dụng lao động nước ngoài với Hello Work (ハローワーク) theo Luật Xúc tiến việc làm tổng hợp. Nếu họ không khai báo hoặc khai báo gian dối, họ có thể bị phạt tới 30 vạn yên.

Một lưu ý thời sự quan trọng: kể từ ngày 14/6/2026, mẫu thẻ lưu trú (在留カード) mới bắt đầu được cấp, tích hợp với thẻ My Number. Trong giai đoạn chuyển tiếp giữa mẫu cũ và mẫu mới, quy trình xác minh tư cách lưu trú và giấy phép làm thêm khi xin việc có thể có một số thay đổi hoặc vướng mắc thực tế (ví dụ một số chủ sử dụng lao động chưa quen đọc mẫu thẻ mới). Nếu bạn đang trong giai đoạn đổi thẻ hoặc xin việc mới vào thời điểm này, nên chủ động hỏi trước thông tin cập nhật từ ISA thay vì giả định quy trình cũ vẫn áp dụng y hệt.

Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép làm thêm — checklist giấy tờ

Trước khi ra cục xuất nhập cảnh hoặc làm thủ tục tại sân bay khi nhập cảnh, hãy chuẩn bị sẵn:

• Thẻ lưu trú (在留カード) và hộ chiếu
• Đơn xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (mẫu đơn lấy tại cục xuất nhập cảnh hoặc website ISA)
• Giấy chứng nhận đang học (在学証明書) — bắt buộc nếu xin giấy phép cá biệt, nên chuẩn bị sẵn kể cả xin giấy phép toàn diện
• Bảng điểm (成績証明書) — bắt buộc cho giấy phép cá biệt
• Nếu đã có nơi làm thêm cụ thể: thông tin về công việc (tên cơ sở, loại hình kinh doanh, số giờ dự kiến) để tự đối chiếu xem có thuộc nhóm ngành nghề bị cấm hay không

Sau khi có giấy phép, hãy tự lập một bảng theo dõi giờ làm cá nhân (ghi theo ngày, không theo tuần lịch) để luôn biết tổng giờ của 7 ngày gần nhất, đặc biệt nếu làm ở nhiều nơi. Đây là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả nhất để tránh vi phạm ngoài ý muốn.

Checklist hành động nhanh

1. Kiểm tra tư cách lưu trú hiện tại của bạn — xác nhận bạn đang giữ visa Ryugaku (留学) và CHƯA có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú thì không được nhận bất kỳ việc làm thêm nào
2. Chuẩn bị hồ sơ: thẻ lưu trú, hộ chiếu, đơn xin giấy phép, giấy chứng nhận đang học (在学証明書), bảng điểm (成績証明書)
3. Nộp đơn xin Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú tại cục xuất nhập cảnh địa phương (hoặc làm cùng thủ tục nhập cảnh) TRƯỚC khi bắt đầu làm thêm bất kỳ công việc nào
4. Xác định bạn cần giấy phép toàn diện (28 giờ/tuần) hay giấy phép cá biệt (nếu công việc đặc thù hoặc cần vượt khung giờ)
5. Trước khi nhận việc, kiểm tra loại hình kinh doanh của nơi tuyển dụng để chắc chắn không thuộc nhóm ngành nghề bị cấm tuyệt đối (pachinko, mạt chược, cabaret, quán bar tiếp đãi...)
6. Lập bảng theo dõi giờ làm cá nhân theo ngày (không theo tuần lịch), cộng dồn 7 ngày liên tục gần nhất, đặc biệt nếu làm nhiều nơi cùng lúc
7. Lưu lại lịch nghỉ chính thức của trường (nghỉ hè, nghỉ đông) bằng văn bản để áp dụng đúng mức giờ mở rộng khi cần
8. Theo dõi thông tin cập nhật về mẫu thẻ lưu trú mới từ 14/6/2026 nếu bạn đang trong giai đoạn đổi thẻ hoặc xin việc làm thêm mới

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Tính 28 giờ theo tuần lịch (thứ Hai-Chủ Nhật) thay vì tính trượt theo bất kỳ 7 ngày liên tục nào — dẫn đến vượt giờ thực tế mà không nhận ra
• Làm thêm ở nhiều nơi nhưng chỉ tính riêng giờ từng chỗ, không cộng dồn tổng giờ của tất cả các nơi lại với nhau
• Nhận việc "hậu trường" (dọn dẹp, phụ bếp) tại cơ sở kinh doanh phong tục (pachinko, cabaret, mạt chược...) vì nghĩ chỉ công việc tiếp khách trực tiếp mới bị cấm
• Áp dụng mức giờ mở rộng của kỳ nghỉ dài (8 giờ/ngày) mà không có xác nhận lịch nghỉ chính thức từ trường, hoặc tính sai ngày bắt đầu/kết thúc kỳ nghỉ
• Bắt đầu làm việc trước khi giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú được cấp chính thức, chỉ vì "đã nộp đơn rồi nên chắc không sao"

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Bạn đang làm thêm ở nhiều nơi cùng lúc với lịch ca thay đổi liên tục và không chắc cách tính tổng giờ 7 ngày liên tục của mình có đang vượt ngưỡng hay không — cần rà soát lịch làm cụ thể của bạn, việc này cẩm nang không thể tính thay
• Bạn sắp tốt nghiệp, đang cân nhắc xin giấy phép cá biệt để làm thêm vượt 28 giờ hoặc chuyển sang việc làm có tính chuyên môn (phiên dịch, dạy ngoại ngữ, gia sư) và cần chiến lược hồ sơ phù hợp với tình trạng học tập, thời hạn lưu trú cụ thể của bạn
• Bạn nghi ngờ nơi làm thêm hiện tại hoặc sắp tới có thể thuộc nhóm ngành nghề bị cấm (mô hình kinh doanh mập mờ, không rõ giấy phép), hoặc đã lỡ vi phạm giờ làm và cần đánh giá rủi ro cụ thể trước khi gia hạn visa

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn chọn trường & hồ sơ du học cho con. Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: 出入国在留管理庁 - 「留学」の在留資格に係る資格外活動許可について (MOJ/ISA chính thức) · 出入国在留管理庁 - 資格外活動許可について (thủ tục chung, mẫu đơn PDF/Excel) · 法務省/出入国在留管理庁 - Cảnh báo bất pháp tựu lao gửi chủ sử dụng lao động (PDF) · 出入国在留管理庁 - Tài liệu hướng dẫn cho chủ sử dụng lao động nước ngoài (PDF)