Cẩm nang khai thuế Kakutei Shinkoku: ai cần khai, hoàn thuế thế nào

Vấn đề bạn đang gặp

Mỗi năm cứ đến tháng 2, rất nhiều người Việt ở Nhật nhận được câu hỏi từ chính mình: "Mình có phải khai thuế không, hay chỉ người Nhật mới phải khai?". Câu trả lời không đơn giản là có hoặc không — nó phụ thuộc vào việc bạn có bao nhiêu nguồn thu nhập, có đổi việc giữa năm hay không, và có đang gửi tiền về nuôi bố mẹ, vợ/chồng, con cái ở Việt Nam hay không. Nộp sai hoặc bỏ sót có thể khiến bạn mất hàng chục, thậm chí hàng trăm nghìn yên tiền hoàn thuế mà đáng lẽ được nhận, hoặc tệ hơn là bị truy thu vì đáng lẽ phải khai mà không khai.

Mùa khai thuế cho thu nhập năm 2025 (Reiwa 7) diễn ra từ thứ Hai 16/2/2026 đến thứ Hai 16/3/2026 — chỉ đúng 4 tuần lễ. Nếu bạn thuộc diện bắt buộc phải khai mà bỏ lỡ mốc này, rủi ro phạt và truy thu là có thật. Ngược lại, nếu bạn chỉ khai để xin hoàn thuế (kanpu shinkoku), tin vui là bạn không cần chờ đến 16/2 — có thể nộp sớm hơn, thậm chí ngay từ đầu tháng 1/2026, và còn có thời hạn tới 5 năm để nộp hồ sơ hoàn thuế cho năm 2025 (chót hạn 31/12/2030).

Đặc biệt, năm nay có 2 thay đổi lớn ảnh hưởng trực tiếp đến người Việt: cải cách khấu trừ cơ bản (kiso kojo) tăng đáng kể theo bậc thu nhập, và quy định siết chặt giấy tờ chứng minh cho khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài (fuyo kojo) — khoản khấu trừ mà rất nhiều gia đình Việt đang gửi tiền về quê đủ điều kiện hưởng nhưng lại khai thiếu giấy tờ nên bị từ chối. Cẩm nang này sẽ giúp bạn xác định đúng mình thuộc nhóm nào, cần chuẩn bị gì, và tránh những sai lầm phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối hoặc mất tiền oan.

Mục lục

1. Tôi có bắt buộc phải khai Kakutei Shinkoku năm 2026 (thu nhập 2025) không?
2. "Khai bắt buộc" khác "khai để hoàn thuế" (kanpu shinkoku) thế nào — tôi có nên khai dù không bắt buộc?
3. Mốc thời gian 2026 cần nhớ: khai khi nào, nộp thuế khi nào, hoàn thuế nộp sớm được không?
4. Có người thân ở Việt Nam? Cách xin khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài (fuyo kojo) đúng chuẩn giấy tờ
5. Khấu trừ cơ bản tăng theo cải cách thuế Reiwa 7 — tôi được lợi bao nhiêu?
6. Chuẩn bị hồ sơ và nộp qua e-Tax bằng điện thoại như thế nào?
7. Furusato Nozei + chế độ One-Stop: bẫy "mất hiệu lực" cần biết trước khi khai

Tôi có bắt buộc phải khai Kakutei Shinkoku năm 2026 (thu nhập 2025) không?

Nếu bạn là người làm công ăn lương (kyuuyo shotokusha) và công ty đã làm nenmatsu chosei (quyết toán thuế cuối năm) cho bạn, về nguyên tắc bạn KHÔNG cần tự khai kakutei shinkoku — trừ khi rơi vào 1 trong 3 trường hợp bắt buộc sau:

• Tổng thu nhập lương vượt 20 triệu yên/năm. Ở mức thu nhập này, công ty không được phép làm nenmatsu chosei thay bạn, nên bạn bắt buộc phải tự khai.
• Có thu nhập từ 2 nơi làm việc trở lên, và phần thu nhập từ nơi làm phụ (chưa được khấu trừ tại nguồn) cộng với các khoản thu nhập khác vượt quá 200.000 yên/năm. Đây là trường hợp rất phổ biến với người Việt làm thêm ca 2, chạy Uber Eats, hoặc có hợp đồng freelance ngoài công ty chính.
• Có thu nhập khác ngoài lương và lương hưu vượt quá 200.000 yên/năm — ví dụ thu nhập từ đầu tư chứng khoán (không qua tài khoản đặc biệt tự động khấu trừ), cho thuê nhà, bán tài sản, hoặc các khoản thu ngoài luồng khác.

Nếu bạn chỉ có duy nhất 1 nguồn thu nhập lương, công ty đã làm nenmatsu chosei đầy đủ, và không có khoản thu nào khác vượt 200.000 yên — bạn thuộc nhóm không bắt buộc khai. Nhưng "không bắt buộc" không có nghĩa là "không nên khai" — đọc tiếp mục 2 để biết vì sao.

"Khai bắt buộc" khác "khai để hoàn thuế" (kanpu shinkoku) thế nào — tôi có nên khai dù không bắt buộc?

Đây là điểm rất nhiều người Việt nhầm lẫn. Có 2 loại hồ sơ khác nhau:

• Kakutei shinkoku bắt buộc: dành cho 3 trường hợp nêu ở mục 1. Nếu thuộc diện này mà không khai, bạn có thể bị phạt và truy thu thuế.
• Kanpu shinkoku (khai để xin hoàn thuế): KHÔNG bắt buộc, nhưng nếu bạn có các khoản khấu trừ chưa được áp dụng qua nenmatsu chosei, bạn hoàn toàn có quyền tự khai để đòi lại phần thuế đã nộp thừa.

Bạn nên cân nhắc chủ động khai kanpu shinkoku nếu rơi vào các tình huống sau: (1) chi phí y tế cả năm của gia đình khá cao và muốn xin khấu trừ y tế (iryohi kojo); (2) có quyên góp furusato nozei tại hơn 5 địa phương hoặc muốn khai khấu trừ furusato nozei cùng lúc với khoản khác; (3) đổi việc giữa năm và công ty mới không tổng hợp đủ thu nhập từ công ty cũ để làm nenmatsu chosei chính xác; (4) đủ điều kiện khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài nhưng công ty chưa áp dụng đúng trong nenmatsu chosei.

Điểm quan trọng: hồ sơ hoàn thuế có thời hạn nộp rất dài — tới 5 năm kể từ ngày 1/1 của năm sau năm tính thuế. Với năm tính thuế 2025 (Reiwa 7), bạn có thể nộp hồ sơ hoàn thuế bất cứ lúc nào từ 1/1/2026 đến hết 31/12/2030. Điều này có nghĩa là nếu năm nay bạn quá bận không kịp chuẩn bị giấy tờ, bạn vẫn còn nhiều năm để khai lại và đòi tiền hoàn thuế — miễn là bạn giữ đủ giấy tờ gốc.

Mốc thời gian 2026 cần nhớ: khai khi nào, nộp thuế khi nào, hoàn thuế nộp sớm được không?

Ghi nhớ 4 mốc sau cho mùa khai thuế thu nhập năm 2025 (Reiwa 7):

• 16/2/2026 – 16/3/2026: khoảng thời gian chính thức để nộp hồ sơ khai kakutei shinkoku (áp dụng cho cả diện bắt buộc lẫn diện tự nguyện khai thêm khoản khác ngoài hoàn thuế đơn thuần).
• Trước 13/2/2026: nếu hồ sơ của bạn CHỈ nhằm mục đích xin hoàn thuế (kanpu shinkoku thuần túy, không phát sinh nghĩa vụ nộp thêm thuế), bạn được phép nộp sớm hơn mốc chung — trên thực tế Cục thuế quốc gia (NTA) cho phép nộp hồ sơ hoàn thuế ngay từ ngày 1/1 của năm sau năm tính thuế, tức là có thể nộp từ đầu tháng 1/2026.
• 16/3/2026: hạn chót nộp thuế thu nhập cá nhân và thuế phục hưng đặc biệt (nếu qua khai thuế bạn phát sinh số thuế phải nộp thêm).
• 31/3/2026: hạn chót nộp thuế tiêu dùng, áp dụng cho người có nghĩa vụ khai thuế tiêu dùng (thường chỉ liên quan đến người kinh doanh cá nhân/freelancer đăng ký nộp thuế tiêu dùng, không phải đa số người làm công ăn lương).

Lời khuyên thực tế: nếu bạn chắc chắn hồ sơ của mình chỉ để hoàn thuế (không phát sinh thêm thuế phải nộp), hãy nộp càng sớm càng tốt ngay đầu tháng 1 hoặc đầu tháng 2 — vừa tránh dồn vào cao điểm cuối tháng 3 khi các văn phòng thuế và trung tâm hỗ trợ quá tải, vừa nhận tiền hoàn thuế về tài khoản sớm hơn.

Có người thân ở Việt Nam? Cách xin khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài (fuyo kojo) đúng chuẩn giấy tờ

Đây là khoản khấu trừ rất nhiều người Việt đủ điều kiện nhưng bị từ chối vì thiếu giấy tờ đúng chuẩn. Nếu bạn đang gửi tiền hỗ trợ bố mẹ, vợ/chồng, con cái, anh chị em ở Việt Nam và muốn họ được tính là người phụ thuộc (fuyo) để giảm thuế, dù bạn là lao động phổ thông, kỹ sư, thực tập sinh kỹ năng hay diện kỹ năng đặc định, bạn đều cần nộp đủ 2 loại giấy tờ cho từng người phụ thuộc, cho từng năm:

• Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân (shinzoku kankei shorui): ví dụ giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn — chứng minh mối quan hệ huyết thống hoặc hôn nhân với người phụ thuộc.
• Giấy tờ chứng minh việc gửi tiền (soukin kankei shorui): biên lai chuyển tiền quốc tế, sao kê ngân hàng thể hiện đã gửi tiền đến đúng người phụ thuộc đó trong năm tính thuế. Lưu ý: phải có chứng từ gửi tiền cho TỪNG người phụ thuộc riêng biệt — không thể gộp chung một khoản chuyển tiền cho nhiều người rồi khai chung.

Nếu người phụ thuộc là du học sinh trong độ tuổi 30-69, bạn cần bổ sung thêm giấy tờ chứng minh tình trạng visa du học của họ — quy định này nhằm ngăn tình trạng khai khống người phụ thuộc trong độ tuổi lao động.

Mọi giấy tờ bằng tiếng Việt bắt buộc phải có bản dịch tiếng Nhật đính kèm. Thiếu bản dịch là một trong những lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị công ty hoặc cơ quan thuế từ chối áp dụng khấu trừ.

Một điểm mới cần lưu ý: từ kỳ tính thuế Reiwa 7 (khai đầu 2026), có thêm khoản khấu trừ mới gọi là "Tokutei Shinzoku Tokubetsu Kojo" (特定親族特別控除), áp dụng từ 1/12/2025, liên quan đến người thân trong độ tuổi lao động có thu nhập riêng (ví dụ con đi làm thêm). Đây là khoản khấu trừ khá mới và có điều kiện thu nhập cụ thể, gia đình nào có con em trong diện này nên tìm hiểu kỹ hoặc hỏi thêm chuyên gia vì dễ tính nhầm mức khấu trừ.

Khấu trừ cơ bản tăng theo cải cách thuế Reiwa 7 — tôi được lợi bao nhiêu?

Từ kỳ khai thuế Reiwa 7 (thu nhập năm 2025, khai đầu 2026), mức khấu trừ cơ bản (kiso kojo) — khoản khấu trừ mặc định ai cũng được hưởng — tăng đáng kể theo bậc tổng thu nhập:

• Tổng thu nhập ≤ 132 vạn yên: khấu trừ 95 vạn yên (trước đây chỉ 48 vạn yên)
• Tổng thu nhập 132-336 vạn yên: khấu trừ 88 vạn yên
• Tổng thu nhập 336-489 vạn yên: khấu trừ 68 vạn yên
• Tổng thu nhập 489-655 vạn yên: khấu trừ 63 vạn yên
• Tổng thu nhập 655 vạn - 2.350 vạn yên: khấu trừ 58 vạn yên (tăng từ 48 vạn yên)

Lưu ý quan trọng: các mức 95/88/68/63 vạn yên chỉ áp dụng tạm thời cho 2 năm tính thuế Reiwa 7 và Reiwa 8. Từ Reiwa 9 trở đi, các mức này sẽ đồng nhất trở lại về 58 vạn yên. Nhiều người dễ nhầm đây là thay đổi vĩnh viễn, dẫn đến lập kế hoạch tài chính sai cho các năm sau — cần nhớ đây chỉ là chính sách 2 năm.

Với đa số người Việt đi làm có thu nhập trung bình (dưới 655 vạn yên/năm), mức khấu trừ cơ bản cao hơn năm nay đồng nghĩa với thu nhập chịu thuế thấp hơn, và có thể dẫn đến số thuế đã khấu trừ tại nguồn trong năm bị nộp thừa — đây cũng là một lý do chính đáng để cân nhắc khai kanpu shinkoku ngay cả khi không bắt buộc, đặc biệt nếu công ty bạn tính nenmatsu chosei theo mức khấu trừ cũ.

Chuẩn bị hồ sơ và nộp qua e-Tax bằng điện thoại như thế nào?

Danh sách giấy tờ phổ biến cần chuẩn bị trước khi khai (dù là khai bắt buộc hay khai hoàn thuế):

• Gensen choshuhyo (giấy chứng nhận khấu trừ thuế tại nguồn) từ công ty — nếu làm 2 nơi trong năm, cần xin đủ giấy này từ TẤT CẢ các công ty đã làm việc trong năm, kể cả công ty đã nghỉ.
• Thẻ My Number — bắt buộc để xác thực danh tính khi khai, dù nộp giấy hay nộp online.
• Hóa đơn/biên lai chi phí y tế cả năm nếu muốn khai khấu trừ y tế (iryohi kojo).
• Giấy chứng nhận quyên góp (kifukin juryo shomeisho) nếu có quyên góp furusato nozei và cần khai trong tờ khai thuế (xem thêm mục 7 về bẫy one-stop).
• Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân + chứng minh gửi tiền (đã nêu ở mục 4) nếu khai khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài.

Về cách nộp: bạn có thể lập và nộp tờ khai qua Internet (e-Tax) bằng máy tính hoặc điện thoại thông minh, thông qua chuyên mục "Kakutei shinkoku sho tou sakusei coner" trên trang web của NTA. Từ tháng 1/2026, toàn bộ các màn hình khai thuế thu nhập trên bản smartphone đã được tối ưu lại để thao tác dễ hơn so với các năm trước.

Để khai qua e-Tax bằng smartphone, bạn cần thẻ My Number còn hiệu lực và nhớ đúng 2 loại mật khẩu: mật khẩu chứng thực người dùng (4 chữ số) và mật khẩu chứng thực chữ ký điện tử (6-16 ký tự gồm cả chữ và số). Nếu quên 1 trong 2 mật khẩu này, bạn sẽ phải ra quận/thị trấn nơi cư trú để làm lại thẻ hoặc khôi phục mật khẩu trước — việc này mất thời gian nên nên kiểm tra và thử đăng nhập thử trước mùa khai thuế cao điểm, không nên để sát ngày 16/3 mới phát hiện ra.

Furusato Nozei + chế độ One-Stop: bẫy "mất hiệu lực" cần biết trước khi khai

Nếu bạn có quyên góp furusato nozei (thuế quê hương — chọn 1 địa phương ở Nhật để quyên góp và nhận lại quà đặc sản, đồng thời được khấu trừ thuế) tại 5 địa phương trở xuống và đã đăng ký chế độ one-stop tokurei (chế độ đơn giản hóa, không cần khai thuế riêng cho khoản furusato nozei), thì về nguyên tắc bạn không cần khai khoản này trong tờ khai thuế.

Nhưng đây chính là điểm rất nhiều người mắc bẫy: nếu sau đó bạn phải khai kakutei shinkoku vì bất kỳ lý do nào khác — ví dụ phát sinh nhu cầu khai khấu trừ chi phí y tế, có thu nhập phụ vượt 200.000 yên, hoặc bất kỳ lý do bắt buộc nào — thì đăng ký one-stop trước đó sẽ MẤT HIỆU LỰC HOÀN TOÀN. Khi đó bạn bắt buộc phải khai lại TOÀN BỘ các khoản quyên góp furusato nozei trong chính tờ khai thuế đó, dù trước đó đã đăng ký one-stop đầy đủ.

Rất nhiều người quên mất bước này: họ khai khấu trừ y tế hoặc khai vì lý do khác, nhưng quên khai lại phần furusato nozei — kết quả là mất trắng khoản khấu trừ furusato nozei mà lẽ ra được hưởng, dù đã đăng ký one-stop đúng quy trình từ đầu. Nếu năm nay bạn vừa có furusato nozei vừa có bất kỳ lý do nào khác phải khai thuế, hãy giữ lại toàn bộ giấy chứng nhận quyên góp (kifukin juryo shomeisho) của TẤT CẢ các địa phương đã quyên góp để khai đầy đủ trong cùng 1 tờ khai.

Checklist hành động nhanh

1. Đầu tháng 1/2026: rà lại các nguồn thu nhập trong năm 2025 (lương chính, lương phụ, đầu tư, cho thuê, freelance...) để xác định mình thuộc diện bắt buộc khai hay chỉ có thể khai để hoàn thuế
2. Xin Gensen choshuhyo từ TẤT CẢ công ty đã làm việc trong năm 2025, kể cả công ty đã nghỉ nếu có đổi việc giữa năm
3. Nếu có quyên góp furusato nozei: tập hợp đủ giấy chứng nhận quyên góp (kifukin juryo shomeisho) của tất cả địa phương, đề phòng trường hợp one-stop mất hiệu lực
4. Nếu có người phụ thuộc ở Việt Nam: chuẩn bị giấy chứng minh quan hệ thân nhân + biên lai/sao kê chuyển tiền cho từng người, kèm bản dịch tiếng Nhật, nộp cho công ty hoặc đính kèm hồ sơ khai
5. Nếu muốn khai khấu trừ y tế: tổng hợp toàn bộ hóa đơn/biên lai chi phí y tế của cả gia đình trong năm 2025
6. Kiểm tra và thử đăng nhập My Number trên e-Tax trước, đảm bảo nhớ đúng 2 mật khẩu (4 số và 6-16 ký tự) để không bị kẹt sát hạn nộp
7. Nếu hồ sơ chỉ nhằm hoàn thuế (không phát sinh thêm thuế phải nộp): có thể nộp sớm ngay từ đầu tháng 1/2026, không cần chờ đến 16/2
8. Trước 16/3/2026: nộp hồ sơ khai bắt buộc (nếu thuộc diện) và hoàn tất nộp thuế thu nhập + thuế phục hưng đặc biệt; nếu có thuế tiêu dùng phải nộp thì hạn là 31/3/2026

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Đăng ký one-stop furusato nozei xong yên tâm, sau đó phát sinh nhu cầu khai khấu trừ y tế hoặc lý do khác — quên rằng one-stop MẤT HIỆU LỰC HOÀN TOÀN và quên khai lại phần furusato nozei trong tờ khai, dẫn đến mất trắng khoản khấu trừ đó dù đã đăng ký one-stop đúng quy trình từ đầu
• Nộp giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân và chứng minh gửi tiền cho người phụ thuộc ở Việt Nam bằng tiếng Việt nhưng thiếu bản dịch tiếng Nhật đính kèm — hồ sơ bị công ty hoặc cơ quan thuế từ chối áp dụng khấu trừ người phụ thuộc
• Gộp chung một khoản chuyển tiền cho nhiều người phụ thuộc rồi khai chung, thay vì có chứng từ gửi tiền riêng biệt cho TỪNG người phụ thuộc — không đủ điều kiện chứng minh cho từng trường hợp riêng lẻ
• Đổi việc giữa năm nhưng chỉ nộp Gensen choshuhyo của công ty hiện tại, quên xin và cộng gộp giấy của công ty cũ, hoặc quên khai thu nhập phụ (chạy thêm, freelance) vượt 200.000 yên/năm khiến hồ sơ thiếu thu nhập phải kê khai và có nguy cơ bị truy thu
• Hiểu nhầm mức khấu trừ cơ bản mới (95/88/68/63 vạn yên) là thay đổi vĩnh viễn, trong khi thực tế chỉ áp dụng tạm thời cho Reiwa 7 và Reiwa 8 — dẫn tới lập kế hoạch tài chính hoặc ước tính thuế sai cho các năm từ Reiwa 9 trở đi

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Có nhiều nguồn thu nhập phức tạp cùng lúc (lương + đầu tư chứng khoán + cho thuê nhà + freelance) và cần tính chính xác thu nhập chịu thuế của từng loại, xác định khoản nào nên khai gộp hay khai riêng để tối ưu số thuế phải nộp/được hoàn — cẩm nang này chỉ nêu nguyên tắc chung, không thay thế việc tính toán cụ thể trên hồ sơ thu nhập thực tế của bạn
• Gia đình có nhiều người phụ thuộc ở Việt Nam với độ tuổi và tình trạng khác nhau (bao gồm khả năng áp dụng khoản khấu trừ mới Tokutei Shinzoku Tokubetsu Kojo cho con trong độ tuổi lao động), cần xác định chính xác loại giấy tờ và mức khấu trừ áp dụng cho từng người — khai sai có thể khiến toàn bộ hồ sơ khấu trừ người phụ thuộc bị từ chối
• Đã đăng ký one-stop furusato nozei nhưng giữa mùa khai thuế phát sinh nhu cầu khai thêm khấu trừ y tế hoặc thu nhập khác, cần tư vấn gấp cách khai lại đúng thứ tự để không bị mất khoản hoàn thuế furusato nozei đã tích lũy trong năm

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn khai thuế & tối ưu tài chính cá nhân. Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: NTA - Kakutei shinkoku tokushu (Đặc mục khai thuế Reiwa 7) · NTA - Q&A khai và nộp thuế thu nhập/phục hưng đặc biệt · NTA - No.1900 Người làm công ăn lương cần khai thuế · NTA - Cải cách khấu trừ cơ bản thuế thu nhập Reiwa 7 · NTA - Khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài · NTA - Khai thuế bằng smartphone/My Number Reiwa 7 · NTA - Furusato nozei trong khai thuế