Ba tháng trước ngày hết hạn thẻ lưu trú là mốc quan trọng nhất trong năm với bất kỳ ai đang sống ở Nhật bằng visa lao động, du học hay gia đình lưu trú. Trễ một ngày sau khi thẻ hết hạn, bạn rơi vào tình trạng lưu trú bất hợp pháp (不法滞在) dù đã nộp đơn hay chưa — đây không phải chuyện có thể xin lỗi cho qua ở quầy tiếp nhận của Cục xuất nhập cảnh.
Bài này liệt kê cụ thể mốc thời gian, lệ phí, giấy tờ theo từng loại visa phổ biến với người Việt, và những thay đổi mới nhất tính đến 06/07/2026 — bao gồm cả phương án tăng phí đang được bàn và yêu cầu chứng minh trình độ tiếng mới áp dụng cho diện Kỹ thuật - Tri thức nhân văn - Nghiệp vụ quốc tế (Gijinkoku).
Tóm tắt nhanh
- Nộp đơn gia hạn từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn thẻ lưu trú — nộp sớm hơn phải được cơ quan xuất nhập cảnh địa phương duyệt trước
- Lệ phí hiện hành: 6.000 yên (nộp trực tiếp, tem thu nhập) hoặc 5.500 yên (nộp online), chỉ thu khi đơn được chấp thuận
- Phương án tăng phí mạnh (10.000-75.000 yên tùy thời hạn) đã công bố 24/06/2026 nhưng CHƯA chính thức áp dụng, dự kiến sớm nhất 10/2026
- Diện Gijinkoku nhóm dùng ngôn ngữ giao tiếp/đối nhân phải nộp thêm minh chứng CEFR B2 từ 15/04/2026
- Giấy tờ khác nhau theo từng loại tư cách lưu trú — phải dùng đúng bảng checklist 提出書類一覧表 trên moj.go.jp và sắp theo đúng thứ tự
Gia hạn visa là gì và vì sao mốc 3 tháng quan trọng
- Thông tin xác minh: 06/07/2026
- Nguồn chính: Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (ISA/moj.go.jp)
- Thời điểm nộp sớm nhất: khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn thẻ
- Lệ phí hiện hành: 6.000 yên (trực tiếp) / 5.500 yên (online)
"Gia hạn visa" mà người Việt hay gọi thực chất là thủ tục xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請 — Zairyu kikan koushin kyoka shinsei), nộp tại Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (出入国在留管理庁, viết tắt ISA) khu vực nơi bạn đang cư trú. Đây không phải xin visa mới — bạn vẫn giữ nguyên tư cách lưu trú (kỹ thuật-nhân văn-quốc tế, du học, gia đình lưu trú...) chỉ là kéo dài thời hạn được phép ở lại.
Theo quy định của ISA, đơn được tiếp nhận từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên thẻ lưu trú, áp dụng cho người có thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên (tức visa 1 năm, 3 năm, 5 năm). Nếu bạn đang cầm visa ngắn hơn 6 tháng, mốc nộp có thể khác, cần hỏi trực tiếp quầy tiếp nhận. Trường hợp có lý do đặc biệt — nhập viện dài ngày, đi công tác nước ngoài kéo dài trùng đúng giai đoạn 3 tháng trước hạn — bạn có thể xin nộp sớm hơn, nhưng bắt buộc phải được cơ quan xuất nhập cảnh địa phương chấp thuận trước khi nộp, không phải cứ đến quầy là được giải quyết.
⚠️ Nhiều người Việt chủ quan nghĩ "còn 1-2 tháng nộp cũng kịp". Thực tế nếu hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc bị yêu cầu bổ sung, thời gian xét duyệt tham khảo (riêng diện Gijinkoku) khoảng 2 tuần đến 1 tháng có thể kéo dài hơn nếu cán bộ yêu cầu nộp thêm tài liệu — trong khi hạn thẻ vẫn chạy. Nộp sát ngày hết hạn là tự đẩy mình vào thế bị động.
Ai cần làm và điều kiện áp dụng theo từng loại visa
Danh sách giấy tờ KHÔNG giống nhau giữa các loại tư cách lưu trú. ISA công bố riêng từng bảng checklist chính thức (提出書類一覧表) cho mỗi diện, tải trực tiếp trên trang thủ tục 16-3 của moj.go.jp. Sai lầm phổ biến là dùng chung một bộ giấy tờ cho mọi loại visa — dẫn đến thiếu hồ sơ và bị yêu cầu bổ sung.
Loại tư cách lưu trú | Giấy tờ đặc trưng cần chuẩn bị |
|---|
Du học (留学) | Giấy chứng nhận đang học (在学証明書), bảng điểm, giấy xác nhận tài chính người bảo lãnh |
Gia đình lưu trú (家族滞在) | Giấy chứng nhận đang làm việc/học tập của người bảo lãnh, giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình, giấy chứng nhận thu nhập người bảo lãnh |
Kỹ thuật - Tri thức nhân văn - Nghiệp vụ quốc tế (Gijinkoku) | Hợp đồng lao động, giấy chứng nhận đang làm việc, giấy chứng nhận nộp thuế/thu nhập (課税証明書・納税証明書); nếu thuộc category 3-4 cần thêm minh chứng CEFR B2 |
Kinh doanh - Quản lý (経営・管理) | Báo cáo tài chính công ty, giấy phép kinh doanh, kế hoạch kinh doanh cập nhật |
Kỹ năng đặc định (特定技能) | Hợp đồng lao động theo mẫu quy định, giấy xác nhận từ tổ chức hỗ trợ đăng ký (登録支援機関) nếu có |
Với diện Gijinkoku — nhóm visa phổ biến nhất trong cộng đồng người Việt đi làm tại Nhật — từ ngày 15/04/2026 có thêm yêu cầu mới: nếu công việc của bạn thuộc category 3 hoặc 4 (tức công việc chủ yếu dùng năng lực ngôn ngữ để giao tiếp hoặc làm nghiệp vụ đối nhân, ví dụ phiên dịch nội bộ, chăm sóc khách hàng, điều phối) thì phải nộp thêm tài liệu chứng minh trình độ tiếng Nhật (hoặc ngôn ngữ liên quan) tương đương CEFR B2. Đây là điểm nhiều người bị bất ngờ vì trước đây không cần.
Quy trình nộp hồ sơ từng bước
- Xác định mốc 3 tháng trước hạn (làm ngay khi biết ngày hết hạn): Xem ngày hết hạn ghi trên mặt trước thẻ lưu trú (在留カード), lùi lại 3 tháng để biết ngày sớm nhất được nộp đơn.
- Tải đúng bảng checklist theo loại visa (1 ngày): Vào trang thủ tục 16-3 trên moj.go.jp, chọn đúng tư cách lưu trú đang có để tải bảng 提出書類一覧表 và mẫu đơn 在留期間更新許可申請書.
- Xin giấy chứng nhận nộp thuế/thu nhập tại tòa thị chính (1-3 ngày làm việc): Đến phường/thành phố nơi đăng ký cư trú xin 課税証明書・納税証明書 — một số nơi cần đặt hẹn trước hoặc chỉ cấp trong giờ hành chính.
- Xin giấy tờ từ công ty (3-7 ngày (tùy công ty)): Liên hệ phòng nhân sự xin giấy chứng nhận đang làm việc, hợp đồng lao động (bản sao có dấu công ty), bảng lương gần nhất. Nếu thuộc category 3-4 của Gijinkoku, xin thêm giấy xác nhận trình độ ngôn ngữ.
- Sắp xếp hồ sơ đúng thứ tự và nộp tại quầy hoặc online (nộp trong ngày): Sắp giấy tờ theo đúng thứ tự số trong bảng checklist chính thức. Nộp trực tiếp tại Cục xuất nhập cảnh khu vực hoặc qua hệ thống trực tuyến nếu đủ điều kiện đăng ký online.
- Đóng lệ phí khi đơn được chấp thuận (khi nhận kết quả): Lệ phí chỉ thu SAU khi đơn được duyệt — 6.000 yên bằng tem thu nhập nếu nộp trực tiếp, 5.500 yên nếu nộp online.
Chi phí gia hạn visa: hiện tại và phương án sắp thay đổi
Khoản chi | Chi phí (JPY) | Ghi chú |
|---|
Nộp trực tiếp tại quầy (hiện hành, từ 4/2025) | 6.000 yên | tem thu nhập, chỉ thu khi đơn được chấp thuận |
Nộp qua hệ thống online (hiện hành) | 5.500 yên | chỉ thu khi đơn được chấp thuận |
Phương án mới — thời hạn ≤ 3 tháng (đề xuất, chưa chốt) | khoảng 10.000 yên | không áp dụng giảm khi nộp online |
Phương án mới — thời hạn 1 năm (đề xuất, chưa chốt) | khoảng 33.000 yên | nộp online có thể giảm tối đa 10.000 yên |
Phương án mới — thời hạn 3-5 năm (đề xuất, chưa chốt) | khoảng 64.000 yên | nộp online có thể giảm tối đa 10.000 yên |
ℹ️ Ngày 24/06/2026, Cục xuất nhập cảnh công bố phương án tăng mạnh lệ phí gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú theo thời hạn được cấp, dự kiến áp dụng sớm nhất từ tháng 10/2026. Mức phí và thời điểm áp dụng CHÍNH THỨC CHƯA được chốt — đây mới là phương án đề xuất. Nếu hạn thẻ của bạn rơi vào khoảng gần hoặc sau tháng 10/2026, nên theo dõi thông báo chính thức trên moj.go.jp trước khi lên kế hoạch tài chính cho lần gia hạn tới.
Lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại hoặc từ chối
⚠️ Nộp muộn hơn ngày hết hạn thẻ: dù chỉ trễ 1 ngày, bạn rơi vào diện lưu trú quá hạn (オーバーステイ) — ảnh hưởng trực tiếp đến các lần xin visa/gia hạn sau này, kể cả xin vĩnh trú.
- Dùng nhầm bảng checklist của loại visa khác — ví dụ lấy giấy tờ mẫu diện du học để nộp cho diện Gijinkoku, dẫn đến thiếu tài liệu bắt buộc
- Mức lương ghi trong hợp đồng thấp hơn mặt bằng thống kê cơ cấu lương cơ bản (賃金構造基本統計調査) — tham chiếu khoảng 190.000 yên/tháng trở lên tùy ngành nghề và khu vực; lương thấp hơn mặt bằng dễ bị nghi ngờ về tính hợp lý của công việc
- Thiếu giấy chứng nhận nộp thuế do chưa đóng thuế cư trú đầy đủ hoặc đóng trễ hạn — kiểm tra kỹ trước khi xin giấy tại tòa thị chính
- Với diện Gijinkoku category 3-4: quên nộp minh chứng trình độ ngôn ngữ CEFR B2 theo quy định mới từ 15/04/2026
- Khai thông tin không khớp giữa đơn xin gia hạn và hồ sơ công ty (ví dụ mức lương, chức danh) — bị xem là khai gian, có thể dẫn đến từ chối thẳng
- Có vi phạm pháp luật trong thời gian lưu trú trước đó (kể cả vi phạm giao thông nghiêm trọng) — cán bộ xét duyệt sẽ đối chiếu và có thể ảnh hưởng đến kết quả
Mẹo thực tế cho người Việt khi chuẩn bị hồ sơ
- Đặt lịch nhắc trước 3.5 tháng (không phải đúng 3 tháng) để có thời gian dư xin giấy tờ từ công ty và tòa thị chính — nhiều công ty Nhật xử lý giấy tờ nhân sự khá chậm, đặc biệt vào mùa quyết toán tháng 3-4
- Nếu công ty chậm cấp giấy chứng nhận đang làm việc, có thể xin trước dạng nháp rồi bổ sung bản chính thức sau — hỏi trực tiếp quầy tiếp nhận ISA về việc này thay vì tự đoán
- Giữ lại bản photo mọi giấy tờ đã nộp lần gia hạn trước — nhiều mục thông tin lặp lại giữa các lần, tiết kiệm thời gian điền đơn
- Với diện gia đình lưu trú, giấy tờ của người bảo lãnh (vợ/chồng/cha mẹ có visa lao động) phải luôn cập nhật cùng lúc — không nộp hồ sơ gia hạn của người phụ thuộc mà thiếu giấy tờ mới nhất của người bảo lãnh
- Nếu tiếng Nhật đọc hiểu đơn từ còn hạn chế, nên nhờ người quen rành tiếng hoặc dùng dịch vụ hành chính thư sĩ (行政書士) hỗ trợ rà soát bảng checklist trước khi nộp — chi phí dịch vụ thường thấp hơn nhiều so với rủi ro hồ sơ bị trả lại và lỡ mất mốc hạn thẻ
- Theo dõi thông báo về mức phí mới từ Cục xuất nhập cảnh nếu ngày hết hạn thẻ của bạn gần mốc tháng 10/2026 trở đi, để chuẩn bị tài chính phù hợp
Việc cần làm trước khi nộp hồ sơ gia hạn
- Kiểm tra ngày hết hạn ghi trên thẻ lưu trú (在留カード) — đánh dấu lịch trước 3 tháng
- Xác định đúng loại tư cách lưu trú đang có (du học, gia đình lưu trú, kỹ thuật-nhân văn-quốc tế, kinh doanh-quản lý...) để tải đúng bảng checklist 提出書類一覧表 trên moj.go.jp
- Xin Giấy chứng nhận nộp thuế/thu nhập (課税証明書・納税証明書) tại tòa thị chính (phường/thành phố) — lưu ý một số nơi cần hẹn trước
- Liên hệ phòng nhân sự công ty xin giấy chứng nhận đang làm việc, hợp đồng lao động, bảng lương 3-6 tháng gần nhất
- Nếu thuộc diện Gijinkoku nhóm dùng ngôn ngữ để giao tiếp/nghiệp vụ đối nhân (category 3-4): chuẩn bị minh chứng trình độ tiếng tương đương CEFR B2
- Chuẩn bị 6.000 yên tem thu nhập (nộp trực tiếp) hoặc chuẩn bị tài khoản nộp online (5.500 yên) — chỉ thu khi đơn được duyệt
- Sắp xếp toàn bộ giấy tờ đúng thứ tự số trong bảng checklist chính thức trước khi nộp
- Nếu con dưới 18 tuổi có thẻ cấp trước 13/6/2026 gắn hạn theo sinh nhật 16 tuổi — kiểm tra riêng mốc hiệu lực
- Theo dõi cập nhật lệ phí mới (có thể tăng từ 10/2026) trên moj.go.jp trước khi nộp đơn gần mốc đó
Câu hỏi thường gặp
Nộp gia hạn visa Nhật trước bao lâu thì hợp lệ?
Cơ quan xuất nhập cảnh tiếp nhận đơn 在留期間更新許可申請 từ khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên thẻ lưu trú, áp dụng cho người có thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên. Nếu có lý do đặc biệt như nhập viện dài ngày hoặc công tác ở nước ngoài, bạn có thể xin nộp sớm hơn nhưng phải được cơ quan xuất nhập cảnh địa phương chấp thuận trước, không tự ý nộp sớm mà không hỏi.
Lệ phí gia hạn visa hiện tại là bao nhiêu, có sắp tăng không?
Tính đến 06/07/2026, lệ phí là 6.000 yên (tem thu nhập, nộp trực tiếp tại quầy) hoặc 5.500 yên (nộp online), chỉ thu khi đơn được chấp thuận. Ngày 24/06/2026 Cục xuất nhập cảnh đã công bố phương án tăng mạnh theo thời hạn được cấp — khoảng 10.000-75.000 yên tùy thời hạn, dự kiến sớm nhất từ tháng 10/2026, nhưng mức phí và thời điểm CHÍNH THỨC CHƯA được chốt nên cần theo dõi moj.go.jp.
Hồ sơ gia hạn diện kỹ thuật-nhân văn-quốc tế (Gijinkoku) cần thêm gì mới không?
Có. Từ 15/04/2026, người thuộc nhóm công việc chủ yếu dùng ngôn ngữ để giao tiếp hoặc làm nghiệp vụ đối nhân (category 3 hoặc 4) phải nộp thêm minh chứng trình độ tiếng tương đương CEFR B2 khi xin gia hạn hoặc chuyển đổi tư cách lưu trú. Ngoài ra hồ sơ vẫn cần Giấy chứng nhận nộp thuế và các giấy tờ công ty như thường lệ.
Vì sao hồ sơ gia hạn diện lao động kỹ thuật bị từ chối?
Ba lý do phổ biến nhất là: mức lương thấp hơn mặt bằng thống kê cơ cấu lương cơ bản (賃金構造基本統計調査, tham chiếu khoảng 190.000 yên/tháng trở lên tùy ngành và khu vực), có vi phạm pháp luật trong thời gian lưu trú, hoặc khai gian/thiếu trung thực trong giấy tờ nộp. Kiểm tra kỹ hợp đồng lao động và bảng lương trước khi nộp để tránh bị soi vào điểm này.
Thẻ lưu trú của con tôi có ngày hết hạn theo sinh nhật 16 tuổi thì tính thế nào?
Nếu thẻ được cấp trước 13/06/2026 và có ngày hết hạn gắn với sinh nhật 16 tuổi, đơn xin gia hạn hiệu lực thẻ có thể nộp từ 6 tháng trước sinh nhật 16 tuổi cho đến đúng ngày hết hạn ghi trên thẻ. Nhưng từ 14/06/2026, hệ thống thẻ lưu trú đặc định mới (特定在留カード) đã chuyển mốc tuổi tính hiệu lực từ 16 sang 18 tuổi, nên cần kiểm tra thẻ con đang cầm thuộc quy định nào.
Bài viết dựa trên thông tin xác minh đến 06/07/2026 từ Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (moj.go.jp) và tổng hợp thực tiễn hành chính qua văn phòng hành chính thư sĩ (gyoseishoshi). Phương án tăng phí công bố 24/06/2026 CHƯA chính thức áp dụng — độc giả cần kiểm tra lại trên moj.go.jp trước khi nộp hồ sơ gần mốc 10/2026.
