Khi mới sang Nhật, bạn cần ưu tiên đăng ký địa chỉ và thẻ My Number tại tòa thị chính trong vòng 14 ngày. Tiếp theo là mở tài khoản ngân hàng và đăng ký SIM điện thoại để tiện lợi cho cuộc sống hàng ngày.
1. Hoàn tất các thủ tục hành chính cơ bản
Ngay sau khi nhập cảnh, thẻ lưu trú (Zairyu Card) sẽ được cấp tại sân bay (hoặc gửi về sau). Đây là giấy tờ quan trọng nhất, dùng để thực hiện hầu hết các thủ tục hành chính tại Nhật. Trong vòng 14 ngày kể từ khi có địa chỉ cư trú, bạn phải đến tòa thị chính (shiyakusho hoặc kuyakusho) của địa phương để đăng ký.
- Đăng ký địa chỉ cư trú (住民票 Jūminhyō): Mang theo hộ chiếu và thẻ Zairyu Card đến quầy phụ trách đăng ký cư trú. Sau khi đăng ký, địa chỉ của bạn sẽ được in mặt sau thẻ Zairyu Card. Đây là bước bắt buộc và là nền tảng cho các thủ tục khác.
- Đăng ký Thẻ My Number (マイナンバーカード): Thẻ My Number là mã số định danh cá nhân, cần thiết cho các thủ tục thuế, bảo hiểm xã hội và nhiều dịch vụ hành chính khác. Bạn sẽ nhận được Thông báo My Number (通知カード Tsūchi Kādo) qua đường bưu điện sau khi đăng ký địa chỉ. Sau đó, bạn có thể nộp đơn xin cấp Thẻ My Number vật lý (マイナンバーカード My Number Card) tại tòa thị chính hoặc qua đường bưu điện. Thẻ này có ảnh và có thể dùng làm giấy tờ tùy thân.
- Đăng ký Bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険 Kokumin Kenkō Hoken – Kokuho): Nếu bạn không có bảo hiểm y tế từ công ty (shakai hoken), bạn bắt buộc phải tham gia Kokuho. Thủ tục này được thực hiện tại quầy bảo hiểm của tòa thị chính. Phí bảo hiểm sẽ được tính dựa trên thu nhập và địa phương bạn sinh sống.
- Đăng ký Bảo hiểm lương hưu quốc dân (国民年金 Kokumin Nenkin – Nenkin): Tương tự Kokuho, nếu bạn không có bảo hiểm lương hưu từ công ty, bạn sẽ tự động được đăng ký tham gia Nenkin khi đăng ký Kokuho. Bạn sẽ nhận được thông báo và hóa đơn đóng Nenkin qua đường bưu điện. Việc đóng Nenkin là bắt buộc.
2. Thiết lập tài chính cá nhân
Mở tài khoản ngân hàng là bước thiết yếu để nhận lương, thanh toán hóa đơn và quản lý tài chính. Các ngân hàng Nhật Bản thường có yêu cầu về thời gian cư trú, nhưng một số ngân hàng thân thiện hơn với người nước ngoài mới đến.
- Mở tài khoản ngân hàng: Các ngân hàng như Yucho Bank (ゆうちょ銀行) hoặc Shinsei Bank (新生銀行) thường dễ dàng hơn cho người nước ngoài mới sang. Các ngân hàng lớn khác như SMBC, MUFG, Mizuho có thể yêu cầu bạn đã cư trú tại Nhật Bản ít nhất 6 tháng. Giấy tờ cần thiết thường bao gồm: Thẻ Zairyu Card (đã có địa chỉ), hộ chiếu, số điện thoại liên lạc tại Nhật, và đôi khi là con dấu cá nhân (hanko). Bạn sẽ nhận được thẻ ghi nợ (debit card) và sổ tài khoản (tsūchō) sau khi mở tài khoản.
- Tìm hiểu về các phương thức thanh toán: Ngoài tiền mặt, Nhật Bản cũng phổ biến các loại thẻ IC (Suica, Pasmo) và ứng dụng thanh toán di động (PayPay, Line Pay, Rakuten Pay). Ban đầu, tiền mặt và thẻ ghi nợ là đủ, nhưng dần dần bạn có thể khám phá thêm các lựa chọn khác.
3. Kết nối và đi lại
Có một số điện thoại và phương tiện đi lại tiện lợi sẽ giúp bạn hòa nhập nhanh chóng và dễ dàng hơn trong cuộc sống hàng ngày.
- Đăng ký SIM điện thoại/Internet: Bạn có thể chọn mua SIM từ các nhà mạng lớn như Docomo, AU, Softbank hoặc các nhà mạng ảo (MVNO) như Y!mobile, UQ Mobile, Rakuten Mobile, IIJmio, Mobal. Các MVNO thường có gói cước rẻ hơn và thủ tục đơn giản hơn cho người nước ngoài. Bạn cần thẻ Zairyu Card và tài khoản ngân hàng (hoặc thẻ tín dụng) để đăng ký.
- Mua thẻ IC đi lại (Suica/Pasmo/Icoca): Đây là những thẻ điện tử dùng để thanh toán khi đi tàu điện, xe buýt và thậm chí mua sắm tại các cửa hàng tiện lợi. Bạn có thể mua và nạp tiền tại các máy bán vé tự động ở ga tàu. Thẻ này giúp việc di chuyển trở nên vô cùng tiện lợi.
- Tìm hiểu về hệ thống giao thông công cộng: Nhật Bản có hệ thống tàu điện và xe buýt phức tạp nhưng rất hiệu quả. Sử dụng các ứng dụng như Google Maps hoặc Japan Transit Planner (乗り換え案内 Norikae Annai) để tìm đường và kiểm tra lịch trình.
4. Sắp xếp cuộc sống sinh hoạt ban đầu
Những ngày đầu tiên là lúc bạn cần làm quen với môi trường sống mới. Việc tìm hiểu các tiện ích xung quanh và quy định địa phương sẽ giúp bạn ổn định nhanh chóng.
- Mua sắm nhu yếu phẩm: Các cửa hàng tiện lợi (konbini) như 7-Eleven, FamilyMart, Lawson có mặt ở khắp nơi và bán đủ mọi thứ từ đồ ăn, thức uống đến đồ dùng cá nhân. Để mua sắm tiết kiệm hơn, hãy tìm đến các siêu thị (supermarket) hoặc cửa hàng 100 yên (Daiso, Seria, Can Do).
- Tìm hiểu quy định đổ rác: Nhật Bản có quy định phân loại rác rất nghiêm ngặt và khác nhau tùy từng địa phương. Hãy tìm hiểu kỹ lịch đổ rác và cách phân loại rác của khu vực bạn sống để tránh bị nhắc nhở hoặc phạt.
- Tìm hiểu các dịch vụ khẩn cấp: Ghi nhớ các số điện thoại khẩn cấp: Cảnh sát (110) và Cứu hỏa/Cấp cứu (119). Biết vị trí các bệnh viện, phòng khám gần nhà cũng rất quan trọng.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần con dấu (hanko) khi mới sang Nhật không?
Ban đầu, bạn không nhất thiết phải có con dấu cá nhân (hanko) vì chữ ký vẫn được chấp nhận trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên, một số thủ tục như mở tài khoản ngân hàng ở một số nơi hoặc ký hợp đồng thuê nhà dài hạn có thể yêu cầu hanko. Bạn có thể làm hanko tại các cửa hàng chuyên dụng với chi phí khoảng vài nghìn yên.
Tôi nên làm gì nếu không biết tiếng Nhật khi thực hiện các thủ tục hành chính?
Đừng lo lắng! Nhiều tòa thị chính lớn có dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ hoặc nhân viên có thể nói tiếng Anh. Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng dịch thuật trên điện thoại hoặc nhờ bạn bè, người quen hỗ trợ. Chuẩn bị sẵn các thông tin cá nhân và mục đích của bạn bằng tiếng Nhật cơ bản cũng sẽ giúp ích rất nhiều.
Mất bao lâu để hoàn thành các thủ tục ban đầu này?
Việc đăng ký địa chỉ và My Number tại tòa thị chính thường chỉ mất vài giờ. Mở tài khoản ngân hàng có thể mất từ 30 phút đến 1 tiếng tại quầy, nhưng việc nhận thẻ và sổ tài khoản có thể mất vài ngày đến vài tuần qua đường bưu điện. Đăng ký SIM điện thoại thường nhanh chóng, có thể hoàn thành trong cùng ngày. Tổng cộng, bạn nên dành khoảng 1-2 tuần đầu tiên để giải quyết các thủ tục thiết yếu này.
