Checklist 30 ngày đầu ở Nhật 2026

30 ngày đầu tiên ở Nhật quyết định gần như toàn bộ trải nghiệm sống của bạn sau này: chậm một thủ tục hành chính, bạn có thể mất cả tháng chạy lại từ đầu để mở được tài khoản ngân hàng hay đăng ký bảo hiểm.

Bài này không liệt kê chung chung "cần làm giấy tờ" mà đi thẳng vào mốc thời gian cụ thể, số tiền cụ thể, tên biểu mẫu và cơ quan cụ thể — áp dụng cho tình hình chính sách tại Nhật tính đến 06/07/2026, bao gồm cả thay đổi lớn vừa có hiệu lực từ giữa tháng 6/2026 về thẻ lưu trú.

Dù bạn mới sang diện du học, kỹnănghoặc lao động, trình tự 14 ngày đầu gần như giống nhau — khác biệt chỉ ở vài thủ tục phụ tùy tư cách lưu trú.

Tóm tắt nhanh

• Mốc bắt buộc quan trọng nhất: nộp 転入届 (đơn khai chuyển đến) tại tòa thị chính trong vòng 14 ngày kể từ khi xác định chỗ ở mới
• Từ 14/6/2026 có Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) gộp Thẻ lưu trú + My Number, nhưng đây là lựa chọn TỰ NGUYỆN, không phải việc bắt buộc trong 30 ngày đầu
• Bảo hiểm hưu trí quốc dân năm tài khóa Reiwa 8 là 17.920 yên/tháng, nên đăng ký đóng trước (前納) ngay trong tháng đầu để tiết kiệm tới 17.370 yên/năm
• Phí gia hạn tư cách lưu trú hiện là 6.000 yên (giấy)/5.500 yên (online) nhưng có dự thảo tăng mạnh trong năm tài khóa 2026 — cần theo dõi thông báo chính thức trước khi nộp hồ sơ
• Muốn mở tài khoản ngân hàng phải có đủ 3 thứ: Thẻ lưu trú còn hạn trên 6 tháng, 住民票 (chỉ có sau khi nộp 転入届), và một giấy tờ phụ

Vì sao checklist 30 ngày đầu quan trọng hơn bạn nghĩ

• Thông tin xác minh: 06/07/2026
• Thay đổi lớn nhất 2026: Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) — nhận hồ sơ từ 15/6/2026, tự nguyện
• Mốc bắt buộc: Nộp 転入届 trong vòng 14 ngày kể từ ngày xác định chỗ ở
• Phí gia hạn tư cách lưu trú hiện hành: 6.000 yên (giấy) / 5.500 yên (online)
• Bảo hiểm hưu trí quốc dân FY Reiwa 8: 17.920 yên/tháng (từ 1/4/2026)

Nhiều bạn mới sang nghĩ 30 ngày đầu chỉ cần lo chỗ ở và sim điện thoại. Thực tế, đây là giai đoạn có đúng một cửa sổ pháp lý bắt buộc — 14 ngày để nộp đơn khai chuyển đến (転入届) tại tòa thị chính nơi bạn cư trú, theo quy định của Bộ Nội vụ và Truyền thông (総務省). Nếu bỏ lỡ mốc này, không phải bạn bị phạt ngay, nhưng toàn bộ chuỗi thủ tục phía sau — mở tài khoản ngân hàng, đăng ký bảo hiểm y tế, ký hợp đồng điện nước — đều bị treo lại vì tất cả đều cần giấy chứng nhận cư trú (住民票), mà 住民票 chỉ được cấp SAU KHI bạn đã nộp 転入届 thành công.

Năm 2026 có thêm một biến số mới: từ ngày 14/6/2026, Nhật Bản chính thức vận hành hệ thống Thẻ lưu trú đặc định, gộp Thẻ lưu trú (在留カード) và Thẻ My Number (マイナンバーカード) thành một thẻ vật lý duy nhất. Cục xuất nhập cảnh (出入国在留管理庁) bắt đầu nhận hồ sơ xin cấp từ ngày làm việc kế tiếp là 15/6/2026. Tin quan trọng cần nhớ: đây KHÔNG phải thủ tục bắt buộc trong 30 ngày đầu, và không phải ai mới nhập cảnh cũng cần quan tâm ngay — nó chỉ áp dụng cho người cư trú trung dài hạn (中長期在留者) đã có đăng ký trong Sổ cư dân cơ bản, tức là bạn phải hoàn tất 転入届 trước đã thì mới đủ điều kiện xin thẻ này.

Thẻ lưu trú đặc định 2026 — nên hiểu đúng để khỏi hoang mang

• 特定在留カード là thẻ TÍCH HỢP — không thay thế bắt buộc, bạn vẫn có quyền giữ 2 thẻ riêng (Thẻ lưu trú + My Number) như trước giờ, không ai ép đổi
• Đối tượng đủ điều kiện: người cư trú trung dài hạn (中長期在留者) và diện vĩnh trú đặc biệt, với điều kiện đã đăng ký trong Sổ cư dân cơ bản (tức đã có 住民票)
• Nếu bạn đã có My Number card hợp lệ từ trước, khi ra Cục xuất nhập cảnh địa phương làm thủ tục xin Thẻ lưu trú đặc định thì KHÔNG cần chạy thêm một vòng ra phường/quận làm thủ tục My Number riêng nữa — đây là điểm tiện lợi thực sự, gộp 2 lượt đi lại thành 1
• Vì thủ tục này nộp tại Cục xuất nhập cảnh (không phải tòa thị chính), và vì nó tự nguyện, lời khuyên thực tế: đừng vội đăng ký trong tháng đầu khi bạn còn đang xử lý hàng loạt giấy tờ gấp hơn (bảo hiểm, ngân hàng, nhà ở) — để việc này lại làm sau khi ổn định cuộc sống, trong vòng vài tháng đầu vẫn còn kịp

Quy trình 14 ngày đầu — làm đúng thứ tự để không phải đi lại nhiều lần

1. Bước 1 — Kiểm tra Thẻ lưu trú ngay tại sân bay (Ngày nhập cảnh): Nếu nhập cảnh diện lưu trú trung dài hạn qua các sân bay lớn (Narita, Haneda, Kansai, Chubu, Fukuoka, New Chitose...), Thẻ lưu trú thường được cấp ngay tại quầy nhập cảnh. Nếu chưa được cấp tại sân bay (một số sân bay nhỏ), bạn sẽ nhận sau qua đường bưu điện đến địa chỉ đăng ký — lúc đó dùng hộ chiếu đóng dấu để làm thủ tục tạm.
2. Bước 2 — Xác định chỗ ở và ghi chính xác địa chỉ (Ngày 1-3): Địa chỉ cần ghi đúng theo định dạng hành chính Nhật (số nhà, chome, quận, thành phố, tỉnh) bằng cả Kanji và Romaji — đây là thông tin bắt buộc điền trong 転入届.
3. Bước 3 — Nộp Đơn khai chuyển đến (転入届) tại tòa thị chính (Trong vòng 14 ngày — nên làm ngay tuần đầu): Mang Thẻ lưu trú (hoặc hộ chiếu nếu chưa có thẻ) đến quầy dân sự (市民課/区役所の窓口) của tòa thị chính nơi ở mới. Đây là căn cứ pháp lý bắt buộc trong vòng 14 ngày kể từ ngày xác định nơi ở, theo quy định của soumu.go.jp. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ được ghi nhận vào Sổ cư dân cơ bản và có thể xin cấp 住民票.
4. Bước 4 — Đăng ký bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí quốc dân cùng lúc (Cùng ngày hoặc ngay sau bước 3): Hầu hết tòa thị chính cho phép làm bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険, nếu công ty không cấp bảo hiểm xã hội cho bạn) và bảo hiểm hưu trí quốc dân (国民年金) ngay tại cùng một lượt với 転入届. Hỏi rõ mức đóng nenkin hiện hành 17.920 yên/tháng (năm tài khóa Reiwa 8, hiệu lực từ 1/4/2026) và hỏi về chế độ miễn giảm nếu là du học sinh làm thêm.
5. Bước 5 — Xin cấp 住民票 (giấy chứng nhận cư trú) (Ngay sau khi 転入届 được xử lý, thường trong ngày): Xin ít nhất 1-2 bản — bạn sẽ cần dùng để mở tài khoản ngân hàng, đăng ký SIM trả sau, ký hợp đồng thuê nhà hoặc điện nước gas. Phí thường vài trăm yên/bản tùy địa phương.
6. Bước 6 — Mở tài khoản ngân hàng (Tuần 2): Chuẩn bị Thẻ lưu trú còn hiệu lực, 住民票 vừa xin được, và một giấy tờ bổ sung (My Number card, thẻ bảo hiểm y tế, hoặc bằng lái xe Nhật nếu có). Lưu ý: nếu thời hạn lưu trú của bạn dưới 6 tháng, luật coi bạn là 'người không cư trú' (非居住者) và ngân hàng có thể từ chối mở tài khoản thường theo quy định của Hiệp hội Ngân hàng Nhật Bản (全国銀行協会).
7. Bước 7 — Đăng ký SIM, điện, nước, gas cho nhà mới (Tuần 2-3): Dùng 住民票 và Thẻ lưu trú để ký hợp đồng. Một số nhà mạng yêu cầu thêm thẻ ngân hàng Nhật hoặc thẻ tín dụng để đăng ký thanh toán tự động.

Bảng chi phí cần chuẩn bị trong tháng đầu

Lỗi thường gặp khiến người Việt mất thời gian oan

• Đi mở tài khoản ngân hàng trước khi có 住民票 — bị từ chối vì thiếu giấy tờ, phải quay lại tòa thị chính rồi đi ngân hàng lần 2
• Nhầm lẫn Thẻ lưu trú đặc định là thủ tục bắt buộc phải làm ngay — thực tế đây là lựa chọn tự nguyện, không cần vội trong 30 ngày đầu, ưu tiên các việc cấp bách hơn trước
• Không hỏi về chế độ miễn giảm nenkin cho du học sinh làm thêm (学生納付特例), dẫn đến phải đóng đủ 17.920 yên/tháng trong khi có thể được giảm hoặc hoãn
• Đóng nenkin theo tháng suốt cả năm mà không biết có thể đóng trước (前納) qua trừ tài khoản để tiết kiệm 4.510-17.370 yên/năm
• Chờ đến sát ngày hết hạn lưu trú mới đi gia hạn, không kịp theo dõi thông báo về mức phí mới có thể thay đổi trong năm 2026
• Nhầm ngày mốc thuế cư trú — tưởng mới sang thì không phải đóng thuế cư trú năm nào, trong khi nguyên tắc là tính theo nơi cư trú vào đúng ngày 1/1 hằng năm

Mẹo thực tế cho người Việt mới sang Nhật

• In sẵn địa chỉ nhà mới bằng cả Kanji và Romaji trên điện thoại trước khi ra tòa thị chính — nhân viên quầy dân sự thường không nói tiếng Anh, việc có sẵn địa chỉ viết đúng giúp rút ngắn thời gian xử lý đáng kể
• Xin dư 2-3 bản 住民票 ngay lần đầu, tránh phải quay lại tòa thị chính nhiều lần vì mỗi nơi (ngân hàng, nhà mạng, công ty điện nước) đều muốn giữ bản gốc riêng
• Hỏi thẳng nhân viên cửa sổ nenkin về chế độ 学生納付特例 (miễn giảm cho du học sinh) hoặc 納付猶予 (hoãn đóng cho người thu nhập thấp) ngay trong lần đăng ký đầu tiên — họ không tự động giới thiệu nếu bạn không hỏi
• Nếu định ở Nhật dài hạn và tài chính đã ổn định, đăng ký 前納 2 năm ngay từ tháng đầu để tiết kiệm 17.370 yên, đồng thời giảm việc phải nhớ đóng tiền hàng tháng
• Việc đổi sang Thẻ lưu trú đặc định nên để sau khi đã ổn định — không có deadline gấp trong 30 ngày đầu, và nếu bạn chưa có My Number card thì quy trình có thể phức tạp hơn, nên tìm hiểu kỹ tại Cục xuất nhập cảnh địa phương trước khi đăng ký
• Lưu số hotline hoặc trang web tiếng Anh/dịch của moj.go.jp, nenkin.go.jp phòng khi cần tra cứu nhanh mà không có người phiên dịch bên cạnh
• Nếu công ty tuyển dụng có bộ phận nhân sự hỗ trợ thủ tục hành chính, tận dụng ngay trong tháng đầu — nhiều công ty Nhật có sẵn quy trình đưa nhân viên nước ngoài đi làm 転入届 và mở tài khoản ngân hàng cùng lúc

Checklist việc cần làm trong 30 ngày đầu ở Nhật (2026)

1. Ngày 1-3: Nhận Thẻ lưu trú tại sân bay (nếu chưa có, mang hộ chiếu), xác định chỗ ở, ghi lại địa chỉ chính xác bằng chữ Kanji/Romaji
2. Trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến: mang Thẻ lưu trú/hộ chiếu ra tòa thị chính (yakuba/kuyakusho) nộp Đơn khai chuyển đến (転入届)
3. Cùng buổi làm転入届: đăng ký tham gia Bảo hiểm y tế quốc dân (nếu không có bảo hiểm công ty) và Bảo hiểm hưu trí quốc dân (国民年金)
4. Hỏi rõ mức đóng nenkin 17.920 yên/tháng (năm tài khóa Reiwa 8) và cân nhắc đăng ký 前納 (đóng trước) để được giảm tiền
5. Xin cấp 住民票 (giấy chứng nhận cư trú) ít nhất 1-2 bản để dùng mở tài khoản ngân hàng, đăng ký SIM, hợp đồng nhà
6. Mở tài khoản ngân hàng: chuẩn bị Thẻ lưu trú còn hạn trên 6 tháng, 住民票, thêm 1 giấy tờ phụ (My Number/bảo hiểm y tế/bằng lái)
7. Đăng ký con dấu Hanko/Inkan nếu ngân hàng hoặc công ty yêu cầu (tùy nơi)
8. Đăng ký SIM/nhà mạng, mở hợp đồng điện-nước-gas cho nhà mới
9. Tìm hiểu và nếu muốn thì đặt lịch tại Cục xuất nhập cảnh địa phương để xin Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) — lưu ý đây là thủ tục TỰ NGUYỆN, không bắt buộc trong 30 ngày đầu
10. Nếu đang xin gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú: chuẩn bị phí 6.000 yên (nộp giấy) hoặc 5.500 yên (nộp online), đồng thời theo dõi thông báo chính thức về mức phí mới có thể tăng trong năm tài khóa 2026
11. Ghi chú mốc 1/1 hằng năm liên quan thuế cư trú để lập kế hoạch tài chính dài hạn
12. Lưu số điện thoại/email của Cục xuất nhập cảnh vùng, tòa thị chính, Cơ quan Hưu trí Nhật Bản (nenkin.go.jp) để tra cứu khi cần

Câu hỏi thường gặp

Tôi phải làm gì đầu tiên khi vừa đặt chân đến Nhật?

Kiểm tra Thẻ lưu trú (在留カード) đã được cấp tại sân bay hay chưa — nếu là visa trung dài hạn nhập cảnh qua sân bay lớn (Narita, Haneda, Kansai, Chubu...) thường được cấp ngay. Sau đó việc quan trọng nhất là xác định chỗ ở và mang thẻ ra tòa thị chính nộp 転入届 trong vòng 14 ngày — đây là mốc pháp lý, trễ có thể bị nhắc nhở hoặc gây khó khi làm các thủ tục sau này.

Không nộp 転入届 đúng hạn 14 ngày thì có sao không?

Về nguyên tắc đây là nghĩa vụ theo luật cư trú cơ bản (căn cứ Bộ Nội vụ và Truyền thông - soumu.go.jp). Trên thực tế nhiều tòa thị chính vẫn tiếp nhận hồ sơ trễ, nhưng bạn sẽ không có 住民票 để mở tài khoản ngân hàng, đăng ký bảo hiểm, ký hợp đồng nhà — mọi thứ đều bị đình trệ theo. Tốt nhất nên làm ngay trong tuần đầu, đừng để sát ngày thứ 14.

Thẻ lưu trú đặc định (特定在留カード) là gì, tôi có bắt buộc đổi không?

Từ 14/6/2026, Nhật gộp Thẻ lưu trú và Thẻ My Number thành một thẻ duy nhất gọi là Thẻ lưu trú đặc định, Cục xuất nhập cảnh nhận hồ sơ từ 15/6/2026. Đây là lựa chọn TỰ NGUYỆN — bạn hoàn toàn có thể giữ 2 thẻ riêng như hiện tại. Điểm lợi nếu đổi: nếu đã có My Number card hợp lệ, làm thủ tục gộp tại Cục xuất nhập cảnh thì không cần ra phường làm My Number riêng nữa, tiết kiệm một lượt đi lại.

Phí gia hạn tư cách lưu trú năm 2026 là bao nhiêu?

Mức đang áp dụng tại thời điểm 06/2026 là 6.000 yên nếu nộp hồ sơ giấy tại quầy, 5.500 yên nếu nộp online (áp dụng từ 1/4/2025). Tuy nhiên ngày 10/3/2026 Chính phủ đã thông qua dự thảo sửa luật cho phép nâng trần phí lên tới 100.000 yên, một số báo ước tính mức thực tế mới có thể khoảng 30.000-40.000 yên trong năm tài khóa 2026. Đây MỚI LÀ DỰ THẢO, chưa có mức chính thức — nên kiểm tra thông báo mới nhất trên moj.go.jp ngay trước khi nộp hồ sơ.

Tôi là du học sinh làm thêm, có bắt buộc đóng bảo hiểm hưu trí quốc dân không?

Có. Bất kỳ ai đăng ký cư trú tại Nhật và không tham gia 厚生年金 (bảo hiểm hưu trí phúc lợi qua công ty full-time) đều thuộc diện phải tự đóng 国民年金 hằng tháng, mức hiện tại (năm tài khóa Reiwa 8, từ 1/4/2026) là 17.920 yên/tháng. Du học sinh có thể xin miễn giảm (học sinh nạp phó đặc lệ - 学生納付特例) tại chính tòa thị chính khi đăng ký, nên hỏi rõ nhân viên cửa sổ nenkin ngay trong lần đầu đến làm thủ tục.

Bài viết dựa trên tư liệu tra cứu do người dùng cung cấp (nguồn: moj.go.jp, soumu.go.jp, nenkin.go.jp, zenginkyo.or.jp), xác minh tại thời điểm 06/07/2026. Các số liệu về phí gia hạn 100.000 yên và mức 30.000-40.000 yên chỉ là dự thảo/ước tính báo chí, đã ghi rõ trong bài để tránh gây hiểu lầm là mức chính thức.