My Number (マイナンバー, Mai Nanbā) là mã số định danh 12 chữ số duy nhất cho mỗi cá nhân tại Nhật Bản. Mã số này được sử dụng rộng rãi trong các thủ tục hành chính, thuế, an sinh xã hội và y tế, giúp đơn giản hóa và tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước.
My Number là gì và tại sao cần thiết cho người Việt tại Nhật?
My Number, còn được gọi là Mã số cá nhân hoặc Mã số an sinh xã hội và thuế, là một hệ thống mã số định danh duy nhất gồm 12 chữ số được chính phủ Nhật Bản triển khai từ năm 2016. Mã số này được cấp cho tất cả công dân Nhật Bản và người nước ngoài có thẻ cư trú (Zairyu Card) đang sinh sống tại Nhật Bản. Mục đích chính của My Number là đơn giản hóa và tăng cường hiệu quả các thủ tục hành chính liên quan đến thuế, an sinh xã hội và phòng chống thiên tai. Đối với cộng đồng người Việt tại Nhật, việc hiểu rõ và sử dụng My Number là vô cùng quan trọng. Mã số này là chìa khóa để thực hiện các nghĩa vụ và hưởng các quyền lợi cơ bản khi sinh sống, làm việc tại đây, từ việc khai báo thuế thu nhập, đóng bảo hiểm y tế và lương hưu, đến mở tài khoản ngân hàng hay nhận các khoản trợ cấp từ chính phủ. Thiếu My Number hoặc không biết cách sử dụng có thể gây ra nhiều bất tiện, làm chậm trễ các thủ tục cần thiết và thậm chí ảnh hưởng đến quyền lợi của bạn.
Cách nhận và đăng ký Thẻ My Number (Individual Number Card)
Khi bạn đăng ký cư trú tại Nhật Bản lần đầu tiên, bạn sẽ nhận được một Thẻ Thông báo (Notification Card) qua đường bưu điện, trên đó có ghi mã số My Number của bạn. Thẻ Thông báo này chỉ có giá trị thông báo mã số, không có ảnh và không thể dùng làm giấy tờ tùy thân hợp lệ. Để có thể sử dụng My Number một cách tiện lợi và an toàn hơn, bạn nên đăng ký Thẻ My Number (Individual Number Card). Đây là một chiếc thẻ nhựa có ảnh, tích hợp chip điện tử, vừa là giấy tờ tùy thân hợp lệ, vừa chứa mã số My Number và các thông tin cá nhân khác. Thẻ này có thể dùng thay thế Zairyu Card trong một số trường hợp và cho phép bạn truy cập các dịch vụ trực tuyến của chính phủ.
- Nhận Thẻ Thông báo (Notification Card): Thẻ này sẽ được gửi đến địa chỉ cư trú của bạn khoảng 2-3 tuần sau khi bạn hoàn tất thủ tục đăng ký cư trú tại văn phòng phường/thị trấn (shi-yakusho/ku-yakusho).
- Đăng ký Thẻ My Number (Individual Number Card): Bạn có thể đăng ký theo một trong các cách sau:
- Qua bưu điện: Điền vào đơn đăng ký nhận kèm theo Thẻ Thông báo, dán ảnh thẻ (kích thước 3.5cm x 4.5cm, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất) và gửi về địa chỉ được chỉ định.
- Trực tuyến: Truy cập cổng thông tin My Number (My Number Card General Site), nhập mã số đăng ký trên đơn nhận kèm Thẻ Thông báo, tải ảnh thẻ lên và hoàn tất các bước theo hướng dẫn.
- Tại máy ảnh ID (ID photo booth): Một số máy ảnh ID chuyên dụng có hỗ trợ đăng ký Thẻ My Number. Bạn chỉ cần nhập mã số đăng ký và chụp ảnh trực tiếp tại máy.
- Tại văn phòng phường/thị trấn: Mang theo Thẻ Thông báo, Zairyu Card và ảnh thẻ đến quầy phụ trách My Number để được hỗ trợ đăng ký trực tiếp.
- Nhận Thẻ My Number: Sau khi đăng ký, bạn sẽ nhận được một thông báo qua bưu điện yêu cầu đến văn phòng phường/thị trấn để nhận thẻ. Khi đi, bạn cần mang theo Thẻ Thông báo, Zairyu Card và con dấu (inkan) nếu có. Bạn sẽ được yêu cầu đặt mã PIN cho thẻ (gồm 4 số cho các dịch vụ công cộng và 6-16 ký tự cho chữ ký điện tử).
Các trường hợp sử dụng My Number phổ biến cho người Việt
My Number đã trở thành một phần không thể thiếu trong nhiều thủ tục hành chính và giao dịch hàng ngày tại Nhật Bản. Việc biết cách sử dụng và cung cấp My Number đúng lúc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh các rắc rối không đáng có.
- Thủ tục thuế: Khi nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân (kakutei shinkoku) hàng năm, bạn sẽ cần cung cấp My Number. Các công ty cũng yêu cầu My Number của nhân viên để báo cáo thuế thu nhập và các khoản khấu trừ cho cục thuế.
- Bảo hiểm xã hội và y tế: My Number được sử dụng khi đăng ký tham gia bảo hiểm y tế quốc dân (kokumin kenko hoken), bảo hiểm hưu trí quốc dân (kokumin nenkin) hoặc khi làm các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội tại nơi làm việc.
- Mở tài khoản ngân hàng và chứng khoán: Hầu hết các ngân hàng và công ty chứng khoán tại Nhật Bản đều yêu cầu My Number khi bạn mở tài khoản mới, nhằm tuân thủ quy định về chống rửa tiền và báo cáo thuế.
- Giao dịch bất động sản: Khi mua, bán hoặc thuê bất động sản, My Number có thể được yêu cầu trong các hợp đồng và thủ tục liên quan.
- Nhận trợ cấp chính phủ: Trong trường hợp bạn đủ điều kiện nhận các khoản trợ cấp từ chính phủ (ví dụ: trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp nuôi con, trợ cấp thiên tai), My Number sẽ được yêu cầu để xác minh thông tin và xử lý chi trả.
- Xin việc làm: Nhiều công ty yêu cầu My Number của ứng viên khi tuyển dụng để hoàn tất các thủ tục hành chính liên quan đến lương, thuế và bảo hiểm.
Lưu ý quan trọng về bảo mật và sử dụng My Number
My Number chứa đựng nhiều thông tin cá nhân quan trọng, do đó việc bảo mật và sử dụng đúng cách là cực kỳ cần thiết. Hãy luôn cẩn trọng để tránh bị lạm dụng hoặc lộ thông tin.
- Bảo mật thông tin cá nhân: My Number là mã số định danh duy nhất của bạn. Tuyệt đối không tiết lộ My Number cho những người không có thẩm quyền hoặc các tổ chức không đáng tin cậy. Chỉ cung cấp My Number khi được yêu cầu bởi các cơ quan chính phủ, ngân hàng hoặc công ty có liên quan đến các thủ tục thuế và an sinh xã hội.
- Không đưa thẻ cho người khác chụp ảnh, sao chép tùy tiện: Thẻ My Number có giá trị như một giấy tờ tùy thân. Tránh để người khác chụp ảnh hoặc sao chép thẻ của bạn một cách không cần thiết.
- Báo mất ngay lập tức: Nếu Thẻ My Number của bạn bị mất hoặc bị đánh cắp, hãy liên hệ ngay với đường dây nóng My Number (My Number General Toll-Free Dial) và văn phòng phường/thị trấn nơi bạn cư trú để yêu cầu tạm khóa thẻ và làm thủ tục cấp lại.
- Cập nhật thông tin khi thay đổi địa chỉ: Khi bạn chuyển nhà, bạn cần thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ tại văn phòng phường/thị trấn. Thông tin địa chỉ trên Thẻ My Number cũng sẽ được cập nhật đồng thời. Việc không cập nhật địa chỉ có thể khiến thẻ không còn giá trị.
- Phân biệt Thẻ My Number và Zairyu Card: Zairyu Card (thẻ cư trú) là giấy tờ chứng minh tình trạng cư trú và tư cách lưu trú của bạn tại Nhật Bản. Thẻ My Number là mã số định danh cá nhân. Cả hai đều quan trọng nhưng có mục đích sử dụng khác nhau. Luôn mang theo Zairyu Card theo luật định.
Câu hỏi thường gặp
My Number có bắt buộc không?
Mã số My Number là bắt buộc và được cấp cho mọi cư dân. Tuy nhiên, việc sở hữu Thẻ My Number (Individual Number Card) vật lý thì không bắt buộc, nhưng rất khuyến khích vì nó mang lại nhiều tiện ích và có thể dùng làm giấy tờ tùy thân hợp lệ.
Tôi có thể dùng My Number để làm gì khác ngoài các thủ tục hành chính?
Ngoài các thủ tục hành chính, thuế và an sinh xã hội, Thẻ My Number còn cho phép bạn đăng nhập vào cổng thông tin trực tuyến của chính phủ (MynaPortal) để truy cập thông tin cá nhân, xin cấp một số loại giấy tờ công cộng (như giấy chứng nhận cư trú - juminhyo) tại các cửa hàng tiện lợi và sử dụng trong một số dịch vụ y tế điện tử.
Nếu tôi chuyển nhà, có cần cập nhật My Number không?
Có, khi bạn chuyển nhà, bạn phải thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ tại văn phòng phường/thị trấn mới trong vòng 14 ngày. Đồng thời, thông tin địa chỉ trên Thẻ My Number của bạn cũng sẽ được cập nhật. Nếu không cập nhật, thẻ có thể mất hiệu lực.
