Khi chuyển việc ở Nhật, bạn cần hoàn tất thủ tục điều chỉnh thuế thu nhập và thuế thị dân với công ty cũ/mới hoặc tự khai báo. Đồng thời, đảm bảo quá trình chuyển đổi bảo hiểm lương hưu (nenkin) diễn ra suôn sẻ và thông báo kịp thời cho Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh về việc thay đổi công ty trong vòng 14 ngày.
Tổng quan về chuyển việc tại Nhật và các lưu ý chung
Chuyển việc là một bước ngoặt quan trọng trong sự nghiệp, đặc biệt khi bạn đang sinh sống và làm việc tại Nhật Bản. Quá trình này không chỉ liên quan đến hợp đồng lao động mới mà còn kéo theo nhiều thủ tục hành chính phức tạp về thuế, bảo hiểm xã hội (nenkin) và tình trạng cư trú (nyukan). Việc nắm rõ và thực hiện đúng các bước này sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối pháp lý, đảm bảo quyền lợi và duy trì trạng thái cư trú hợp pháp tại Nhật.
Các vấn đề về Thuế (Thuế thu nhập và Thuế thị dân)
Khi chuyển việc, các khoản thuế bạn phải đóng sẽ có sự điều chỉnh. Đây là một trong những thủ tục quan trọng nhất cần được xử lý đúng cách để tránh bị truy thu hoặc đóng thừa.
- Thuế thu nhập (所得税 - Shotokuzei): Đây là thuế đánh vào thu nhập của bạn. Nếu bạn chuyển việc vào giữa năm, công ty cũ sẽ cấp cho bạn Giấy chứng nhận khấu trừ thuế tại nguồn (源泉徴収票 - Gensen Choshu Hyo) khi bạn nghỉ việc. Bạn cần nộp giấy này cho công ty mới để họ thực hiện điều chỉnh thuế cuối năm (年末調整 - Nenmatsu Chosei) cùng với thu nhập tại công ty mới. Nếu bạn không có công ty mới hoặc chuyển việc vào cuối năm tài chính, bạn có thể cần tự làm Khai báo thuế cuối năm (確定申告 - Kakutei Shinkoku) tại cục thuế địa phương (税務署 - Zeimusho) để hoàn thành nghĩa vụ thuế.
- Thuế thị dân (住民税 - Juminzei): Thuế này được tính dựa trên thu nhập của bạn trong năm trước đó và thường được khấu trừ trực tiếp từ lương hàng tháng (特別徴収 - Tokubetsu Choshu). Khi bạn nghỉ việc, công ty cũ sẽ ngừng khấu trừ. Bạn có thể lựa chọn đóng phần còn lại một lần duy nhất (一括徴収 - Ikkatsu Choshu) vào tháng cuối cùng làm việc, hoặc chuyển sang hình thức tự đóng theo hóa đơn gửi về nhà (普通徴収 - Futsu Choshu). Nếu bạn có công ty mới, bạn có thể yêu cầu công ty mới tiếp tục khấu trừ từ lương. Hãy thông báo rõ ràng với bộ phận nhân sự của cả hai công ty về hình thức bạn muốn đóng thuế thị dân.
Thủ tục liên quan đến Nenkin (年金 - Lương hưu)
Hệ thống lương hưu tại Nhật Bản bao gồm Lương hưu quốc dân (国民年金 - Kokumin Nenkin) dành cho mọi công dân và Lương hưu phúc lợi (厚生年金 - Kosei Nenkin) dành cho người lao động làm việc tại các công ty. Khi chuyển việc, việc thay đổi loại hình nenkin hoặc chuyển đổi thông tin là cần thiết.
- Chuyển từ công ty A sang B (cùng tham gia Kosei Nenkin): Trong trường hợp này, thông tin Kosei Nenkin của bạn thường sẽ được tự động chuyển từ công ty cũ sang công ty mới. Bạn không cần thực hiện nhiều thủ tục phức tạp. Công ty mới sẽ lo việc đăng ký lại cho bạn.
- Nghỉ việc hoàn toàn hoặc chuyển sang làm tự do/bán thời gian (chuyển sang Kokumin Nenkin): Nếu bạn nghỉ việc và không có công ty mới ngay lập tức, hoặc chuyển sang làm việc tự do mà không tham gia Kosei Nenkin, bạn phải đăng ký tham gia Kokumin Nenkin tại văn phòng khu/thành phố (市役所/区役所 - Shiyakusho/Kuyakusho) trong vòng 14 ngày kể từ ngày nghỉ việc. Bạn sẽ tự đóng phí nenkin hàng tháng.
- Thủ tục hoàn tiền Nenkin (脱退一時金 - Dattai Ichiji Kin): Đây là khoản tiền hoàn lại cho những người nước ngoài đã đóng nenkin tại Nhật Bản và quyết định về nước vĩnh viễn, không có ý định quay lại Nhật. Điều kiện là bạn đã đóng nenkin ít nhất 6 tháng và không còn địa chỉ cư trú tại Nhật. Thủ tục này được thực hiện sau khi bạn đã về nước. Lưu ý rằng đây không phải là thủ tục dành cho những người chuyển việc và tiếp tục sinh sống tại Nhật.
Thông báo cho Nyukan (入管 - Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh)
Việc thông báo cho Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh về việc thay đổi công ty là một nghĩa vụ pháp lý quan trọng để duy trì tình trạng cư trú hợp pháp của bạn tại Nhật Bản.
- Thông báo nghỉ việc và tìm việc mới: Trong vòng 14 ngày kể từ ngày nghỉ việc tại công ty cũ, bạn phải thông báo cho Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh về việc bạn đã nghỉ việc. Tương tự, trong vòng 14 ngày kể từ ngày bạn ký hợp đồng lao động với công ty mới, bạn cũng cần thông báo cho Cục. Bạn có thể thực hiện các thông báo này trực tuyến qua hệ thống của Cục hoặc nộp trực tiếp tại văn phòng Cục Xuất Nhập Cảnh gần nhất. Mẫu thông báo thường là 「契約機関に関する届出」 (Keiyaku Kikan ni kansuru Todoke).
- Gia hạn visa (在留期間更新許可申請 - Zairyu Kikan Koshin Kyoka Shinsei): Nếu visa hiện tại của bạn sắp hết hạn, bạn cần nộp đơn xin gia hạn visa. Khi chuyển việc, bạn sẽ cần chuẩn bị thêm hợp đồng lao động mới, giấy tờ chứng minh hoạt động kinh doanh của công ty mới (ví dụ: bản sao đăng ký công ty, báo cáo tài chính), và các giấy tờ cá nhân khác. Việc nộp đơn nên được thực hiện ít nhất 3 tháng trước ngày hết hạn visa.
- Thay đổi loại visa (在留資格変更許可申請 - Zairyu Shikaku Henko Kyoka Shinsei): Trong một số trường hợp, bạn có thể cần thay đổi loại visa (ví dụ: từ visa du học sang visa kỹ sư/chuyên gia nhân văn, hoặc từ visa kỹ năng đặc định sang visa kỹ sư). Thủ tục này phức tạp hơn gia hạn visa và yêu cầu nhiều giấy tờ chứng minh năng lực, kinh nghiệm và tính hợp pháp của công việc mới. Hãy tìm hiểu kỹ hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia nếu bạn thuộc trường hợp này.
Bảo hiểm y tế và các lưu ý khác
Ngoài các thủ tục chính yếu, bạn cũng cần quan tâm đến bảo hiểm y tế và một số vấn đề nhỏ khác để quá trình chuyển việc diễn ra suôn sẻ.
- Bảo hiểm y tế (健康保険 - Kenko Hoken): Khi bạn nghỉ việc, bạn sẽ mất bảo hiểm y tế của công ty cũ. Bạn có ba lựa chọn chính: 1) Tham gia Bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険 - Kokumin Kenko Hoken) tại văn phòng khu/thành phố trong vòng 14 ngày. 2) Tiếp tục tham gia bảo hiểm của công ty cũ theo hình thức tự nguyện (任意継続 - Nin'i Keizoku) trong tối đa 2 năm, nhưng bạn sẽ phải đóng toàn bộ chi phí (công ty không hỗ trợ). 3) Tham gia bảo hiểm y tế của công ty mới nếu bạn có việc làm ngay lập tức.
- Thẻ ngoại kiều (在留カード - Zairyu Card): Luôn mang theo thẻ ngoại kiều bên mình. Nếu có bất kỳ thay đổi lớn nào về thông tin cá nhân (ví dụ: địa chỉ), hãy cập nhật kịp thời.
- Tài khoản ngân hàng: Giữ lại tài khoản ngân hàng cũ để nhận lương cuối cùng, tiền hoàn thuế hoặc các khoản thanh toán khác từ công ty cũ. Bạn có thể mở tài khoản mới tại ngân hàng khác nếu muốn, nhưng không nên đóng tài khoản cũ quá sớm.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần làm Kakutei Shinkoku (khai báo thuế cuối năm) nếu đã được công ty mới làm Nenmatsu Chosei không?
Nếu công ty mới của bạn đã thực hiện Nenmatsu Chosei (điều chỉnh thuế cuối năm) cho bạn, bao gồm cả thu nhập từ công ty cũ (bằng cách sử dụng Gensen Choshu Hyo từ công ty cũ), thì bạn thường không cần tự làm Kakutei Shinkoku. Tuy nhiên, nếu bạn có các nguồn thu nhập khác hoặc các khoản khấu trừ đặc biệt (ví dụ: chi phí y tế lớn), bạn vẫn có thể tự làm Kakutei Shinkoku để được hoàn thuế.
Nếu tôi nghỉ việc và về Việt Nam luôn, tôi có được hoàn lại tiền Nenkin không?
Có. Nếu bạn là người nước ngoài đã đóng Nenkin (lương hưu) tại Nhật Bản ít nhất 6 tháng và quyết định về nước vĩnh viễn, bạn có thể làm thủ tục xin hoàn tiền Nenkin (脱退一時金 - Dattai Ichiji Kin). Thủ tục này thường được thực hiện sau khi bạn đã rời Nhật và không còn địa chỉ cư trú tại đây.
Tôi nên thông báo cho Cục Xuất Nhập Cảnh khi nào về việc chuyển việc?
Bạn phải thông báo cho Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh trong vòng 14 ngày kể từ ngày bạn nghỉ việc tại công ty cũ và trong vòng 14 ngày kể từ ngày bạn bắt đầu làm việc hoặc ký hợp đồng với công ty mới. Đây là nghĩa vụ pháp lý để đảm bảo bạn tuân thủ các quy định về tình trạng cư trú.
