Cẩm nang chuyển từ Tokutei Ginou 1 lên Tokutei Ginou 2

Vấn đề bạn đang gặp

Tokutei Ginou 1 (Đặc định kỹ năng số 1) chỉ được ở Nhật tối đa 5 năm, không được bảo lãnh vợ/chồng con cái, và khi hết hạn 5 năm đó — nếu không chuyển lên được số 2 — bạn buộc phải về nước. Rất nhiều người đang ở năm thứ 3, thứ 4 của visa TG1 mới bắt đầu tìm hiểu về việc "lên đời" TG2, và phát hiện ra đây không đơn giản như gia hạn visa cũ: phải thi đỗ một kỳ thi kỹ năng cấp độ 2 đúng ngành, phải chứng minh kinh nghiệm giám sát/quản lý thực tế, và toàn bộ hồ sơ được xét duyệt gần như một tư cách lưu trú hoàn toàn mới.

Rủi ro lớn nhất không phải là "không đủ giỏi để thi đỗ" mà là hiểu sai bản chất thủ tục dẫn đến chuẩn bị trễ: nhiều người tưởng chỉ cần mang thẻ lưu trú ra Cục xuất nhập cảnh làm thủ tục gia hạn (koushin) như mọi năm, đến khi tìm hiểu kỹ mới biết đây là "Zairyu Shikaku Henkou Kyoka Shinsei" (Xin phép thay đổi tư cách lưu trú) — một quy trình cần chuẩn bị trước cả nửa năm, từ đăng ký thi, xin xác nhận kinh nghiệm công tác, đến chuẩn bị đủ bộ hồ sơ theo mẫu quy định.

Đã có những trường hợp visa TG1 hết hạn khi hồ sơ chuyển đổi chưa kịp hoàn tất, buộc phải xoay sang tư cách tạm thời hoặc đối mặt với nguy cơ mất tư cách lưu trú hợp pháp. Cẩm nang này giúp bạn nắm đúng bản chất thủ tục, đúng ngành nghề đủ điều kiện, đúng mốc thời gian và đúng bộ hồ sơ cần chuẩn bị ngay từ bây giờ — trước khi visa hiện tại của bạn bước vào giai đoạn báo động.

Mục lục

1. Chuyển lên Tokutei Ginou 2 có phải là "gia hạn visa" như bình thường không?
2. Ngành nghề của tôi có nằm trong 11 lĩnh vực được chuyển lên Tokutei Ginou 2 không?
3. Tôi cần đáp ứng điều kiện gì để đủ tư cách thi và chuyển lên số 2?
4. Hồ sơ xin đổi tư cách lưu trú cần chuẩn bị những gì?
5. Visa sắp hết hạn mà chưa kịp hoàn tất hồ sơ thì phải làm sao?
6. Lên được Tokutei Ginou 2 rồi thì khác gì so với số 1?
7. Lệ phí và các mốc thời gian cần nhớ trong năm 2026

Chuyển lên Tokutei Ginou 2 có phải là "gia hạn visa" như bình thường không?

Câu trả lời ngắn gọn: KHÔNG. Đây là điểm nhầm lẫn phổ biến nhất và gây trễ deadline nhiều nhất.

• Theo Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA/MOJ), việc chuyển từ Tokutei Ginou 1 lên Tokutei Ginou 2 là thủ tục "Zairyu Shikaku Henkou Kyoka Shinsei" (在留資格変更許可申請 - Xin phép thay đổi tư cách lưu trú), KHÔNG phải "gia hạn" (koushin, 更新).
• Lý do: TG1 và TG2 là hai tư cách lưu trú khác nhau về bản chất pháp lý (tư cách khác nhau, quyền lợi khác nhau, điều kiện khác nhau). Cục xuất nhập cảnh xét hồ sơ của bạn gần như xét một tư cách lưu trú hoàn toàn mới, chứ không chỉ "gia hạn thêm thời gian" trên tư cách cũ.
• Hệ quả thực tế: bạn không thể chỉ mang zairyu card cũ ra nộp xin thêm thời hạn. Bạn phải có: (1) bằng chứng đã đỗ kỳ thi kỹ năng số 2 đúng ngành, (2) bằng chứng kinh nghiệm giám sát/quản lý theo đúng chuẩn ngành nghề, (3) hợp đồng lao động và thư giải trình mới từ công ty tiếp nhận, và một bộ hồ sơ đầy đủ như trình bày ở phần sau.
• Vì là một thủ tục xét duyệt riêng, thời gian xử lý có thể kéo dài, và không có gì đảm bảo được duyệt ngay nếu hồ sơ thiếu hoặc chưa đủ điều kiện — đây là lý do bạn cần bắt đầu chuẩn bị sớm, lý tưởng là 6-8 tháng trước khi visa TG1 hiện tại hết hạn, chứ không phải đợi đến sát ngày.

Ngành nghề của tôi có nằm trong 11 lĩnh vực được chuyển lên Tokutei Ginou 2 không?

Tính đến 07/2026, Tokutei Ginou 2 chỉ áp dụng cho 11 lĩnh vực — ít hơn 16 lĩnh vực của Tokutei Ginou 1. Danh sách 11 ngành có TG2:

1. Xây dựng
2. Đóng tàu và thiết bị hàng hải
3. Vệ sinh tòa nhà (Building cleaning)
4. Vật liệu cơ bản / máy công nghiệp / điện - điện tử
5. Bảo dưỡng ô tô
6. Hàng không
7. Lưu trú (khách sạn)
8. Nông nghiệp
9. Ngư nghiệp
10. Chế biến thực phẩm
11. Dịch vụ ăn uống (ngoại thực)

Hai điểm quan trọng bạn PHẢI biết trước khi lên kế hoạch:

• Ngành Điều dưỡng (Kaigo) KHÔNG có trong Tokutei Ginou 2. Lý do là ngành này đã có một tư cách lưu trú riêng biệt tên là "Kaigo", nên người làm điều dưỡng theo diện TG1 sẽ đi theo hướng chuyển sang tư cách Kaigo (không phải TG2) nếu muốn ở lại dài hạn.
• 4 lĩnh vực được Nội các thông qua thêm vào Tokutei Ginou 1 từ tháng 3/2024 (vận tải ô tô, đường sắt, lâm nghiệp, công nghiệp gỗ) — tính đến thời điểm hiện tại (07/2026) VẪN CHƯA được mở rộng sang Tokutei Ginou 2. Nếu bạn đang làm một trong 4 ngành này, hiện chưa có con đường chính thức lên số 2; bạn cần theo dõi sát các quyết định của Nội các trong thời gian tới.

Nếu ngành của bạn không nằm trong 11 lĩnh vực trên, việc thi kỹ năng số 2 sẽ không có ý nghĩa để xin đổi tư cách — hãy xác nhận lại chính xác mã ngành nghề đăng ký của bạn với công ty tiếp nhận hoặc nghiệp đoàn trước khi đầu tư thời gian ôn thi.

Tôi cần đáp ứng điều kiện gì để đủ tư cách thi và chuyển lên số 2?

Có hai điều kiện cốt lõi bắt buộc phải đáp ứng đồng thời:

1. Đỗ kỳ thi kỹ năng (ginou shiken) trình độ số 2 của đúng ngành nghề bạn đang làm. Đây là kỳ thi chuyên môn riêng cho từng ngành, khác với kỳ thi ở trình độ số 1.
2. Có kinh nghiệm thực tế ở vị trí giám sát/quản lý. Yêu cầu cụ thể khác nhau theo từng ngành, ví dụ:

• Ngành đóng tàu: tối thiểu 2 năm kinh nghiệm giám sát/chỉ huy trước ngày thi (theo quy chế thi TG2 ngành đóng tàu của Bộ Đất đai, Hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản - MLIT, sửa đổi 08/2024).
• Ngành xây dựng: yêu cầu đảm nhiệm vai trò "hancho" (đội trưởng) quản lý tiến độ công việc; nếu ngành nghề cụ thể của bạn chưa có tiêu chuẩn đánh giá năng lực trong hệ thống Kensetsu Career-Up System, yêu cầu tối thiểu là 3 năm thâm niên ở vai trò quản lý.

Một tin tốt: ở hầu hết các ngành, bạn KHÔNG cần phải thi lại năng lực tiếng Nhật khi chuyển từ số 1 lên số 2 — điều kiện chính tập trung vào kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm quản lý thực tế.

Lưu ý quan trọng: "kinh nghiệm giám sát" không phải là điều tự động có được chỉ vì bạn làm việc lâu năm. Bạn cần công ty tiếp nhận xác nhận bằng văn bản rằng bạn đã thực sự đảm nhiệm vai trò giám sát/chỉ huy/quản lý tiến độ trong khoảng thời gian đủ theo quy định của ngành — đây là phần hồ sơ nhiều người bị thiếu nhất vì công ty không chủ động cấp giấy xác nhận nếu bạn không yêu cầu sớm.

Hồ sơ xin đổi tư cách lưu trú cần chuẩn bị những gì?

Theo danh mục biểu mẫu đăng ký/thông báo liên quan Tokutei Ginou của ISA/MOJ, bộ hồ sơ xin chuyển đổi tư cách lưu trú (Zairyu Shikaku Henkou Kyoka Shinsei) từ TG1 lên TG2 gồm:

• Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (Zairyu Shikaku Henkou Kyoka Shinsei-sho).
• Ảnh thẻ theo đúng quy cách của Cục xuất nhập cảnh.
• Hộ chiếu và thẻ lưu trú (zairyu card) hiện tại.
• Thư giải trình/lý do từ công ty tiếp nhận (riyuusho) — giải thích lý do tuyển dụng bạn ở vị trí Tokutei Ginou 2.
• Hợp đồng lao động đặc định kỹ năng, theo mẫu tham khảo "Sankou Yoshiki dai 1-go ~ 5-go", bao gồm Tokutei Ginou Koyou Keiyakusho (Hợp đồng lao động Tokutei Ginou).
• Chứng chỉ đỗ kỳ thi kỹ năng số 2 (và chứng chỉ tiếng Nhật nếu ngành nghề của bạn yêu cầu).
• Hồ sơ/giấy xác nhận quá trình công tác chứng minh đủ kinh nghiệm thực tế/vai trò giám sát theo đúng tiêu chuẩn của ngành (ví dụ giấy xác nhận từ công ty, hồ sơ chấm công ở vị trí quản lý, đánh giá năng lực nếu ngành có hệ thống như Kensetsu Career-Up System).

Gợi ý thực tế: hãy xin công ty cấp giấy xác nhận kinh nghiệm giám sát càng sớm càng tốt (ngay khi bạn bắt đầu đảm nhiệm vai trò đó), vì càng để lâu càng khó xin lại thông tin chính xác về mốc thời gian, đặc biệt nếu có thay đổi nhân sự quản lý ở công ty.

Visa sắp hết hạn mà chưa kịp hoàn tất hồ sơ thì phải làm sao?

Đây là tình huống nhiều người rơi vào nhất: đã đỗ thi, đã có kinh nghiệm đủ, nhưng hồ sơ hành chính (giấy tờ công ty, xác nhận kinh nghiệm, thời gian xét duyệt) không kịp hoàn tất trước ngày visa TG1 hết hạn.

Giải pháp chính thức: ISA/MOJ có thủ tục cho phép người đang ở Nhật diện Tokutei Ginou 1 mà chưa kịp hoàn tất hồ sơ chuyển sang số 2 trước khi visa hết hạn, xin chuyển tạm sang tư cách "Tokutei Katsudo" (Hoạt động đặc định) — thời hạn 6 tháng, được phép làm việc trong thời gian này. Điều kiện để được cấp Tokutei Katsudo:

• Chứng minh có lý do chính đáng cho việc chưa hoàn tất hồ sơ đúng hạn.
• Đã đỗ kỳ thi kỹ năng và kỳ thi tiếng Nhật cần thiết (nếu ngành yêu cầu).
• Có kế hoạch tiếp tục làm việc cho cùng đơn vị tiếp nhận, ở vị trí có mức lương tương đương với người Nhật làm cùng công việc.

Đây là một "van an toàn" hợp pháp, nhưng KHÔNG phải là điều bạn nên trông cậy sẵn từ đầu — nó chỉ nên là phương án dự phòng khi bạn đã chủ động chuẩn bị hồ sơ sớm nhưng vẫn không kịp vì lý do khách quan (ví dụ chờ kết quả thi, chờ công ty cấp giấy tờ). Nếu bạn để tình huống này xảy ra vì chủ quan không chuẩn bị sớm, việc chứng minh "lý do chính đáng" sẽ khó thuyết phục hơn nhiều.

Lên được Tokutei Ginou 2 rồi thì khác gì so với số 1?

Tokutei Ginou 2 mang lại những lợi ích vượt trội mà số 1 không có — đây chính là động lực đáng để đầu tư công sức chuyển đổi:

• Bảo lãnh gia đình: TG2 cho phép bảo lãnh vợ/chồng và con cái sang Nhật diện lưu trú ăn theo (gia đình). Đây là khác biệt lớn nhất so với TG1 — TG1 hoàn toàn KHÔNG được bảo lãnh gia đình.
• Không giới hạn số lần gia hạn: thời hạn lưu trú (zairyu kikan) được cấp ở diện TG2 là 3 năm, 2 năm, 1 năm, hoặc 6 tháng tùy từng trường hợp xét duyệt, và có thể gia hạn liên tục KHÔNG giới hạn số lần — khác hẳn TG1 vốn bị giới hạn tổng cộng tối đa 5 năm rồi phải rời Nhật nếu không chuyển đổi được.
• Mở đường tới vĩnh trú (Eijuu): TG2 giúp bạn đủ điều kiện để sau này xét hồ sơ xin visa vĩnh trú — một cánh cửa mà TG1 không mở ra được.

Nói cách khác, TG1 là một tư cách lưu trú có "trần" rõ ràng (5 năm, một mình), còn TG2 là một tư cách mở ra hướng định cư lâu dài cùng gia đình. Đây là lý do nhiều người coi việc thi và chuyển đổi lên số 2 là bước ngoặt quan trọng nhất trong hành trình sinh sống tại Nhật, chứ không chỉ đơn thuần là "gia hạn thêm vài năm".

Lệ phí và các mốc thời gian cần nhớ trong năm 2026

Cập nhật lệ phí mới nhất bạn cần biết để không bị bất ngờ hoặc chuẩn bị sai số tiền:

• Từ ngày 01/04/2025, lệ phí xin Đổi tư cách lưu trú (Zairyu Shikaku Henkou Kyoka Shinsei) — áp dụng cho hồ sơ chuyển từ Tokutei Ginou 1 lên 2 — đã TĂNG từ 4.000 yên lên 6.000 yên nếu nộp trực tiếp tại quầy. Nếu nộp online, mức phí là 5.500 yên.
• Lưu ý về thời điểm nộp hồ sơ: nếu hồ sơ của bạn được nộp trước ngày 31/03/2025, bạn vẫn được áp dụng mức phí cũ dù kết quả xét duyệt được công bố sau ngày 01/04/2025. Quy tắc này cho thấy Cục xuất nhập cảnh tính phí theo ngày nộp hồ sơ, không phải ngày duyệt — một chi tiết quan trọng nếu bạn đang cân nhắc thời điểm nộp.
• Tín hiệu chính sách mới cần theo dõi: vào tháng 04/2026, ISA đã công bố dự thảo/khung pháp lý cho khả năng tiếp tục điều chỉnh (tăng thêm) trần lệ phí các thủ tục lưu trú trong thời gian tới. Tính đến 06/07/2026, MOJ CHƯA công bố mức phí chính thức mới — đây là thông tin bạn cần chủ động cập nhật khi lên kế hoạch nộp hồ sơ trong nửa cuối năm 2026, vì mức phí có thể thay đổi giữa lúc bạn chuẩn bị hồ sơ và lúc thực sự nộp.

Vì các mốc thời gian và mức phí có thể thay đổi bất cứ lúc nào theo quyết định hành chính mới, hãy luôn kiểm tra lại thông tin ngay trước ngày nộp hồ sơ chính thức, thay vì dựa vào số liệu đã tra cứu từ vài tháng trước.

Checklist hành động nhanh

1. Xác định chính xác ngành nghề đăng ký của bạn có nằm trong 11 lĩnh vực có Tokutei Ginou 2 hay không (hỏi rõ công ty tiếp nhận hoặc nghiệp đoàn, đừng tự suy đoán)
2. Kiểm tra ngày hết hạn visa TG1 hiện tại và tính ngược ít nhất 6-8 tháng trước hạn để bắt đầu toàn bộ quy trình chuẩn bị
3. Đăng ký và ôn thi kỳ thi kỹ năng số 2 (ginou shiken) đúng ngành nghề đang làm
4. Chủ động xin công ty cấp giấy xác nhận kinh nghiệm giám sát/quản lý càng sớm càng tốt, ghi rõ vị trí và thời gian đảm nhiệm theo đúng chuẩn ngành
5. Thu thập và hoàn thiện đầy đủ bộ hồ sơ: đơn xin đổi tư cách, ảnh, hộ chiếu/zairyu card, riyuusho công ty, hợp đồng lao động mẫu Sankou Yoshiki, chứng chỉ thi
6. Nộp hồ sơ Zairyu Shikaku Henkou Kyoka Shinsei tại Cục xuất nhập cảnh (trực tiếp hoặc online) và đóng lệ phí theo mức hiện hành tại thời điểm nộp
7. Nếu sát ngày hết hạn mà hồ sơ chưa xong vì lý do khách quan, chủ động nộp xin Tokutei Katsudo tạm thời trước khi visa TG1 hết hạn
8. Sau khi được cấp Tokutei Ginou 2, lên kế hoạch làm thủ tục bảo lãnh gia đình (nếu có nhu cầu) và cân nhắc lộ trình dài hạn hướng tới vĩnh trú

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Tưởng nhầm đây là thủ tục gia hạn (koushin) đơn giản như mọi năm, không chuẩn bị hồ sơ như xin một tư cách lưu trú mới, dẫn đến thiếu giấy tờ và bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối
• Thi đỗ kỹ năng số 2 nhưng ngành nghề thực tế không nằm trong 11 lĩnh vực có Tokutei Ginou 2 (ví dụ Kaigo có tư cách riêng, hoặc 4 ngành mới bổ sung 2024 như vận tải ô tô/đường sắt/lâm nghiệp/công nghiệp gỗ) — công sức ôn thi không dẫn tới kết quả chuyển đổi được
• Không có đủ bằng chứng cụ thể về kinh nghiệm giám sát/quản lý (thiếu giấy xác nhận chính thức từ công ty, hoặc thời gian đảm nhiệm không đủ mốc tối thiểu theo đúng quy định từng ngành)
• Để sát ngày hết hạn visa mới bắt đầu nộp hồ sơ, không tính đủ thời gian xét duyệt và không biết đến giải pháp dự phòng Tokutei Katsudo, dẫn đến nguy cơ gián đoạn tư cách lưu trú hợp pháp
• Áp dụng nhầm mức lệ phí hoặc mẫu biểu cũ, đặc biệt sau mốc điều chỉnh phí 01/04/2025, khiến hồ sơ bị trả lại hoặc phải nộp bổ sung lệ phí

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Ngành nghề bạn đang làm thuộc nhóm chưa rõ ràng — ví dụ công ty đã thay đổi mã ngành đăng ký, công việc thực tế giao thoa giữa hai lĩnh vực, hoặc bạn không chắc kinh nghiệm giám sát của mình có được tính đúng theo tiêu chuẩn ngành hay không (như hệ thống Kensetsu Career-Up System với ngành xây dựng) — cần rà soát hồ sơ cụ thể với chuyên gia trước khi đăng ký thi.
• Visa hiện tại còn dưới 3 tháng mà kỳ thi kỹ năng chưa hoàn tất hoặc hồ sơ xác nhận kinh nghiệm chưa đầy đủ, cần đánh giá rủi ro và cân nhắc phương án Tokutei Katsudo hoặc phương án dự phòng khác để tránh gián đoạn tư cách lưu trú — đây là quyết định cần chuyên gia soạn thư giải trình (riyuusho) đủ sức thuyết phục Cục xuất nhập cảnh.
• Bạn thuộc 4 ngành mới bổ sung năm 2024 (vận tải ô tô, đường sắt, lâm nghiệp, công nghiệp gỗ) hiện chưa có đường lên Tokutei Ginou 2, hoặc cần cập nhật thông tin chính thức mới nhất về khả năng điều chỉnh lệ phí/mở rộng ngành nghề (tín hiệu chính sách 04/2026 chưa có quyết định cuối cùng từ MOJ) để lên kế hoạch nộp hồ sơ đúng thời điểm.

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn hồ sơ visa / gia hạn tư cách lưu trú (cùng gyoseishoshi). Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA/MOJ) - Trang chính về tư cách lưu trú Tokutei Ginou · Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA/MOJ) - Thủ tục Tokutei Katsudo để chuẩn bị chuyển sang Tokutei Ginou 2 · Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA/MOJ) - Nghị quyết Nội các mở rộng 11 lĩnh vực Tokutei Ginou 2 (09/06/2023) · Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA/MOJ) - Thông báo điều chỉnh lệ phí thủ tục lưu trú (áp dụng từ 01/04/2025) · Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA/MOJ) - Danh mục biểu mẫu đăng ký/thông báo liên quan Tokutei Ginou · Bộ Đất đai, Hạ tầng, Giao thông và Du lịch Nhật Bản (MLIT/MOJ) - Quy chế thi Tokutei Ginou 2 ngành đóng tàu (sửa đổi 08/2024)