Cẩm nang visa kinh doanh - quản lý (Keiei Kanri) từ A-Z

Vấn đề bạn đang gặp

Nếu bạn đang giữ visa Kinh doanh - Quản lý hoặc đang lên kế hoạch mở công ty tại Nhật, có một mốc thời gian bạn không thể bỏ qua: 16/10/2025. Đây là ngày quy định về điều kiện cấp và gia hạn tư cách lưu trú Kinh doanh - Quản lý chính thức thay đổi, và mức thay đổi không hề nhỏ. Trước đây bạn chỉ cần thỏa MỘT trong hai điều kiện — vốn 5 triệu yên trở lên, hoặc có 2 nhân viên thường trú. Từ nay, bạn phải thỏa ĐỒNG THỜI cả hai điều kiện đã bị nâng chuẩn: vốn từ 30 triệu yên trở lên VÀ có ít nhất 1 nhân viên toàn thời gian. Với nhiều công ty nhỏ, cửa hàng ăn uống, công ty dịch vụu, xây dựng do người Việt làm chủ, con số 30 triệu yên là một cú sốc thực sự so với 5 triệu yên trước đây.

Đáng lo hơn, đây không chỉ là chuyện vốn. Văn phòng kinh doanh giờ về nguyên tắc không được đặt tại nhà riêng nữa. Người đứng tên quản lý phải chứng minh có ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực tế hoặc bằng cấp học thuật liên quan. Bản thân bạn hoặc ít nhất một nhân viên phải có trình độ tiếng Nhật ở mức đáng kể. Và kế hoạch kinh doanh nộp kèm hồ sơ giờ bắt buộc phải được chuyên gia có chứng chỉ (như 中小企業診断士, 税理士, 公認会計士) xác nhận. Bốn thay đổi cộng dồn cùng lúc khiến rất nhiều hồ sơ đang chuẩn bị theo chuẩn cũ có nguy cơ bị từ chối thẳng nếu không cập nhật kịp.

Nếu bạn đang giữ visa cấp trước 16/10/2025 và kỳ gia hạn tiếp theo rơi vào khoảng 2026-2028, bạn nằm trong diện áp dụng biện pháp chuyển tiếp (経過措置) 3 năm — nhưng "được xét tổng hợp" không có nghĩa là bạn có thể ngồi yên không chuẩn bị gì. Cẩm nang này sẽ giúp bạn hiểu chính xác quy định mới áp dụng vào trường hợp của bạn như thế nào, cần chuẩn bị gì ngay từ bây giờ, và những chỗ nào bắt buộc phải có chuyên gia can thiệp thay vì tự làm.

Mục lục

1. Quy định vốn mới 30 triệu yên: bạn có đáp ứng được không?
2. Bạn có đủ 3 năm kinh nghiệm hoặc bằng cấp phù hợp để đứng tên quản lý?
3. Vì sao không thể dùng nhà riêng làm văn phòng — cần chuẩn bị gì thay thế?
4. Yêu cầu tiếng Nhật mới: bạn hay nhân viên cần đạt trình độ nào?
5. Kế hoạch kinh doanh phải có chuyên gia thẩm định — chọn ai, tốn bao nhiêu?
6. Đang giữ visa trước 16/10/2025? Biện pháp chuyển tiếp 3 năm áp dụng ra sao?
7. Lệ phí và mốc thời gian nộp hồ sơ cần nhớ trong 2025-2026

Quy định vốn mới 30 triệu yên: bạn có đáp ứng được không?

Từ 16/10/2025 (Reiwa 7), quy định về vốn cho visa Kinh doanh - Quản lý đã siết chặt đáng kể. Trước đây, hồ sơ chỉ cần thỏa MỘT trong hai điều kiện: vốn/tổng đầu tư từ 5 triệu yên trở lên, HOẶC sử dụng từ 2 nhân viên thường trú trở lên. Sau sửa đổi, bạn phải thỏa ĐỒNG THỜI CẢ HAI điều kiện đã nâng chuẩn:

• Vốn từ 30 triệu yên (3.000万円) trở lên
• Có ít nhất 1 nhân viên làm việc toàn thời gian, thường trú tại Nhật (không tính người nước ngoài diện thực tập kỹ năng hay du học sinh làm thêm)

Cách tính vốn khác nhau tùy hình thức pháp lý của bạn:

• Nếu là pháp nhân dạng công ty cổ phần (株式会社): vốn là số vốn điều lệ đã thực sự góp.
• Nếu là pháp nhân dạng công ty hợp danh/hợp doanh (合同会社 - godo kaisha): vốn là tổng số vốn góp của các thành viên.
• Nếu bạn kinh doanh dưới danh nghĩa cá nhân (không lập pháp nhân): vốn được tính là tổng số tiền đã thực tế đầu tư cho việc kinh doanh — bao gồm tiền bảo đảm thuê văn phòng, lương nhân viên dự trù cho 1 năm, chi phí thiết bị và các khoản đầu tư ban đầu khác.

Điểm quan trọng cần lưu ý: 30 triệu yên không phải là số tiền phải có sẵn trong tài khoản công ty mãi mãi, mà là mức vốn góp ban đầu được ghi nhận khi thành lập/khi xét hồ sơ. Tuy nhiên, cán bộ xét duyệt sẽ nhìn vào tính thực chất của dòng tiền — vốn ảo, vốn vay ngắn hạn rồi rút ra ngay sau khi nộp hồ sơ là rủi ro rất lớn dẫn đến từ chối hoặc bị nghi ngờ gian dối.

Bạn có đủ 3 năm kinh nghiệm hoặc bằng cấp phù hợp để đứng tên quản lý?

Đây là điều kiện hoàn toàn mới so với quy định cũ. Người đứng tên đại diện/quản lý công ty giờ phải chứng minh một trong hai:

• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực kinh doanh hoặc quản lý (có thể là kinh nghiệm làm quản lý, chủ doanh nghiệp, hoặc vị trí điều hành tại công ty khác — cần có bằng chứng như hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, giấy tờ đăng ký kinh doanh trước đó), HOẶC
• Có bằng cấp học thuật liên quan đến kinh doanh/quản lý ở bậc tiến sĩ, thạc sĩ, hoặc bằng chuyên môn (専門職 - senmonshoku, ví dụ MBA hoặc các chương trình đào tạo chuyên môn tương đương)

Một số điểm cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ chứng minh:

• Kinh nghiệm 3 năm không nhất thiết phải liên tục tại một công ty, nhưng phải chứng minh được tính liên tục và liên quan trực tiếp đến ngành nghề bạn sắp kinh doanh tại Nhật.
• Nếu kinh nghiệm của bạn ở Việt Nam, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ dịch thuật công chứng phù hợp (hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm xã hội, quyết định bổ nhiệm chức danh...).
• Nếu dùng bằng cấp thay cho kinh nghiệm, cần đối chiếu kỹ ngành học có thực sự liên quan đến "kinh doanh/quản lý" theo cách hiểu của cơ quan xét duyệt hay không — một bằng kỹ thuật thuần túy không tự động được công nhận.

Đây là một trong những điểm dễ bị đánh giá chủ quan nhất trong hồ sơ, vì việc "liên quan trực tiếp" hay không phụ thuộc nhiều vào cách trình bày và diễn giải hồ sơ.

Vì sao không thể dùng nhà riêng làm văn phòng — cần chuẩn bị gì thay thế?

Một thay đổi gây khó khăn thực tế rất lớn: về nguyên tắc, căn hộ hoặc nhà riêng bạn đang ở không còn được chấp nhận làm địa chỉ văn phòng kinh doanh (事業所). Yêu cầu mới đòi hỏi bạn phải có một cơ sở/địa điểm thực tế, đang thực sự được sử dụng cho hoạt động kinh doanh, đảm bảo:

• Tính độc lập: không gian dùng riêng cho kinh doanh, tách biệt rõ với không gian sinh hoạt cá nhân
• Tính liên tục: có hợp đồng thuê/sở hữu hợp lệ, không phải thuê ngắn hạn kiểu văn phòng ảo tối giản
• Nhân sự và trang thiết bị tương xứng với quy mô kinh doanh đã khai báo trong kế hoạch

Một số việc bạn nên làm ngay:

• Nếu hiện đang dùng địa chỉ nhà riêng (đặc biệt là căn hộ chung cư có điều khoản cấm kinh doanh trong hợp đồng thuê), cần tìm văn phòng cho thuê hoặc mặt bằng kinh doanh riêng càng sớm càng tốt, và giữ lại toàn bộ hợp đồng, hóa đơn điện nước, hình ảnh thực tế làm bằng chứng.
• Văn phòng chia sẻ (shared office/co-working space) có thể được chấp nhận trong một số trường hợp, nhưng cần địa chỉ riêng, bảng tên công ty, không gian sử dụng độc lập — chứ không phải chỉ đăng ký địa chỉ mà không có hoạt động thực tế.
• Chụp ảnh, quay video hiện trạng văn phòng (bàn ghế, biển hiệu, khu vực làm việc của nhân viên) để làm tư liệu bổ sung cho hồ sơ khi cần.

Lưu ý: mức độ "đủ tương xứng với quy mô kinh doanh" là một khái niệm không có con số cụ thể trong văn bản công khai, và thường được cán bộ xét duyệt đánh giá theo từng hồ sơ.

Yêu cầu tiếng Nhật mới: bạn hay nhân viên cần đạt trình độ nào?

Quy định mới bổ sung thêm yêu cầu về năng lực tiếng Nhật: bản thân người xin visa HOẶC ít nhất một nhân viên thường trực của công ty phải có trình độ tiếng Nhật "ở mức đáng kể" (相当程度の日本語能力). Theo diễn giải phổ biến từ các văn phòng hành chính pháp lý tại Nhật, mức này thường được hiểu tương đương khoảng N3 trở lên, tuy mức cụ thể có thể khác nhau tùy hướng dẫn thực tế áp dụng cho từng ngành nghề và loại hình kinh doanh.

Một số lưu ý thực tế:

• Nếu bản thân bạn (người đứng tên quản lý) chưa đạt trình độ này, bạn có hai hướng: (1) tự học và thi lấy chứng chỉ JLPT N3 trở lên trước khi nộp hồ sơ gia hạn/xin mới, hoặc (2) tuyển ít nhất một nhân viên người Nhật hoặc người nước ngoài có N3 trở lên làm việc thường trực trong công ty.
• Nhân viên này phải là lao động thường trú thực sự (có hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội, không phải chỉ đứng tên trên giấy tờ) — hồ sơ có nhân viên "ảo" chỉ để đối phó điều kiện là rủi ro rất lớn.
• Nếu ngành nghề kinh doanh của bạn thường xuyên giao tiếp với khách hàng, đối tác Nhật (nhà hàng, dịch vụ, xây dựng, bán lẻ), nên ưu tiên tự nâng cao trình độ tiếng Nhật của bản thân song song với việc tuyển nhân sự, vì đây cũng là yếu tố giúp kế hoạch kinh doanh có tính khả thi hơn trong mắt cán bộ xét duyệt.

Kế hoạch kinh doanh phải có chuyên gia thẩm định — chọn ai, tốn bao nhiêu?

Đây là thay đổi mang tính thủ tục nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thời gian chuẩn bị hồ sơ. Kế hoạch kinh doanh (事業計画書) nộp kèm hồ sơ visa Kinh doanh - Quản lý nay bắt buộc phải được một trong các chuyên gia có chứng chỉ sau xác nhận/thẩm định về tính cụ thể, hợp lý và khả năng thực hiện:

• 中小企業診断士 (Chuẩn đoán viên doanh nghiệp vừa và nhỏ) — chuyên tư vấn chiến lược và tính khả thi kinh doanh
• 公認会計士 (Kế toán viên công chứng) — chuyên về số liệu tài chính, dòng tiền
• 税理士 (Thuế vụ sư) — chuyên về thuế và cơ cấu tài chính doanh nghiệp

Một vài điều bạn cần biết khi tìm chuyên gia:

• Không phải luật sư hành chính (行政書士) nào cũng đủ tư cách thẩm định kế hoạch kinh doanh theo yêu cầu mới — cần xác nhận đúng người có chứng chỉ thuộc ba nhóm trên, hoặc phối hợp giữa luật sư hành chính (soạn hồ sơ) và chuyên gia thẩm định (xác nhận kế hoạch).
• Nên chuẩn bị kế hoạch kinh doanh với số liệu thực tế, có dự báo doanh thu/chi phí hợp lý theo ngành nghề, tránh những con số lạc quan phi thực tế — vì chuyên gia thẩm định sẽ không ký xác nhận nếu thấy thiếu tính khả thi, và việc này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín hồ sơ của bạn.
• Chi phí thuê chuyên gia thẩm định và luật sư hành chính soạn hồ sơ thay đổi tùy văn phòng và độ phức tạp của kế hoạch kinh doanh — đây là khoản chi phí phát sinh mới so với trước đây bạn cần dự trù thêm ngoài lệ phí nộp hồ sơ chính thức.

Đang giữ visa trước 16/10/2025? Biện pháp chuyển tiếp 3 năm áp dụng ra sao?

Nếu bạn đang giữ tư cách lưu trú Kinh doanh - Quản lý được cấp trước ngày 16/10/2025, bạn không bị áp dụng ngay lập tức toàn bộ chuẩn mới. Có biện pháp chuyển tiếp (経過措置) kéo dài 3 năm: khi bạn nộp đơn xin gia hạn (更新許可申請) trong khoảng thời gian đến 16/10/2028, dù chưa đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn mới, hồ sơ của bạn sẽ không bị từ chối ngay lập tức mà được xét tổng hợp, có tính đến:

• Tình hình kinh doanh thực tế hiện tại của công ty (doanh thu, số nhân viên, đóng thuế, đóng bảo hiểm...)
• Triển vọng đáp ứng chuẩn mới trong tương lai (bạn có kế hoạch tăng vốn, tuyển thêm nhân viên, chuyển văn phòng hay không)

Điều quan trọng cần hiểu đúng: "xét tổng hợp" KHÔNG có nghĩa là bạn chắc chắn được gia hạn dù không chuẩn bị gì. Đây là một quyết định mang tính đánh giá theo từng hồ sơ cụ thể của cán bộ xét duyệt, không có công thức cố định công khai. Vì vậy nếu bạn thuộc diện chuyển tiếp, việc cần làm ngay là:

• Rà soát chính xác thời điểm cấp visa hiện tại và thời điểm hết hạn để biết mình còn bao nhiêu kỳ gia hạn nằm trong 3 năm chuyển tiếp
• Bắt đầu xây dựng lộ trình tăng vốn, tuyển nhân sự, chuyển văn phòng dần dần thay vì đợi đến sát ngày mới xử lý, vì thay đổi cơ cấu vốn công ty (tăng vốn điều lệ) và thuê văn phòng mới đều cần thời gian thủ tục thực tế đáng kể
• Chuẩn bị hồ sơ chứng minh "triển vọng đáp ứng chuẩn mới" càng cụ thể càng tốt cho lần gia hạn tiếp theo, thay vì chỉ nộp hồ sơ giống hệt các năm trước

Lệ phí và mốc thời gian nộp hồ sơ cần nhớ trong 2025-2026

Về lệ phí thủ tục, có một số thay đổi bạn cần nắm để không bị bất ngờ khi nộp hồ sơ:

• Từ 01/04/2025, lệ phí Đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú (在留期間更新許可申請) và Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請) đã tăng từ 4.000 yên lên 6.000 yên nếu nộp trực tiếp tại quầy, hoặc 5.500 yên nếu nộp online (giảm 500 yên cho hồ sơ điện tử). Nếu hồ sơ của bạn nộp trước 31/03/2025, vẫn áp dụng mức phí cũ 4.000 yên dù được duyệt sau ngày đó.
• Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE - 在留資格認定証明書交付申請), thường dùng khi bạn muốn mời/bảo lãnh người mới từ Việt Nam sang làm việc theo diện Kinh doanh - Quản lý, hiện KHÔNG mất phí (0 yên).
• Có thông tin về lộ trình tăng mạnh lệ phí thủ tục lưu trú trong năm tài khóa 2026, dự kiến sớm nhất từ tháng 10/2026: mức trần theo luật sửa đổi cho phép phí gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú lên tới 100.000 yên và phí xin vĩnh trú lên tới 300.000 yên. Một số văn phòng tư vấn ước tính mức phí thực tế áp dụng có thể tăng lên khoảng 30.000-40.000 yên trong năm 2026. Đây vẫn là thông tin dự thảo/kế hoạch, CHƯA phải là con số chính thức cuối cùng — bạn cần theo dõi thông báo mới nhất từ ISA trước khi lập kế hoạch tài chính dựa trên con số này.

Về mốc thời gian, nên nộp đơn gia hạn trong khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn visa (đây là khung thời gian ISA thường chấp nhận cho việc nộp hồ sơ gia hạn). Với tình hình quy định thay đổi lớn như hiện nay, bạn nên chủ động chuẩn bị hồ sơ sớm hơn khung thời gian tối thiểu này, vì thời gian xét duyệt có thể kéo dài hơn bình thường khi cán bộ ISA cần đối chiếu nhiều điều kiện mới.

Checklist hành động nhanh

1. Xác định ngay bạn thuộc nhóm nào: xin visa mới, đang giữ visa cấp trước 16/10/2025 (thuộc diện chuyển tiếp), hay đang chuẩn bị hồ sơ nộp sau 16/10/2025
2. Tính toán số vốn công ty hiện có so với mức yêu cầu mới 30 triệu yên, và lập kế hoạch tăng vốn nếu chưa đủ (lưu ý cách tính khác nhau giữa pháp nhân và cá nhân kinh doanh)
3. Rà soát hồ sơ chứng minh kinh nghiệm 3 năm hoặc bằng cấp phù hợp của người đứng tên quản lý, chuẩn bị dịch thuật công chứng nếu giấy tờ gốc bằng tiếng Việt
4. Kiểm tra địa chỉ văn phòng kinh doanh hiện tại — nếu đang dùng nhà riêng, tìm văn phòng/mặt bằng kinh doanh độc lập và ký hợp đồng thuê đúng mục đích càng sớm càng tốt
5. Đánh giá trình độ tiếng Nhật của bản thân và nhân viên; nếu chưa ai đạt khoảng N3 trở lên, lên kế hoạch học thi hoặc tuyển nhân viên thường trú phù hợp
6. Liên hệ chuyên gia có chứng chỉ (中小企業診断士, 税理士, hoặc 公認会計士) để thẩm định kế hoạch kinh doanh trước khi nộp hồ sơ chính thức
7. Chuẩn bị lệ phí nộp hồ sơ theo mức hiện hành (6.000 yên tại quầy / 5.500 yên online) và theo dõi thông báo chính thức về mức phí mới dự kiến áp dụng từ 2026
8. Nếu hồ sơ có tình huống phức tạp (chuyển tiếp, vốn góp bằng tài sản, cơ cấu nhiều cổ đông...), đặt lịch tư vấn 1-1 với chuyên gia visa tại tintuc.jp trước khi nộp đơn

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Chỉ chuẩn bị vốn 5 triệu yên theo quy định cũ mà không biết mức tối thiểu đã tăng lên 30 triệu yên từ 16/10/2025, dẫn đến hồ sơ bị từ chối hoặc phải bổ sung gấp sát ngày hết hạn visa
• Tiếp tục dùng địa chỉ nhà riêng/căn hộ đang ở làm văn phòng kinh doanh mà không có sự tách biệt rõ ràng, khiến cán bộ xét duyệt coi công ty không có cơ sở kinh doanh hợp lệ
• Tự viết kế hoạch kinh doanh mà không có xác nhận của chuyên gia có chứng chỉ (中小企業診断士/税理士/公認会計士) theo yêu cầu mới, khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung nhiều lần và kéo dài thời gian xét duyệt hàng tháng trời
• Nộp đơn gia hạn sát ngày hết hạn visa mà không nắm rõ mình có thuộc diện biện pháp chuyển tiếp 3 năm hay không, dẫn đến bị động khi cán bộ yêu cầu bổ sung chứng minh triển vọng đáp ứng chuẩn mới
• Tuyển toàn nhân viên nước ngoài diện thực tập kỹ năng hoặc du học sinh làm thêm để đối phó điều kiện 1 nhân viên thường trú, trong khi quy định yêu cầu nhân viên thực sự thường trú và có năng lực tiếng Nhật đáng kể — hồ sơ kiểu này rất dễ bị nghi ngờ và từ chối

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Bạn đang giữ visa Kinh doanh - Quản lý cấp trước 16/10/2025 và kỳ gia hạn tiếp theo rơi trong khoảng 2026-2028 (thuộc diện chuyển tiếp) — mức độ "xét tổng hợp" áp dụng cho hồ sơ cụ thể của bạn phụ thuộc vào đánh giá riêng của cán bộ ISA theo từng ca, không có công thức chung nên cần tư vấn để đánh giá đúng rủi ro và chuẩn bị chứng minh triển vọng phù hợp
• Vốn góp của bạn không phải tiền mặt thuần túy mà là tài sản (bất động sản, thiết bị) hoặc vay từ người thân/đối tác ở Việt Nam — cách tính vốn hợp lệ theo quy định ISA trong trường hợp này khá phức tạp và dễ bị tính sai, cần chuyên gia rà soát trước khi nộp hồ sơ
• Mô hình kinh doanh của bạn liên quan nhiều ngành nghề cùng lúc, có yếu tố sáp nhập/mua lại công ty có sẵn, hoặc có nhiều cổ đông nước ngoài cùng góp vốn — cần tư vấn để xây dựng kế hoạch kinh doanh và cơ cấu vốn/nhân sự vừa đáp ứng chuẩn mới vừa khả thi thực tế

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn hồ sơ visa / gia hạn tư cách lưu trú (cùng gyoseishoshi). Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: 出入国在留管理庁 (ISA) - 在留資格「経営・管理」に係る上陸基準省令等の改正について · 出入国在留管理庁 (ISA) - 「経営・管理」の許可基準の改正等について (PDF chi tiết, hiệu lực 16/10/2025) · 出入国在留管理庁 (ISA) - 在留手続等に関する手数料の改定 (biểu phí thủ tục lưu trú) · 出入国在留管理庁 (ISA) - Trang chính thức về tư cách lưu trú「経営・管理」