Checklist hồ sơ chứng minh thu nhập/nộp thuế khi gia hạn visa

Vấn đề bạn đang gặp

"Hết hạn visa trong vòng 3 tháng tới" là cụm từ khiến không ít người Việt đang đi làm tại Nhật mất ngủ — không phải vì sợ trượt, mà vì sợ THIẾU GIẤY TỜ đúng lúc cần nhất. Riêng phần chứng minh thu nhập/nộp thuế đã có ít nhất 2-3 loại giấy khác nhau (課税証明書, 非課税証明書, 納税証明書, có khi thêm 法定調書合計表 nếu công ty thuộc Category 3), mỗi giấy lại có ràng buộc riêng về năm tài khóa và thời hạn hiệu lực chỉ 3 tháng — nghĩa là xin sớm quá cũng hỏng, xin muộn quá cũng hỏng.\n\nVấn đề càng cấp bách hơn ở giai đoạn giữa năm: nếu hồ sơ của bạn rơi vào khoảng tháng 1-5/2026, bạn cần giấy chứng nhận thuế năm tài khóa Reiwa 7 (năm trước); nhưng nếu nộp từ tháng 6/2026 trở đi, văn phòng thị/khu/xã đã bắt đầu phát hành giấy năm Reiwa 8 mới nhất — chọn sai năm là hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý đúng vào lúc bạn không còn nhiều ngày để chờ.\n\nThêm vào đó, lệ phí gia hạn đã tăng từ 4.000 yên lên 6.000 yên (nộp giấy) / 5.500 yên (nộp online) cho các đơn tiếp nhận từ 1/4/2025, và có đề xuất tăng mạnh hơn nữa trong năm tài khóa 2026 (dù chưa có hiệu lực). Trong bối cảnh chi phí và thủ tục ngày càng chặt chẽ, một checklist đúng thứ tự, đúng loại giấy, đúng thời điểm xin — sẽ tiết kiệm cho bạn ít nhất một lần đi lại phường/thị xã và một lần hồi hộp chờ Cục Xuất nhập cảnh yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Mục lục

1. Hồ sơ chứng minh thu nhập/thuế cần đúng những giấy gì?
2. Công ty bạn thuộc Category nào — và tại sao điều đó quyết định giấy tờ phải nộp?
3. Nộp hồ sơ vào tháng nào thì nên xin giấy chứng nhận thuế năm tài khóa nào?
4. Mới sang Nhật chưa đủ 1 năm thuế — lấy giấy gì thay thế 課税/納税証明書?
5. Lệ phí gia hạn 2026 là bao nhiêu, nộp lúc nào để tránh mức tăng mới?

Hồ sơ chứng minh thu nhập/thuế cần đúng những giấy gì?

Về nguyên tắc, hồ sơ gia hạn visa lao động (Kỹ thuật/Tri thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế và các diện tương tự) yêu cầu chứng minh hai nội dung tách biệt:

• Tổng thu nhập trong 1 năm: thể hiện qua 課税証明書 (giấy chứng nhận đã đóng thuế thị dân) — hoặc 非課税証明書 nếu bạn thuộc diện không phải đóng thuế thị dân năm đó.
• Tình trạng nộp thuế: thể hiện qua 納税証明書 (giấy chứng nhận đã nộp thuế, không còn nợ thuế).

Điểm nhiều người bỏ sót: nếu một loại giấy do văn phòng thị/khu/xã cấp đã GỘP ĐỦ cả hai nội dung này (vừa ghi tổng thu nhập, vừa ghi rõ tình trạng nộp thuế) thì bạn chỉ cần nộp 1 loại giấy, không cần xin cả hai. Mỗi địa phương (thị/khu/xã) có mẫu giấy hơi khác nhau — có nơi gộp chung, có nơi tách riêng — nên khi ra quầy, hãy nói rõ với nhân viên: "Tôi cần giấy nộp cho hồ sơ gia hạn visa tại Cục Xuất nhập cảnh, cần thể hiện cả tổng thu nhập và tình trạng nộp thuế" để họ tư vấn đúng loại giấy, tránh xin thừa hoặc thiếu.

Lưu ý quan trọng: tất cả giấy tờ phát hành tại Nhật nộp kèm hồ sơ (bao gồm hai loại giấy thuế này) đều phải là bản được cấp trong vòng 3 tháng tính đến ngày bạn nộp đơn — không phải 3 tháng tính đến ngày hết hạn visa.

Công ty bạn thuộc Category nào — và tại sao điều đó quyết định giấy tờ phải nộp?

Cục Xuất nhập cảnh phân loại công ty tiếp nhận (nơi bạn đang làm việc) theo 4 nhóm Category, dựa trên quy mô, tình hình nộp thuế và các tiêu chí hành chính khác của công ty. Category này KHÔNG do bạn tự xác định — bạn cần hỏi trực tiếp phòng nhân sự/kế toán công ty, vì họ thường đã biết công ty thuộc nhóm nào từ các lần làm hồ sơ trước cho nhân viên nước ngoài khác.

Vì sao điều này quan trọng: yêu cầu giấy tờ khác nhau khá rõ giữa các Category.

• Nếu công ty thuộc Category 3: ngoài 課税(hoặc 非課税)証明書 và 納税証明書 thể hiện đủ tổng thu nhập và tình trạng nộp thuế, bạn còn phải nộp thêm bản sao 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表 — đây là bảng tổng hợp phiếu khấu trừ thuế thu nhập lương năm trước mà CÔNG TY (không phải cá nhân bạn) đã nộp cho cơ quan thuế. Giấy này công ty giữ, bạn không tự xin được ở phường/thị xã.
• Nếu công ty thuộc Category 4: cũng phải nộp đủ cả 課税(hoặc 非課税)証明書 và 納税証明書 với đầy đủ hai nội dung tổng thu nhập và tình trạng nộp thuế, nhưng không cần bản sao 法定調書合計表 như Category 3.

Bạn nên hỏi rõ Category của công ty ngay từ đầu quá trình chuẩn bị, vì nếu thuộc Category 3 mà không biết, bạn sẽ mất thêm một vòng quay lại phòng nhân sự xin bổ sung giấy — trong khi thời gian của bạn đang bị giới hạn bởi ngày hết hạn visa.

Nộp hồ sơ vào tháng nào thì nên xin giấy chứng nhận thuế năm tài khóa nào?

Đây là điểm gây nhầm lẫn nhiều nhất vì liên quan đến lịch phát hành của văn phòng thị/khu/xã, không phải lịch của Cục Xuất nhập cảnh.

Mốc cần nhớ cho năm 2026: giấy chứng nhận thuế của năm tài khóa mới (Reiwa 8) thường được các văn phòng thị/khu/xã bắt đầu phát hành từ khoảng tháng 6/2026 trở đi (dựa trên dữ liệu thu nhập/thuế đã quyết toán của năm trước).

• Nếu bạn dự kiến nộp hồ sơ gia hạn trong khoảng tháng 1 đến tháng 5/2026: nên xin giấy chứng nhận thuế năm tài khóa Reiwa 7 (năm trước) — vì thời điểm này văn phòng thị/khu/xã chưa phát hành giấy năm mới.
• Nếu bạn dự kiến nộp hồ sơ từ tháng 6/2026 trở đi: có thể (và nên) xin giấy chứng nhận thuế năm tài khóa mới nhất (Reiwa 8) — vì đây là dữ liệu gần nhất, thể hiện đúng tình trạng thu nhập/thuế hiện tại của bạn.

Hệ quả thực tế: nếu ngày nộp hồ sơ của bạn rơi đúng vào giai đoạn chuyển giao (cuối tháng 5 - đầu tháng 6), hãy gọi điện trước cho văn phòng thị/khu/xã nơi bạn đăng ký cư trú để hỏi chính xác ngày họ bắt đầu phát hành giấy năm mới — mỗi địa phương có thể lệch nhau vài ngày đến vài tuần so với mốc chung.

Mới sang Nhật chưa đủ 1 năm thuế — lấy giấy gì thay thế 課税/納税証明書?

Nếu bạn mới nhập cảnh Nhật Bản chưa đủ 1 năm thuế, hoặc vừa chuyển từ địa phương khác đến nên dữ liệu thuế chưa kịp cập nhật tại văn phòng thị/khu/xã mới, việc xin 課税証明書/納税証明書 có thể gặp khó vì đơn giản là hệ thống chưa có dữ liệu để cấp giấy.

Hướng dẫn chính thức của Cục Xuất nhập cảnh trong trường hợp này là: liên hệ trực tiếp văn phòng thị/khu/xã địa phương phụ trách nơi bạn cư trú để được tư vấn cụ thể — vì cách xử lý có thể khác nhau tùy địa phương và tùy thời điểm bạn nhập cảnh/chuyển đến.

Trên thực tế, nhiều trường hợp lần đầu gia hạn sau khi mới nhập cảnh có thể thay thế bằng 賃金台帳 (sổ lương/bảng lương do chính công ty bạn đang làm việc cấp), tính từ thời điểm bạn nhập cảnh/bắt đầu làm việc tại công ty đó. Đây không phải là quy định cứng áp dụng cho mọi trường hợp, mà là cách xử lý thực tế khi giấy tờ thuế chính thức chưa tồn tại — vì vậy bạn nên chủ động hỏi cả hai phía: văn phòng thị/khu/xã (để xác nhận không thể cấp giấy) và phòng nhân sự công ty (để xin 賃金台帳 làm giấy thay thế), thay vì tự suy đoán.

Lệ phí gia hạn 2026 là bao nhiêu, nộp lúc nào để tránh mức tăng mới?

Mức lệ phí hiện hành (áp dụng từ các đơn tiếp nhận từ 1/4/2025 trở đi):

• 6.000 yên nếu nộp hồ sơ giấy trực tiếp, thanh toán bằng tem thu nhập (収入印紙).
• 5.500 yên nếu nộp qua hệ thống online (オンライン申請).

Lưu ý: nếu đơn của bạn được tiếp nhận (không phải cấp phép) trước ngày 31/3/2025, bạn vẫn được áp dụng mức phí cũ dù kết quả cấp phép ra sau đó — nhưng với hồ sơ chuẩn bị trong năm 2026, mức 6.000/5.500 yên là mức áp dụng cho bạn.

Về tin đồn tăng phí mạnh trong năm tài khóa 2026 (có đề xuất mức trần lên tới 100.000 yên cho thủ tục thay đổi/gia hạn tư cách lưu trú, và 300.000 yên cho xin vĩnh trú): đây MỚI CHỈ LÀ MỨC TRẦN theo luật sửa đổi, số tiền thực tế sẽ do Nghị định (政令) quy định sau khi luật được thông qua chính thức, và chưa có hiệu lực tại thời điểm hiện tại. Lời khuyên thực tế: đừng để tin đồn này làm bạn hoang mang trì hoãn, cũng đừng vội tin số tiền cụ thể nào cho đến khi có văn bản chính thức từ 出入国在留管理庁. Điều quan trọng hơn tin đồn phí là: chuẩn bị hồ sơ đúng hạn để không bị động nếu chính sách thay đổi giữa chừng.

Checklist hành động nhanh

1. Xác định chính xác ngày hết hạn visa hiện tại, tính ngược mốc nộp hồ sơ gia hạn (Cục Xuất nhập cảnh chỉ nhận hồ sơ trong khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn) — đánh dấu ngay vào lịch.
2. Hỏi phòng nhân sự công ty xem công ty đang thuộc Category nào (1, 2, 3 hay 4) trong phân loại của Cục XNC — đây là câu hỏi quyết định bạn cần nộp bao nhiêu loại giấy tờ thuế.
3. Nếu công ty thuộc Category 3: chủ động xin phòng nhân sự bản sao 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表 (bảng tổng hợp phiếu khấu trừ thuế công ty nộp cho cơ quan thuế năm trước) — giấy này công ty giữ, không tự xin được ở phường/thị xã.
4. Ra văn phòng thị/khu/xã (nơi đăng ký địa chỉ cư trú) xin 課税証明書 (hoặc 非課税証明書 nếu không phải đóng thuế) và 納税証明書 — chọn đúng năm tài khóa theo thời điểm bạn dự kiến nộp hồ sơ (xem mục 3 trong cẩm nang).
5. Kiểm tra ngày cấp in trên từng giấy chứng nhận thuế: phải còn trong vòng 3 tháng tính đến ngày bạn nộp đơn tại Cục XNC — nếu xin quá sớm, giấy sẽ hết hiệu lực trước khi kịp nộp.
6. Chuẩn bị 1 ảnh thẻ kích thước 4cm x 3cm, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất, nền trơn, không đội mũ.
7. Điền đơn 在留期間更新許可申請書 (mẫu bắt buộc trong mọi trường hợp gia hạn) và chuẩn bị lệ phí: 6.000 yên (tem thu nhập/収入印紙, nộp giấy) hoặc 5.500 yên (nộp online) cho hồ sơ tiếp nhận từ 1/4/2025 trở đi.
8. Photo/scan lưu lại toàn bộ hồ sơ đã nộp (kể cả đơn và các giấy chứng nhận thuế) trước khi nộp bản gốc, để đối chiếu nếu Cục XNC yêu cầu bổ sung sau này.

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Nộp nhầm năm tài khóa của giấy chứng nhận thuế: nộp hồ sơ từ tháng 6/2026 trở đi nhưng vẫn cầm giấy năm Reiwa 7 (vì tưởng là mới nhất), trong khi từ khoảng tháng 6/2026 văn phòng thị/khu/xã đã bắt đầu phát hành giấy năm Reiwa 8 — hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung, mất thêm một vòng đi lại.
• Không biết công ty thuộc Category 3 nên không xin trước bản sao 法定調書合計表 từ phòng nhân sự — đến lúc nộp hồ sơ mới phát hiện thiếu, mà giấy này công ty cần thời gian xử lý, không xin gấp trong ngày được.
• Xin giấy chứng nhận thuế quá sớm (ví dụ ngay khi vừa có kế hoạch gia hạn, trước ngày nộp hồ sơ thực tế 4-5 tháng) khiến đến ngày nộp đơn giấy đã vượt quá thời hạn hiệu lực 3 tháng theo quy định, phải xin lại từ đầu.
• Nộp thiếu hoặc nộp thừa loại giấy so với yêu cầu thực tế của Category công ty mình — ví dụ công ty Category 1-2 không bắt buộc cả hai loại giấy nhưng người nộp hồ sơ vẫn nộp thừa gây rối hồ sơ, hoặc ngược lại Category 3-4 chỉ nộp 1 loại trong khi bắt buộc phải có cả 課税(hoặc 非課税)証明書 và 納税証明書.
• Trì hoãn chuẩn bị hồ sơ vì nghe tin đồn về mức tăng lệ phí năm 2026 (đề xuất trần lên tới 100.000 yên, chưa có hiệu lực), dẫn đến để sát ngày hết hạn visa mới bắt đầu xin giấy tờ — nếu bị yêu cầu bổ sung sẽ không còn đủ thời gian xử lý trước hạn lưu trú.

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Bạn không xin được 課税証明書/納税証明書 vì mới chuyển địa phương hoặc mới nhập cảnh chưa đủ dữ liệu thuế, và công ty cũng không cấp 賃金台帳 rõ ràng theo đúng định dạng cần thiết — cần xác định chính xác văn phòng nào chịu trách nhiệm và liệu hồ sơ thay thế có được Cục Xuất nhập cảnh chấp nhận trong trường hợp cụ thể của bạn hay không.
• Bạn không chắc chắn công ty mình thuộc Category nào (phòng nhân sự không xác nhận rõ, công ty mới thành lập, hoặc vừa thay đổi quy mô/cơ cấu) — điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc bạn có bắt buộc phải xin thêm 法定調書合計表 hay không, và xin sai sẽ mất thời gian sửa hồ sơ.
• Thu nhập của bạn biến động lớn giữa các năm (đổi việc giữa năm, có giai đoạn nghỉ không lương, có thu nhập thêm ngoài lương chính) khiến hồ sơ thuế có thể bị đơn vị xét duyệt đặt câu hỏi về khả năng duy trì thu nhập ổn định — trường hợp này cần chiến lược giải trình và sắp xếp giấy tờ bổ sung phù hợp với hồ sơ cá nhân, không có công thức chung.

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn hồ sơ visa / gia hạn tư cách lưu trú (cùng gyoseishoshi). Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: 出入国在留管理庁 - 在留手続等に関する手数料の改定 (Cải cách lệ phí thủ tục lưu trú) · 出入国在留管理庁 - Danh mục giấy tờ nộp kèm theo Category công ty (PDF chính thức) · 出入国在留管理庁 - 在留期間更新許可申請 (trang hướng dẫn thủ tục gia hạn) · 出入国在留管理庁 - Hướng dẫn trường hợp lần đầu gia hạn sau nhập cảnh (Long-term resident)