Cẩm nang xin vĩnh trú (Eijuken) từ A-Z: điều kiện, hồ sơ, thời gian

Vấn đề bạn đang gặp

Bạn đã ở Nhật gần 10 năm, đóng thuế đều đặn, công việc ổn định — và câu hỏi "bao giờ mình nộp vĩnh trú được" cứ lởn vởn mỗi lần gia hạn visa. Nhưng "10 năm" không đơn giản như một con số đếm ngày: Cục xuất nhập cảnh (ISA) yêu cầu trong 10 năm đó phải có ít nhất 5 năm liên tục giữ tư cách lưu trú lao động hoặc cư trú — và không phải ai cũng tính đúng mốc này, nhất là người từng đổi tư cách lưu trú, từng có giai đoạn Thực tập kỹ năng, hoặc có thời gian xuất cảnh dài.

Áp lực thời gian đang tăng thêm vì một thay đổi cụ thể: bản sửa đổi hướng dẫn cấp phép vĩnh trú có hiệu lực 24/2/2026 (Reiwa 8) siết lại yêu cầu phải đang giữ tư cách lưu trú với thời hạn DÀI NHẤT hiện có (ví dụ Kỹ thuật/Tri thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế là 5 năm). Quy định chuyển tiếp cho phép visa 3 năm vẫn được coi là "dài nhất" sẽ chấm dứt từ 1/4/2027 — nghĩa là nếu bạn đang giữ visa lao động thời hạn 3 năm và muốn tận dụng cửa sổ này, hồ sơ phải nộp trước 31/3/2027, sau đó bắt buộc phải nâng lên visa 5 năm mới đủ điều kiện.

Cùng lúc đó, hồ sơ minh chứng thuế và bảo hiểm xã hội bị xét khắt khe hơn (liên tục 5 năm với thuế, 2 năm với bảo hiểm xã hội/y tế), lệ phí có khả năng tăng mạnh trong thời gian tới, và thời gian chờ xét duyệt thực tế thường kéo dài 6-16 tháng chứ không phải 4-6 tháng như con số "chuẩn" ISA công bố. Một hồ sơ bị trả về vì tính sai mốc thời gian hoặc thiếu một tháng đóng bảo hiểm có thể khiến bạn mất cả năm chờ đợi để làm lại. Cẩm nang này giúp bạn tự kiểm tra điều kiện, hiểu đúng quy trình và tránh những lỗi phổ biến nhất trước khi nộp hồ sơ thật.

Mục lục

1. Bạn có đủ điều kiện nộp vĩnh trú chưa? 3 điều kiện cốt lõi cần kiểm tra
2. Cách tính "10 năm cư trú liên tục" và "5 năm làm việc liên tục" — những điểm dễ tính sai
3. Visa lao động của bạn là 3 năm hay 5 năm? Vì sao deadline 31/3/2027 quan trọng
4. Có được rút ngắn thời gian không? Diện Nhân tài chuyên môn cao (70/80 điểm)
5. Hồ sơ cần chuẩn bị những gì? Mẫu đơn nào đúng với diện visa của bạn
6. Thuế và bảo hiểm xã hội: yêu cầu khắt khe nhất sau guideline 2/2026
7. Nộp ở đâu, mất bao lâu, phí bao nhiêu?
8. Timeline hành động: nên nộp hồ sơ khi nào

Bạn có đủ điều kiện nộp vĩnh trú chưa? 3 điều kiện cốt lõi cần kiểm tra

Theo Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh, để được cấp vĩnh trú (永住許可) bạn phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện:

• Phẩm hạnh tốt (素行善良): không có tiền án tiền sự, không vi phạm pháp luật nghiêm trọng. Lưu ý: vi phạm giao thông lặp lại nhiều lần (vượt đèn đỏ, chạy quá tốc độ) dù nhỏ vẫn có thể bị tính là điểm trừ trong hồ sơ.
• Có đủ tài sản/kỹ năng để duy trì cuộc sống độc lập (独立の生計を営むに足りる資産又は技能): thu nhập ổn định, không phụ thuộc vào trợ cấp sinh hoạt (生活保護). Đây thường được xét qua giấy chứng nhận thu nhập/nộp thuế các năm gần nhất.
• Việc cấp vĩnh trú phù hợp với lợi ích của Nhật Bản — điều kiện này bao gồm nguyên tắc cư trú liên tục từ 10 năm trở lên tại Nhật, cộng với các yêu cầu về nghĩa vụ công dân (đóng thuế, bảo hiểm) mà mục 6 sẽ nói chi tiết.

Ba điều kiện này áp dụng cho gần như mọi diện xin vĩnh trú, trừ một số trường hợp đặc biệt (vợ/chồng người Nhật, tị nạn...) có ngoại lệ về mốc 10 năm. Nếu bạn đang giữ visa lao động thông thường, cứ mặc định phải qua đủ cả 3 điều kiện trên.

Cách tính "10 năm cư trú liên tục" và "5 năm làm việc liên tục" — những điểm dễ tính sai

Đây là phần nhiều người tính nhầm nhất. Quy tắc cơ bản: trong 10 năm cư trú liên tục tại Nhật, phải có ít nhất 5 năm liên tục giữ tư cách lưu trú lao động (就労資格) hoặc tư cách lưu trú cư trú (居住資格).

Một số điểm cần lưu ý:

• Thời gian giữ tư cách Thực tập kỹ năng (技能実習) hoặc Kỹ năng đặc định số 1 (特定技能1号) KHÔNG được tính vào 5 năm này — dù bạn có làm việc hợp pháp trong thời gian đó, nó không cộng dồn cho mốc 5 năm việc làm.
• "Liên tục" nghĩa là không có khoảng gián đoạn lớn — xuất cảnh dài ngày, về nước quá lâu giữa các lần gia hạn visa, hoặc có giai đoạn cư trú bất hợp pháp đều có thể làm ISA đánh giá lại điểm bắt đầu tính.
• Việc đổi loại tư cách lưu trú giữa chừng (ví dụ từ du học sang lao động) không làm mất mốc 10 năm cư trú, nhưng chỉ thời gian giữ tư cách lao động/cư trú mới tính vào mốc 5 năm.

Vì cách tính này khá kỹ thuật và phụ thuộc lịch sử visa cụ thể của từng người, sai một mắt xích (ví dụ quên trừ giai đoạn Thực tập kỹ năng) có thể khiến bạn nộp hồ sơ sớm hơn thực tế đủ điều kiện — và bị từ chối.

Visa lao động của bạn là 3 năm hay 5 năm? Vì sao deadline 31/3/2027 quan trọng

Bản sửa đổi hướng dẫn có hiệu lực 24/2/2026 quy định rõ: khi nộp hồ sơ vĩnh trú, bạn phải đang giữ tư cách lưu trú với thời hạn lưu trú dài nhất hiện có của loại visa đó. Với các visa lao động phổ biến như Kỹ thuật/Tri thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế, thời hạn dài nhất hiện có là 5 năm.

Điểm mấu chốt: hiện có quy định chuyển tiếp cho phép người đang giữ visa 3 năm (chưa phải mức dài nhất) vẫn nộp được hồ sơ vĩnh trú. Nhưng quy định chuyển tiếp này sẽ CHẤM DỨT từ 1/4/2027. Sau mốc đó, ai chỉ có visa 3 năm sẽ không đủ điều kiện nộp — bắt buộc phải xin gia hạn lên visa 5 năm trước, rồi mới nộp vĩnh trú.

Hệ quả thực tế: nếu bạn hiện đang giữ visa lao động 3 năm và đã đủ 10 năm cư trú + 5 năm làm việc liên tục, bạn có một cửa sổ để nộp hồ sơ vĩnh trú TRƯỚC 31/3/2027 mà không cần chờ nâng lên visa 5 năm. Đây là lý do nên kiểm tra ngay hôm nay thời hạn visa hiện tại của mình là bao lâu, thay vì đợi đến gần hạn gia hạn tiếp theo mới xem xét.

Có được rút ngắn thời gian không? Diện Nhân tài chuyên môn cao (70/80 điểm)

Nếu bạn thuộc diện Nhân tài chuyên môn cao (高度専門職/高度人材外国人) và có tính điểm theo bảng điểm của ISA (học vấn, kinh nghiệm, thu nhập, tuổi, năng lực tiếng Nhật...), có 2 mốc rút ngắn đáng chú ý:

• Đạt 80 điểm trở lên và duy trì mức điểm đó: chỉ cần cư trú liên tục 1 năm trở lên là đủ điều kiện nộp vĩnh trú — bỏ qua hoàn toàn yêu cầu 10 năm.
• Đạt 70 điểm trở lên: mốc rút ngắn là 3 năm cư trú liên tục.

Đây là con đường nhanh nhất tới vĩnh trú nếu bạn đủ điều kiện, nhưng có 2 lưu ý quan trọng: (1) điểm số phải được duy trì tại thời điểm nộp hồ sơ, không phải chỉ đạt được một lần trong quá khứ — nếu đổi việc, giảm thu nhập, hoặc các yếu tố khác làm giảm điểm, bạn có thể rơi khỏi ngưỡng 70/80 mà không hay; (2) việc tự tính điểm số chính xác theo bảng điểm hiện hành khá phức tạp và nên được xác nhận kỹ trước khi dựa vào đó lên kế hoạch nộp sớm.

Hồ sơ cần chuẩn bị những gì? Mẫu đơn nào đúng với diện visa của bạn

Đơn xin vĩnh trú dùng biểu mẫu chính thức gọi là "Mẫu số 34 riêng biệt" (別記第三十四号様式), nhưng có tới 5 phiên bản khác nhau tùy diện visa — nộp sai mẫu là lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại:

• 申請1: diện vợ/chồng người Nhật, vợ/chồng người có vĩnh trú.
• 申請2: diện Định cư giả (定住者).
• 申請3: diện tư cách lao động (phần lớn người Việt đi làm ở Nhật thuộc nhóm này — Kỹ thuật/Tri thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế, Kỹ năng đặc định...).
• 申請4: diện Nhân tài nước ngoài trình độ cao.
• 申請5: diện Nhân tài đặc biệt trình độ cao.

Một điểm quan trọng cần nhớ: hồ sơ xin vĩnh trú KHÔNG thể nộp online. Bạn bắt buộc phải nộp trực tiếp tại Cục xuất nhập cảnh địa phương (地方出入国在留管理局) nơi cư trú, hoặc thông qua hành chính thư sĩ (行政書士) được ủy quyền làm thủ tục thay bạn (gọi là 申請取次) — người này có thể nộp hồ sơ mà bạn không cần có mặt trực tiếp mỗi lần.

Thuế và bảo hiểm xã hội: yêu cầu khắt khe nhất sau guideline 2/2026

Đây là phần dễ khiến hồ sơ bị từ chối nhất mà nhiều người chủ quan bỏ qua. Bản sửa đổi hướng dẫn 2/2026 siết chặt yêu cầu về nghĩa vụ công dân (公的義務):

• Phải nộp minh chứng đóng thuế liên tục 5 năm gần nhất — không được chậm, thiếu, dù chỉ một kỳ.
• Phải nộp minh chứng đóng bảo hiểm xã hội/y tế liên tục 2 năm gần nhất, bao gồm: bảo hiểm lương hưu (年金), bảo hiểm y tế (健康保険/国民健康保険), và bảo hiểm điều dưỡng (介護保険) nếu thuộc diện phải đóng.

Hành động cần làm ngay: tự kiểm tra lịch sử đóng thuế thị dân (住民税) và bảo hiểm tại tòa thị chính (役所) hoặc qua ứng dụng Nenkin Net. Nhiều người từng có 1-2 tháng chậm đóng vì đổi công ty, đổi địa chỉ mà không để ý — những khoảng trễ nhỏ này trong đúng giai đoạn 5 năm/2 năm bị xét có thể là lý do hồ sơ bị từ chối, dù bạn hoàn toàn đủ điều kiện về mặt thời gian cư trú.

Nộp ở đâu, mất bao lâu, phí bao nhiêu?

Nơi nộp: Cục xuất nhập cảnh địa phương (地方出入国在留管理局) nơi bạn đăng ký cư trú, hoặc qua hành chính thư sĩ được ủy quyền nộp thay.

Phí: Lệ phí xét duyệt chỉ thu KHI hồ sơ được chấp thuận, hiện là 10.000 yên (đã tăng từ mức cũ 8.000 yên áp dụng cho hồ sơ nộp trước 31/3/2025). Đáng chú ý, ngày 10/3/2026 Chính phủ đã quyết định nâng trần lệ phí theo luật lên tối đa 300.000 yên — mức lệ phí thực tế cụ thể sẽ do nghị định (省令) quy định sau, có thông tin dự kiến khoảng 200.000 yên nhưng CHƯA có thông báo chính thức về mức và thời điểm áp dụng. Nếu bạn đang cân nhắc thời điểm nộp, đây là yếu tố tài chính đáng theo dõi sát trong vài tháng tới.

Thời gian xử lý: ISA công bố thời gian xử lý tiêu chuẩn (標準処理期間) là khoảng 4-6 tháng, nhưng thực tế nhiều văn phòng hành chính ghi nhận thời gian chờ thường dài hơn đáng kể — khoảng 6-16 tháng tùy vùng, riêng Cục Tokyo có thể mất tới 10-16 tháng. Nên lên kế hoạch tài chính và visa hiện tại (đảm bảo không hết hạn trong lúc chờ) dựa trên mốc thực tế này, không phải mốc 4-6 tháng lý thuyết.

Timeline hành động: nên nộp hồ sơ khi nào

Gợi ý mốc thời gian hành động, không phải quy định bắt buộc:

• Ngay bây giờ: kiểm tra lịch sử đóng thuế 5 năm và bảo hiểm xã hội/y tế 2 năm gần nhất. Nếu phát hiện khoảng trễ, xử lý càng sớm càng tốt trước khi nó nằm trong "cửa sổ" bị xét.
• Tính lại chính xác mốc 10 năm/5 năm của riêng bạn, loại trừ thời gian Thực tập kỹ năng/Kỹ năng đặc định 1 nếu có.
• Nếu visa hiện tại là 3 năm: xác định rõ bạn có đủ điều kiện nộp trước 31/3/2027 hay không. Nếu có, nên ưu tiên chuẩn bị hồ sơ và nộp trong cửa sổ này thay vì chờ đến gần hạn.
• 6 tháng trước khi dự định nộp: bắt đầu thu thập đầy đủ giấy tờ (mẫu đơn đúng diện, giấy chứng nhận thu nhập, giấy nộp thuế, giấy bảo hiểm, hộ chiếu, thẻ cư trú...).
• Sau khi nộp: dự trù 6-16 tháng chờ kết quả, đảm bảo visa hiện tại không hết hạn trong thời gian này (thường cần gia hạn visa lao động song song nếu thời gian chờ vĩnh trú kéo dài).

Checklist hành động nhanh

1. Kiểm tra ngay lịch sử đóng thuế 5 năm và bảo hiểm xã hội/y tế 2 năm gần nhất (thuế thị dân, nenkin, kenko hoken) — đảm bảo không có kỳ nào chậm hoặc thiếu
2. Tính chính xác số năm cư trú liên tục và số năm giữ tư cách lao động/cư trú liên tục, loại trừ thời gian Thực tập kỹ năng hoặc Kỹ năng đặc định số 1
3. Xác định visa hiện tại của bạn là loại 3 năm hay 5 năm — nếu là 3 năm, đánh dấu rõ deadline 31/3/2027
4. Nếu thuộc diện Nhân tài chuyên môn cao, tính lại điểm số hiện tại để xem có đạt ngưỡng 70 hoặc 80 điểm để rút ngắn thời gian nộp
5. Xác định đúng mẫu đơn (申請1 đến 申請5) phù hợp với diện visa của bạn
6. Thu thập đầy đủ giấy tờ: giấy chứng nhận thu nhập, giấy nộp thuế, giấy bảo hiểm, hộ chiếu, thẻ cư trú, giấy chứng nhận cư trú
7. Đặt lịch nộp trực tiếp tại Cục xuất nhập cảnh địa phương hoặc thông qua hành chính thư sĩ được ủy quyền (申請取次)
8. Dự trù ngân sách và thời gian chờ 6-16 tháng, đồng thời theo dõi thông báo chính thức của MOJ về mức lệ phí mới có thể lên tới 300.000 yên

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Tưởng chỉ cần đủ 10 năm cư trú là nộp được, quên mất yêu cầu bắt buộc 5 năm liên tục giữ tư cách lưu trú lao động hoặc cư trú trong 10 năm đó
• Bỏ qua các khoản thuế/bảo hiểm chậm nộp nhỏ (vài tháng trễ hạn khi đổi công ty, đổi địa chỉ) vì nghĩ không đáng kể — nhưng guideline 2/2026 xét rất kỹ tính liên tục trong 5 năm thuế và 2 năm bảo hiểm
• Nộp hồ sơ khi đang giữ visa không phải là thời hạn dài nhất hiện có (ví dụ visa 3 năm dù loại visa đó có mức 5 năm), đặc biệt sau khi quy định chuyển tiếp hết hiệu lực từ 1/4/2027
• Cố tự nộp hồ sơ online hoặc gửi qua đường bưu điện — vĩnh trú bắt buộc nộp trực tiếp tại Cục xuất nhập cảnh hoặc qua hành chính thư sĩ được ủy quyền
• Chần chừ không nộp trước 31/3/2027 dù đang giữ visa lao động 3 năm và đủ điều kiện khác, khiến sau đó buộc phải mất thêm thời gian gia hạn lên visa 5 năm mới đủ điều kiện nộp

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Tính lại chính xác mốc "10 năm cư trú liên tục" và "5 năm tư cách lao động liên tục" cho trường hợp cá nhân có thời gian xuất cảnh dài, từng đổi tư cách lưu trú giữa chừng, hoặc từng có giai đoạn Thực tập kỹ năng trước khi chuyển sang visa lao động — tính sai mốc này là nguyên nhân từ chối phổ biến nhất mà tự tra cứu khó phát hiện hết
• Đánh giá điểm số Nhân tài chuyên môn cao hiện tại (đang ở mức nào so với ngưỡng 70/80 điểm) và xây dựng chiến lược thời điểm nộp tối ưu trước khi các thay đổi công việc, thu nhập làm giảm điểm số
• Có lịch sử chậm thuế hoặc bảo hiểm trong đúng giai đoạn 5 năm/2 năm bị xét — cần đánh giá mức độ ảnh hưởng thực tế đến khả năng được chấp thuận và quyết định nên khắc phục trước khi nộp hay có phương án xử lý khác

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn hồ sơ vĩnh trú (Eijuken) / nhập tịch. Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: MOJ/ISA — 永住許可申請 (trang thủ tục tổng quan, phí, hồ sơ) · MOJ/ISA — 永住許可に関するガイドライン（令和8年2月24日改訂） · MOJ/ISA — 永住許可申請１（biểu mẫu, hướng dẫn theo diện visa）