Cẩm nang chuẩn bị Business Plan để xin visa kinh doanh

Vấn đề bạn đang gặp

Nếu bạn đang lên kế hoạch mở công ty hoặc cửa hàng tại Nhật và định xin visa Kinh doanh - Quản lý, có một mốc thời gian bạn không thể bỏ qua: từ ngày 16/10/2025, Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA) đã sửa đổi toàn bộ tiêu chuẩn cấp loại visa này — được xem là đợt siết chặt lớn nhất trong nhiều năm trở lại đây. Ngưỡng vốn tối thiểu tăng gấp 6 lần, từ 5 triệu yên lên 30 triệu yên (3,000万円). Điều kiện thuê nhân viên, trước đây chỉ cần chọn một trong hai (vốn HOẶC nhân viên), nay bắt buộc phải có ĐỒNG THỜI cả hai. Thêm vào đó là yêu cầu năng lực tiếng Nhật tương đương B2, quy định văn phòng tại nhà không còn được chấp nhận, và bản kế hoạch kinh doanh giờ đây bắt buộc phải được một chuyên gia có chứng chỉ xác nhận trước khi nộp.

Nhiều người đang trong quá trình chuẩn bị hồ sơ — hoặc đã từng tìm hiểu cách làm visa kinh doanh cách đây 1-2 năm — sẽ thấy toàn bộ kế hoạch cũ của mình không còn đáp ứng đủ điều kiện nữa. Có người đã gom đủ 5 triệu yên và sắp nộp hồ sơ thì quy định mới ập đến. Có người đang giữ visa kinh doanh cấp trước 16/10/2025 và không chắc mình có nằm trong diện chuyển tiếp hay không, và nếu có thì khi gia hạn tiếp theo mình sẽ bị đánh giá theo tiêu chuẩn nào. Đây không phải là thay đổi nhỏ có thể "linh hoạt" xử lý — nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc bạn có được ở lại Nhật để kinh doanh hay không.

Cẩm nang này tổng hợp đầy đủ nội dung sửa đổi, giải thích từng điều kiện mới một cách cụ thể, và chỉ ra rõ những chỗ bạn cần chuẩn bị ngay từ bây giờ. Tuy nhiên, vì đây là một trong những đợt sửa đổi phức tạp và nhiều biến số nhất trong lịch sử loại visa này, có một số quyết định quan trọng — đặc biệt là cách tính vốn cho hộ kinh doanh cá thể, con đường chứng minh tiếng Nhật thay thế, và dự đoán thời hạn lưu trú trong giai đoạn chuyển tiếp — vượt ra ngoài phạm vi một tài liệu tổng quát và cần được xem xét theo đúng hồ sơ cá nhân của bạn.

Mục lục

1. Tiêu chuẩn mới từ 16/10/2025 thay đổi những gì so với trước?
2. Bạn cần bao nhiêu vốn và chuẩn bị ra sao? (30 triệu yên)
3. Thuê nhân viên thường trú: ai được tính, hợp đồng phải như thế nào?
4. Yêu cầu tiếng Nhật B2: bạn hay nhân viên đạt chuẩn nào, chứng minh bằng gì?
5. Văn phòng kinh doanh: tiêu chuẩn nào được chấp nhận, sai lầm nào bị từ chối?
6. Viết Business Plan (事業計画書) sao cho "cụ thể - hợp lý - khả thi"?
7. Ai xác nhận hồ sơ trước khi nộp, quy trình xác nhận ra sao?
8. Bạn đang có visa cũ trước 16/10/2025? Giai đoạn chuyển tiếp áp dụng thế nào?

Tiêu chuẩn mới từ 16/10/2025 thay đổi những gì so với trước?

Ngày 16/10/2025, bộ lệnh tiêu chuẩn thượng lục (上陸基準省令) áp dụng cho visa "Kinh doanh - Quản lý" chính thức được sửa đổi. Đây là mốc thay đổi lớn nhất áp dụng cho các hồ sơ xin cấp mới kể từ thời điểm này. So với quy định cũ, có 5 điểm thay đổi cốt lõi bạn cần nắm:

• Vốn tối thiểu tăng 6 lần: từ 5 triệu yên lên 30 triệu yên (3,000万円).
• Điều kiện nhân viên trở thành bắt buộc: trước đây bạn chỉ cần đáp ứng MỘT trong hai điều kiện (đủ vốn HOẶC có nhân viên thường trú). Nay quy định yêu cầu phải đáp ứng CẢ HAI đồng thời — vừa đủ 30 triệu yên vốn, vừa phải thuê ít nhất 1 nhân viên làm việc thường trú toàn thời gian.
• Thêm yêu cầu năng lực tiếng Nhật: người nộp đơn hoặc nhân viên thường trú phải đạt trình độ tương đương B2 theo Khung tham chiếu giáo dục tiếng Nhật.
• Văn phòng tại nhà không còn được chấp nhận: về nguyên tắc, công ty phải có địa điểm kinh doanh tách biệt với nơi ở.
• Bắt buộc xác nhận chuyên gia: kế hoạch kinh doanh phải được một trong ba loại chuyên gia (中小企業診断士, 公認会計士, hoặc 税理士) xác nhận trước khi nộp hồ sơ.

Quy định mới áp dụng cho hồ sơ xin cấp mới nộp từ 16/10/2025 trở đi. Nếu bạn đã có visa kinh doanh-quản lý được cấp trước mốc này, có một giai đoạn chuyển tiếp riêng (xem mục cuối cùng của cẩm nang).

Bạn cần bao nhiêu vốn và chuẩn bị ra sao? (30 triệu yên)

Ngưỡng vốn tối thiểu theo quy định mới là 30 triệu yên (3,000万円), nhưng cách tính khác nhau tùy loại hình kinh doanh:

• Nếu lập pháp nhân (kabushiki kaisha, goudou kaisha...): con số 30 triệu yên phải là vốn điều lệ (資本金) được ghi chính thức trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại Cục pháp vụ (法務局) — không phải chỉ là số dư trong tài khoản ngân hàng cá nhân của bạn tại một thời điểm bất kỳ.
• Nếu kinh doanh cá thể (kojin jigyou, không lập pháp nhân): con số 30 triệu yên là tổng số tiền đầu tư cho hoạt động kinh doanh, bao gồm cộng dồn nhiều khoản: tiền thuê văn phòng, lương trả cho nhân viên trong 1 năm, chi phí mua sắm thiết bị/máy móc, hàng tồn kho ban đầu... Cách cộng dồn này có nhiều biến số và dễ bị đánh giá thiếu nếu tính sai hạng mục.

Một điểm quan trọng cơ quan xét duyệt luôn kiểm tra kỹ là nguồn gốc của số vốn. Tiền vay không có kế hoạch trả nợ rõ ràng, tiền "mượn tạm" của người thân để show đủ số dư trong sao kê ngân hàng rồi rút ra ngay sau đó, hoặc dòng tiền luân chuyển bất thường trong vài tháng trước khi nộp hồ sơ — đều là những dấu hiệu rủi ro cao khiến hồ sơ bị nghi ngờ và yêu cầu giải trình thêm, thậm chí bị từ chối thẳng.

Thuê nhân viên thường trú: ai được tính, hợp đồng phải như thế nào?

Theo quy định mới, bạn bắt buộc phải có ít nhất 1 nhân viên làm việc thường trú (常勤職員) toàn thời gian — không phải nhân viên bán thời gian, thời vụ, hay cộng tác viên theo dự án. Đây là điều kiện đi kèm bắt buộc với điều kiện vốn 30 triệu yên, không còn là lựa chọn thay thế như quy định cũ.

Để được công nhận là nhân viên thường trú hợp lệ trong hồ sơ, thông thường cần có:

• Hợp đồng lao động toàn thời gian, ghi rõ giờ làm việc, mức lương, thời hạn hợp đồng.
• Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội đầy đủ (社会保険) — đây thường là bằng chứng cơ quan xét duyệt dùng để xác minh nhân viên "làm việc thật sự" chứ không chỉ tồn tại trên giấy tờ.
• Nộp bảng lương, chứng từ nộp thuế thu nhập, thuế cư trú của nhân viên khi được yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Về việc ai được tính là nhân viên hợp lệ: bản thân người xin visa không được tính là nhân viên của chính mình. Vợ/chồng có tư cách lưu trú riêng có thể được tính nếu đáp ứng đủ điều kiện lao động thông thường, nhưng thường bị xét kỹ hơn về tính độc lập của quan hệ lao động. Người Nhật hoặc người có visa vĩnh trú/định cư thường là lựa chọn an toàn hơn khi lập hồ sơ.

Yêu cầu tiếng Nhật B2: bạn hay nhân viên đạt chuẩn nào, chứng minh bằng gì?

Điểm mới hoàn toàn so với quy định cũ là yêu cầu năng lực tiếng Nhật. Người nộp đơn HOẶC nhân viên thường trú phải đạt trình độ tương đương B2 trở lên theo Khung tham chiếu giáo dục tiếng Nhật (日本語教育の参照枠). Trình độ này có thể được chứng minh bằng một trong các cách sau:

• Chứng chỉ JLPT N2 trở lên.
• Điểm BJT (Business Japanese Test) từ 400 điểm trở lên.
• Đã cư trú liên tục tại Nhật từ 20 năm trở lên.
• Tốt nghiệp đại học tại Nhật.
• Hoàn thành giáo dục bắt buộc và tốt nghiệp cấp 3 tại Nhật.

Điểm cần lưu ý kỹ: điều kiện này áp dụng cho "người nộp đơn HOẶC nhân viên thường trú", nghĩa là nếu bản thân bạn chưa đạt N2, về nguyên tắc có thể đáp ứng bằng cách thuê một nhân viên thường trú đạt trình độ này thay bạn. Tuy nhiên đây là một trong những điểm dễ hiểu sai và áp dụng sai nhất trong quy định mới — cách phối hợp giữa điều kiện tiếng Nhật của người nộp đơn và của nhân viên trong từng loại hồ sơ cụ thể (pháp nhân, cá nhân kinh doanh, hồ sơ gia hạn...) cần được thẩm định riêng theo từng trường hợp.

Văn phòng kinh doanh: tiêu chuẩn nào được chấp nhận, sai lầm nào bị từ chối?

Theo quy định mới, văn phòng công ty đặt tại nhà riêng (自宅兼事務所) về nguyên tắc không còn được chấp nhận. Bạn cần chuẩn bị:

• Hợp đồng thuê một địa điểm kinh doanh tách biệt hoàn toàn với nơi ở, trong đó mục đích sử dụng ghi rõ trong hợp đồng thuê phải là "văn phòng/kinh doanh" (事務所利用), không phải "để ở" (住居利用).
• Địa chỉ đăng ký kinh doanh khác với địa chỉ cư trú cá nhân trên thẻ lưu trú.
• Không gian làm việc thực tế, có biển hiệu công ty, hộp thư nhận công văn, phù hợp với quy mô và loại hình kinh doanh đã trình bày trong kế hoạch.

Một sai lầm phổ biến là thuê văn phòng ảo (バーチャルオフィス) hoặc chỗ ngồi trong coworking space dùng chung không có không gian riêng biệt, với suy nghĩ tiết kiệm chi phí ban đầu. Trên thực tế, nhiều trường hợp dạng này bị cơ quan xét duyệt đánh giá là "không đủ cơ sở kinh doanh ổn định" và yêu cầu bổ sung hoặc từ chối hồ sơ, đặc biệt trong bối cảnh tiêu chuẩn xét duyệt đã siết chặt hơn từ 16/10/2025.

Viết Business Plan (事業計画書) sao cho "cụ thể - hợp lý - khả thi"?

Bản kế hoạch kinh doanh nộp kèm hồ sơ xin cấp/đổi tư cách lưu trú phải thể hiện được 3 tiêu chí mà cơ quan xét duyệt luôn chấm điểm: tính cụ thể, tính hợp lý, và tính khả thi. Cấu trúc một bản kế hoạch kinh doanh thường bao gồm:

• Tóm tắt mô hình kinh doanh (bạn kinh doanh gì, cho ai, tại đâu).
• Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh tại khu vực bạn hoạt động.
• Mô hình kinh doanh, sản phẩm/dịch vụ cụ thể, kênh bán hàng.
• Kế hoạch marketing và thu hút khách hàng.
• Cơ cấu tổ chức, kế hoạch nhân sự (khớp với nhân viên thường trú đã cam kết thuê).
• Kế hoạch tài chính 3 năm: doanh thu, chi phí, lợi nhuận dự kiến theo từng năm.
• Kế hoạch sử dụng số vốn 30 triệu yên đã chứng minh.

Một lỗi thường gặp là viết doanh thu dự kiến năm đầu tiên là một con số "đẹp" và tròn trịa nhưng không có căn cứ — không gắn với số liệu thị trường, không có giả định về số lượng khách hàng, giá bán, tần suất mua hàng cụ thể. Kế hoạch tài chính cũng cần khớp logic với số vốn 30 triệu yên đã chứng minh ở phần trên — nếu kế hoạch chi tiêu không phản ánh đúng nguồn vốn đã khai, hồ sơ sẽ bị đánh giá thiếu nhất quán.

Ai xác nhận hồ sơ trước khi nộp, quy trình xác nhận ra sao?

Đây là yêu cầu hoàn toàn mới so với quy định cũ: bản kế hoạch kinh doanh trong hồ sơ mới bắt buộc phải được một trong ba loại chuyên gia sau xác nhận trước khi nộp:

• 中小企業診断士 (chuyên gia tư vấn doanh nghiệp vừa và nhỏ)
• 公認会計士 (kế toán công chứng)
• 税理士 (kế toán thuế)

Quy trình thông thường gồm các bước: tìm chuyên gia phù hợp (thường qua giới thiệu từ luật sư hành chính - gyoseishoshi đang hỗ trợ hồ sơ visa của bạn, qua phòng thương mại địa phương, hoặc liên hệ trực tiếp các văn phòng kế toán/tư vấn có nhận dịch vụ này) → gửi bản dự thảo kế hoạch kinh doanh → chuyên gia rà soát và yêu cầu điều chỉnh số liệu, giả định, cấu trúc → sau khi đạt yêu cầu, chuyên gia ký xác nhận (kèm chữ ký, con dấu, thông tin chuyên gia) để đính kèm vào hồ sơ nộp lên ISA.

Đây thường là bước tốn thời gian nhất trong toàn bộ quá trình chuẩn bị hồ sơ mới, vì kế hoạch kinh doanh thường phải qua vài vòng chỉnh sửa trước khi được chuyên gia đồng ý ký xác nhận. Bạn nên chủ động liên hệ chuyên gia sớm, ngay khi bắt đầu soạn thảo kế hoạch, thay vì chờ hoàn thiện xong mới tìm người xác nhận.

Bạn đang có visa cũ trước 16/10/2025? Giai đoạn chuyển tiếp áp dụng thế nào?

Nếu bạn đã có visa "Kinh doanh - Quản lý" được cấp TRƯỚC ngày 16/10/2025, có một giai đoạn chuyển tiếp (経過措置) kéo dài 3 năm áp dụng cho bạn: bạn được tiếp tục áp dụng tiêu chuẩn cũ (vốn 5 triệu yên, điều kiện chọn một trong hai...) cho đến hết ngày 16/10/2028.

Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm rất quan trọng: khi bạn làm thủ tục gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請) trong giai đoạn chuyển tiếp này, kết quả đánh giá theo tiêu chuẩn MỚI sẽ là căn cứ quyết định thời hạn lưu trú bạn được cấp tiếp theo (1 năm, 3 năm, hay 5 năm) — không phải là bạn tự động giữ nguyên điều kiện cũ cho đến năm 2028 rồi mới cần lo. Nói cách khác, giai đoạn chuyển tiếp không có nghĩa là "được miễn hoàn toàn" khỏi quy định mới, mà là được lùi thời điểm bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ điều kiện mới, trong khi kết quả đánh giá theo chuẩn mới vẫn ảnh hưởng đến thời hạn visa bạn nhận được ở mỗi lần gia hạn.

Chi tiết chính xác về ngưỡng nào tương ứng với thời hạn 1 năm, 3 năm, hay 5 năm hiện chưa được công bố đầy đủ và cụ thể trong văn bản gốc công khai của MOJ tính đến thời điểm biên soạn cẩm nang này — đây là một trong những điểm cần được tư vấn theo đúng hồ sơ thực tế của bạn.

Checklist hành động nhanh

1. Xác định loại hình kinh doanh (pháp nhân hay cá nhân kinh doanh) — vì cách tính ngưỡng vốn 30 triệu yên khác nhau giữa hai loại hình
2. Chuẩn bị và chứng minh nguồn gốc số vốn 30 triệu yên (sao kê ngân hàng, hợp đồng chuyển nhượng, giấy tờ vay có kế hoạch trả nợ rõ ràng)
3. Tìm và ký hợp đồng thuê văn phòng kinh doanh tách biệt hoàn toàn với nơi ở, ghi rõ mục đích sử dụng là văn phòng/kinh doanh trong hợp đồng thuê
4. Tuyển và ký hợp đồng lao động toàn thời gian với ít nhất 1 nhân viên thường trú, đăng ký bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên đó
5. Kiểm tra điều kiện tiếng Nhật B2 của bản thân hoặc của nhân viên thường trú (JLPT N2, BJT 400 điểm, thời gian cư trú, học vấn tại Nhật)
6. Soạn thảo bản kế hoạch kinh doanh (事業計画書) đầy đủ 3 tiêu chí cụ thể - hợp lý - khả thi, bao gồm kế hoạch tài chính 3 năm
7. Liên hệ chuyên gia (中小企業診断士, 公認会計士, hoặc 税理士) để rà soát và xin xác nhận kế hoạch kinh doanh trước khi nộp
8. Tải mẫu đơn chính thức từ trang businessmanager.html của ISA, hoàn thiện toàn bộ hồ sơ và nộp thủ tục xin cấp/đổi/gia hạn tư cách lưu trú

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Nhầm lẫn giữa "tiền có trong tài khoản ngân hàng tại một thời điểm" với "vốn hợp lệ" — vay mượn tạm để show đủ số dư trong sao kê rồi rút ra ngay sau đó, dễ bị phát hiện qua lịch sử giao dịch và khiến hồ sơ bị từ chối
• Thuê văn phòng ảo hoặc chỗ ngồi coworking dùng chung không có không gian riêng biệt để tiết kiệm chi phí, nhưng bị đánh giá là không đủ điều kiện "cơ sở kinh doanh ổn định" theo quy định mới
• Viết doanh thu và lợi nhuận dự kiến trong kế hoạch kinh doanh quá lạc quan, không có căn cứ thị trường/đối thủ/kênh khách hàng cụ thể, khiến kế hoạch bị đánh giá thiếu tính hợp lý
• Nộp hồ sơ mà không qua xác nhận chuyên gia bắt buộc, hoặc tìm chuyên gia ký xác nhận mang tính hình thức thay vì rà soát thực chất — dẫn đến bị từ chối ngay từ bước sàng lọc đầu tiên
• Người đang có visa cấp trước 16/10/2025 hiểu sai rằng giai đoạn chuyển tiếp 3 năm nghĩa là không cần chuẩn bị gì cho đến 2028, trong khi thực tế lần gia hạn tiếp theo đã bị đánh giá theo tiêu chuẩn mới

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Bạn kinh doanh dưới hình thức cá nhân (không lập pháp nhân) và cần tính chính xác cách cộng dồn các khoản chi phí (thuê văn phòng, lương nhân viên 1 năm, thiết bị, hàng tồn kho...) để đạt đủ ngưỡng 30 triệu yên — cách tính này có nhiều biến số phụ thuộc vào ngành nghề cụ thể và cần thẩm định theo hồ sơ thực tế
• Bản thân bạn hoặc nhân viên thường trú dự kiến chưa đạt JLPT N2 nhưng có thể đủ điều kiện qua các con đường thay thế (BJT, thời gian cư trú 20 năm, học vấn tại Nhật) và cần xác định chính xác con đường nào áp dụng được cũng như cách trình bày trong hồ sơ
• Bạn đang có visa Kinh doanh - Quản lý cấp trước 16/10/2025 và cần đánh giá cụ thể hồ sơ của mình sẽ rơi vào mức thời hạn lưu trú 1 năm, 3 năm hay 5 năm khi gia hạn trong giai đoạn chuyển tiếp — đây là phần chưa có văn bản chi tiết công khai đầy đủ và cần tư vấn theo đúng tình huống của bạn

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn mở công ty / visa kinh doanh (Keiei Kanri). Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: 出入国在留管理庁 - 在留資格「経営・管理」に係る上陸基準省令等の改正について · 出入国在留管理庁 - 「経営・管理」の許可基準の改正等について（令和7年10月16日施行）PDF · 出入国在留管理庁 - 在留資格「経営・管理」（トップページ・申請要件・様式案内） · 出入国在留管理庁 - 外国人経営者の在留資格基準の明確化について