Cẩm nang thuê kế toán (zeirishi) và gyoseishoshi khi mở công ty

Vấn đề bạn đang gặp

Nếu bạn đang có kế hoạch mở công ty ở Nhật để xin visa Kinh doanh-Quản lý, có một tin không vui: từ ngày 16/10/2025, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (出入国在留管理庁) đã siết chặt tiêu chuẩn cấp loại visa này. Trước đây bạn chỉ cần chọn MỘT trong hai điều kiện — hoặc vốn điều lệ 5 triệu yên, hoặc thuê 2 nhân viên toàn thời gian. Bây giờ bạn bắt buộc phải đáp ứng CẢ HAI: vốn điều lệ tối thiểu 30 triệu yên VÀ có ít nhất 1 nhân viên toàn thời gian là người thường trú (không tính bản thân người xin visa). Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ theo thông tin cũ tìm được trên mạng (5 triệu yên), rất có thể bạn sẽ bị từ chối ngay từ vòng xét duyệt.

Phức tạp hơn, quy định mới còn yêu cầu kế hoạch kinh doanh phải "cụ thể, hợp lý, khả thi" và phải được một chuyên gia được công nhận (như trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc tổ chức tư vấn kinh doanh) xác nhận. Đây là lý do vì sao gần như không còn cách nào để một người Việt tự mở công ty và xin visa Kinh doanh-Quản lý mà không cần đến sự phối hợp của cả gyoseishoshi (làm hồ sơ thành lập công ty + hồ sơ visa) và zeirishi (lập kế hoạch tài chính, làm kế toán-thuế lâu dài). Vấn đề là: thuê ai trước, ai làm việc gì, và tốn bao nhiêu tiền — hầu hết mọi người không biết trả lời ba câu hỏi này, dẫn đến vừa mất thời gian vừa mất tiền oan.

Cẩm nang này sẽ giúp bạn hiểu quy trình, chi phí thực tế theo mặt bằng giá thị trường 2026, và những việc cần làm theo đúng thứ tự thời gian — để bạn không bị động khi ngồi trước gyoseishoshi hoặc zeirishi lần đầu tiên.

Mục lục

1. Vốn điều lệ bao nhiêu là đủ? Vì sao 30 triệu yên là mốc sống còn từ 2025
2. Công chứng điều lệ công ty: phí bao nhiêu, điện tử hay giấy?
3. Zeirishi và gyoseishoshi khác nhau thế nào — thuê ai trước, ai làm gì?
4. Chi phí thuê zeirishi hàng tháng: bảng giá thực tế 2026
5. Sau khi thành lập công ty: những tờ khai bắt buộc và ai nộp giúp bạn
6. Kế hoạch kinh doanh cần "chuyên gia xác nhận" — chuẩn bị thế nào theo quy định mới?
7. Thuế Invoice (toroku) thay đổi từ 2026: công ty mới cần quyết định gì ngay

Vốn điều lệ bao nhiêu là đủ? Vì sao 30 triệu yên là mốc sống còn từ 2025

Đây là điểm quan trọng nhất bạn phải nắm trước khi làm bất cứ việc gì khác. Từ 16/10/2025, tiêu chuẩn cấp visa Kinh doanh-Quản lý đã đổi từ "chọn một trong hai" sang "bắt buộc cả hai":\n\n- Vốn điều lệ tối thiểu 30.000.000 yên (trước đây chỉ cần 5.000.000 yên).\n- Ít nhất 1 nhân viên làm việc toàn thời gian, là người thường trú tại Nhật (không tính người xin visa và không tính người làm bán thời gian).\n\nNgoài hai điều kiện cứng này, hồ sơ còn bị xét thêm bốn yếu tố mềm: (a) trình độ tiếng Nhật của người kinh doanh hoặc nhân viên toàn thời gian, (b) trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm quản lý kinh doanh liên quan của người nộp đơn, (c) tính cụ thể/hợp lý/khả thi của kế hoạch kinh doanh, và (d) yêu cầu có chuyên gia được công nhận xác nhận kế hoạch kinh doanh đó.\n\nTin tốt duy nhất: có biện pháp chuyển tiếp. Nếu bạn đã có visa Kinh doanh-Quản lý cấp trước ngày 16/10/2025, bạn vẫn được áp dụng tiêu chuẩn cũ (5 triệu yên) cho đến hết ngày 16/10/2028. Sau mốc đó, khi gia hạn bạn buộc phải đáp ứng tiêu chuẩn mới. Nếu bạn đang xin visa lần đầu sau 16/10/2025, không có đường lùi — phải chuẩn bị đúng 30 triệu yên và ít nhất 1 nhân viên ngay từ đầu.\n\nĐiều này ảnh hưởng trực tiếp đến số vốn ghi trong điều lệ công ty (định khoản) mà bạn sẽ công chứng ở bước tiếp theo — vì phí công chứng được tính theo bậc thang dựa trên mức vốn điều lệ.

Công chứng điều lệ công ty: phí bao nhiêu, điện tử hay giấy?

Trước khi đăng ký công ty tại Pháp vụ cục (Houmukyoku), điều lệ công ty (định khoản/teikan) phải được công chứng tại phòng công chứng. Phí công chứng do Liên đoàn Công chứng viên Nhật Bản quy định theo bậc vốn điều lệ:\n\n- Vốn điều lệ dưới 1 triệu yên: 30.000 yên (một số trường hợp đặc biệt còn 15.000 yên — xem ghi chú bên dưới).\n- Vốn điều lệ từ 1-3 triệu yên: 40.000 yên.\n- Vốn điều lệ từ 3 triệu yên trở lên: 50.000 yên.\n\nGhi chú: mức 15.000 yên (thay vì 30.000 yên) chỉ áp dụng khi vốn dưới 1 triệu yên VÀ toàn bộ người sáng lập là cá nhân (tối đa 3 người), công ty không có Hội đồng quản trị, và người sáng lập nhận toàn bộ cổ phần phát hành lúc thành lập. Với mục tiêu vốn điều lệ 30 triệu yên để xin visa Kinh doanh-Quản lý, bạn sẽ rơi vào bậc phí cao nhất — 50.000 yên.\n\nMột khoản chi phí dễ bị bỏ sót: nếu làm điều lệ bản giấy, bạn phải dán tem thuế (印紙税) 40.000 yên. Nếu làm điều lệ điện tử (電子定款) thông qua gyoseishoshi hoặc đơn vị tư vấn có chứng chỉ số, khoản thuế tem 40.000 yên này được miễn hoàn toàn. Đây chính là lý do gần như mọi công ty đều thuê gyoseishoshi làm điều lệ điện tử — chỉ riêng khoản này đã tiết kiệm 40.000 yên, gần bằng phí công chứng ở bậc cao nhất.\n\nVề thù lao dịch vụ của gyoseishoshi: nếu thuê làm trọn gói soạn thảo + công chứng điều lệ điện tử cho công ty cổ phần, mức phổ biến khoảng 100.000-150.000 yên. Một số văn phòng báo giá thấp hơn (18.000-44.000 yên) nhưng thường chỉ làm riêng phần điều lệ, không bao gồm toàn bộ thủ tục thành lập — bạn cần hỏi rõ phạm vi công việc trước khi so sánh giá.

Zeirishi và gyoseishoshi khác nhau thế nào — thuê ai trước, ai làm gì?

Hai nghề này bổ trợ nhau chứ không thay thế nhau, và với quy định visa mới, bạn gần như bắt buộc phải thuê cả hai:\n\nGyoseishoshi (行政書士) — chuyên soạn thảo và nộp hồ sơ hành chính. Công việc cụ thể: soạn điều lệ điện tử, làm hồ sơ đăng ký thành lập công ty, và quan trọng nhất với người nước ngoài — soạn và nộp hồ sơ xin visa Kinh doanh-Quản lý (bao gồm cả kế hoạch kinh doanh dạng hồ sơ, dù phần số liệu tài chính bên trong thường cần zeirishi hỗ trợ).\n\nZeirishi (税理士) — chuyên kế toán và thuế. Công việc cụ thể: lập số liệu tài chính cho kế hoạch kinh doanh (để "chuyên gia xác nhận" theo yêu cầu visa mới), đại diện nộp tờ khai thành lập pháp nhân sau khi công ty được đăng ký, ghi sổ kế toán hàng tháng, và làm quyết toán cuối năm tài chính.\n\nThứ tự thuê hợp lý: Nên liên hệ gyoseishoshi trước để soạn điều lệ điện tử và làm hồ sơ đăng ký công ty. Nhưng đừng đợi đến sau khi công ty đăng ký xong mới tìm zeirishi — vì kế hoạch kinh doanh cần số liệu tài chính khả thi để nộp kèm hồ sơ visa, và nhiều gyoseishoshi có kinh nghiệm sẽ giới thiệu bạn một zeirishi làm việc song song ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Nhiều văn phòng tại Nhật có cả hai chuyên môn hợp tác sẵn (liên minh gyoseishoshi-zeirishi), giúp bạn không phải chạy qua lại hai nơi.

Chi phí thuê zeirishi hàng tháng: bảng giá thực tế 2026

Đây là khoản chi phí dài hạn, khác với phí một lần của gyoseishoshi, nên cần tính kỹ vào ngân sách vận hành công ty:\n\n- Phí cố vấn hàng tháng (顧問料): phổ biến 15.000-30.000 yên/tháng cho công ty nhỏ mới thành lập. Trung bình toàn thị trường khoảng 26.000 yên/tháng, trung vị 20.000 yên/tháng.\n- Dịch vụ ghi sổ kế toán (記帳代行) nếu thuê riêng (không gộp trong phí cố vấn): thêm 10.000-30.000 yên/tháng.\n- Tính lương nhân viên (給与計算) nếu công ty có nhân viên (bắt buộc phải có ít nhất 1 người theo quy định visa mới): cộng thêm 40.000-50.000 yên/tháng.\n- Phí quyết toán cuối năm tài chính (決算料): tính riêng, thường bằng 1-3 tháng phí cố vấn, dao động khoảng 50.000-200.000 yên/năm.\n\nVí dụ ước tính cho một công ty nhỏ có 1 nhân viên: phí cố vấn 20.000 yên + ghi sổ 20.000 yên + tính lương 45.000 yên = khoảng 85.000 yên/tháng, cộng thêm quyết toán cuối năm khoảng 100.000-150.000 yên/năm. Đây là khoản chi phí vận hành cố định bạn cần đưa vào kế hoạch tài chính khi xin visa, vì cơ quan xét duyệt sẽ nhìn vào tính khả thi của dòng tiền công ty, không chỉ số vốn điều lệ ban đầu.

Sau khi thành lập công ty: những tờ khai bắt buộc và ai nộp giúp bạn

Sau khi công ty được đăng ký (ngày ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký toàn bộ - 履歴事項全部証明書), bạn có đúng 2 tháng để nộp Tờ khai thành lập pháp nhân (法人設立届出書) cho ba nơi:\n\n1. Sở thuế vụ (税務署) quản lý địa bàn công ty.\n2. Phòng thuế địa phương cấp tỉnh (県税事務所).\n3. Phòng thuế thị/khu (市区町村).\n\nĐây là công việc cốt lõi mà zeirishi thường đại diện nộp giúp — vì tờ khai này đi kèm nhiều lựa chọn quan trọng (như chọn kỳ tính thuế, đăng ký các chế độ ưu đãi thuế cho công ty mới) mà nếu tự làm sai, bạn có thể mất quyền lợi thuế trong nhiều năm sau đó mà không biết. Vì mốc 2 tháng khá gấp so với khối lượng giấy tờ cần chuẩn bị sau khi công ty vừa đăng ký (mở tài khoản ngân hàng, con dấu công ty, hợp đồng thuê văn phòng...), bạn nên ký hợp đồng cố vấn với zeirishi trước hoặc ngay khi nộp hồ sơ đăng ký công ty, không nên đợi đến khi công ty đã hoạt động được vài tuần mới tìm zeirishi.

Kế hoạch kinh doanh cần "chuyên gia xác nhận" — chuẩn bị thế nào theo quy định mới?

Đây là phần khó nhất và cũng là phần dễ bị từ chối nhất trong hồ sơ visa Kinh doanh-Quản lý sau 16/10/2025. Quy định mới yêu cầu kế hoạch kinh doanh (事業計画書) phải:\n\n- Có tính cụ thể (không chung chung, phải có số liệu, mốc thời gian, mô hình doanh thu rõ ràng).\n- Có tính hợp lý (số liệu tài chính phải khớp với thực tế thị trường, không lạc quan phi lý).\n- Có tính khả thi (chứng minh được công ty có thể vận hành thực sự với vốn và nhân sự đã khai).\n- Được chuyên gia được công nhận xác nhận — ví dụ trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc tổ chức tư vấn kinh doanh được cấp phép.\n\nTrong thực tế, phần số liệu tài chính (dự báo doanh thu, chi phí vận hành bao gồm cả phí zeirishi/gyoseishoshi vừa nêu ở trên, dòng tiền 1-3 năm đầu) thường do zeirishi lập hoặc rà soát, còn phần trình bày hồ sơ và tìm đúng đơn vị chuyên gia xác nhận thường do gyoseishoshi hỗ trợ kết nối. Cẩm nang này chỉ giúp bạn hiểu khung yêu cầu — việc soạn một bản kế hoạch kinh doanh đủ sức thuyết phục cơ quan xét duyệt, khớp với hồ sơ tài chính cá nhân và ngành nghề cụ thể của bạn, cần được xây dựng riêng theo từng trường hợp.

Thuế Invoice (toroku) thay đổi từ 2026: công ty mới cần quyết định gì ngay

Nếu công ty bạn có giao dịch với khách hàng doanh nghiệp (B2B), bạn cần biết về lộ trình thay đổi chế độ hóa đơn đủ điều kiện (Invoice/インボイス制度):\n\n- Chế độ giảm nhẹ gánh nặng khấu trừ thuế đầu vào cho bên đăng ký (chế độ 2-wari tokurei) sẽ kết thúc vào tháng 9/2026.\n- Từ tháng 10/2026, các biện pháp chuyển tiếp về tỷ lệ khấu trừ thuế mua vào từ nhà cung cấp chưa đăng ký (miễn thuế) sẽ giảm dần theo lộ trình các mốc 80%/50%/30%.\n\nVới một công ty mới thành lập trong năm 2026, quyết định có nên đăng ký là toroku jigyōsha (đăng ký phát hành hóa đơn hợp lệ) ngay từ đầu hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc khách hàng doanh nghiệp có sẵn sàng ký hợp đồng với bạn hay không, cũng như số thuế tiêu dùng thực nộp. Đây là quyết định cần zeirishi xác nhận số liệu cập nhật trực tiếp với Cơ quan Thuế Quốc gia (国税庁) tại thời điểm bạn thành lập công ty, vì lộ trình phần trăm khấu trừ có thể được điều chỉnh thêm.

Checklist hành động nhanh

1. Xác định vốn điều lệ tối thiểu 30 triệu yên và kế hoạch tuyển ít nhất 1 nhân viên toàn thời gian TRƯỚC khi soạn điều lệ công ty
2. Liên hệ và ký hợp đồng với gyoseishoshi để soạn điều lệ điện tử (tránh mất 40.000 yên tem thuế của điều lệ giấy)
3. Công chứng điều lệ tại phòng công chứng theo đúng bậc phí ứng với mức vốn điều lệ đã chọn
4. Ký hợp đồng cố vấn hàng tháng (顧問契約) với zeirishi song song với bước đăng ký công ty, không đợi đến khi công ty đã hoạt động
5. Đăng ký thành lập công ty tại Pháp vụ cục (Houmukyoku), lấy Giấy chứng nhận đăng ký toàn bộ (履歴事項全部証明書)
6. Trong vòng 2 tháng kể từ ngày đăng ký: nộp Tờ khai thành lập pháp nhân (法人設立届出書) cho cả 3 nơi (税務署, 県税事務所, 市区町村) — nên để zeirishi làm thay
7. Soạn kế hoạch kinh doanh cụ thể/hợp lý/khả thi cùng zeirishi và tìm đơn vị chuyên gia được công nhận để xác nhận trước khi nộp hồ sơ visa
8. Quyết định đăng ký Invoice (toroku jigyōsha) trước khi ký hợp đồng với khách hàng doanh nghiệp đầu tiên

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Chọn vốn điều lệ 5 triệu yên theo thông tin cũ đọc trên mạng — bị từ chối vì từ 16/10/2025 luật yêu cầu 30 triệu yên VÀ có nhân viên, không còn được chọn một trong hai như trước
• Tự làm điều lệ bản giấy để tiết kiệm phí thuê gyoseishoshi nhưng lại phải trả 40.000 yên tem thuế — tốn hơn thuê làm điều lệ điện tử
• Chỉ thuê gyoseishoshi làm xong đăng ký công ty rồi thôi, không ký hợp đồng zeirishi ngay, dẫn đến trễ hạn 2 tháng nộp Tờ khai thành lập pháp nhân hoặc bỏ lỡ các lựa chọn thuế quan trọng ngay từ đầu
• Không lập kế hoạch kinh doanh đủ cụ thể và có số liệu tài chính khả thi trước khi nộp hồ sơ visa — bị từ chối vì thiếu "tính khả thi" theo yêu cầu mới, phải làm lại và mất thêm vài tháng
• Trì hoãn quyết định đăng ký Invoice (toroku) đến sau khi đã có khách hàng doanh nghiệp — mất cơ hội ký hợp đồng hoặc bị đối tác áp mức khấu trừ giảm dần theo lộ trình 80%/50%/30% từ 10/2026

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Cách xây dựng kế hoạch kinh doanh (事業計画書) đủ chi tiết để chuyên gia được công nhận xác nhận theo tiêu chuẩn visa mới — đây là phần định tính, phụ thuộc vào ngành nghề và hồ sơ cá nhân cụ thể, không có mẫu chung nào áp dụng được cho mọi trường hợp
• Cách chứng minh nguồn gốc hợp pháp và cơ cấu 30 triệu yên vốn điều lệ (vốn cá nhân, vay, hay huy động từ nhà đầu tư) kèm các giấy tờ như sao kê số dư, lịch sử chuyển tiền — cần rà soát hồ sơ tài chính cá nhân theo từng trường hợp
• Nếu bạn đang giữ visa Kinh doanh-Quản lý cấp trước 16/10/2025 và cần quyết định có nên chủ động chuyển đổi ngay sang tiêu chuẩn mới hay tận dụng biện pháp chuyển tiếp đến 2028 — quyết định này ảnh hưởng trực tiếp chiến lược tăng vốn và tuyển nhân viên, cần tư vấn theo hồ sơ thực tế

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn mở công ty / visa kinh doanh (Keiei Kanri). Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: cơ quan chính thức Nhật (.go.jp / MHLW / MOJ) theo chủ đề