Cẩm nang thuê nhân viên đầu tiên: hợp đồng, bảo hiểm, thuế

Vấn đề bạn đang gặp

Bạn vừa quyết định tuyển nhân viên đầu tiên — có thể là một bạn làm bán thời gian ở quán, hoặc một kỹ sư full-time cho công ty mới thành lập. Niềm vui "cuối cùng cũng có người phụ" nhanh chóng biến thành một mớ hạn chót đan xen: 10 ngày để đăng ký bảo hiểm lao động tại Sở Lao động, ngày 10 tháng sau để nộp hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp tại Hello Work, 1 tháng để khai báo văn phòng trả lương với Sở Thuế. Ba cơ quan, ba bộ hồ sơ, ba mốc thời gian khác nhau — chỉ cần trễ một cái là bạn đối mặt với truy thu, phạt chậm nộp, hoặc tệ hơn là hợp đồng lao động bị coi là không hợp lệ vì thiếu điều khoản bắt buộc.

Từ 01/04/2024, quy định về "Thông báo điều kiện lao động" (労働条件通知書) đã siết chặt hơn: bạn không chỉ ghi nơi làm việc và công việc hiện tại, mà còn phải ghi rõ "phạm vi có thể thay đổi" của cả hai mục này, cộng thêm điều khoản về giới hạn gia hạn hợp đồng nếu là hợp đồng có thời hạn. Rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn dùng mẫu hợp đồng cũ tải trên mạng từ nhiều năm trước — và đó chính là kẽ hở khiến hợp đồng bị vô hiệu một phần khi có tranh chấp.

Thêm vào đó, từ tháng 10/2026 quy định "bức tường 106 vạn yên" cho lao động part-time sẽ bị bãi bỏ, và từ tháng 4/2026 cách xác định người phụ thuộc bảo hiểm sẽ dựa trực tiếp vào con số bạn ghi trong chính tờ labor condition notice. Nói cách khác: tờ giấy bạn soạn trong tuần đầu tiên tuyển người giờ đây ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhân viên (và gia đình họ) có phải đóng bảo hiểm xã hội hay không. Cẩm nang này giúp bạn đi đúng trình tự, đúng hạn, đúng cơ quan — nhưng phần tính toán tối ưu chi phí bảo hiểm và xác định nghĩa vụ tham gia cụ thể theo loại hình kinh doanh của bạn thì cần một buổi tư vấn riêng.

Mục lục

1. Trước khi tuyển: cần chuẩn bị hồ sơ pháp nhân gì?
2. Hợp đồng lao động (労働条件通知書) phải ghi gì để đúng luật 2024?
3. Lịch trình bắt buộc: đăng ký ở đâu, hạn chót nào?
4. Bảo hiểm lao động (労働保険) — nộp trong 10 ngày như thế nào?
5. Bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険) — hạn nộp và hồ sơ cần gì?
6. Bảo hiểm xã hội/y tế (社会保険) — ai bắt buộc tham gia, đóng bao nhiêu?
7. Thuế khấu trừ tại nguồn (源泉徴収) — đăng ký và vận hành hàng tháng ra sao?
8. Tuyển nhân viên part-time: những thay đổi 2026 cần biết trước khi ký

Trước khi tuyển: cần chuẩn bị hồ sơ pháp nhân gì?

Trước khi ngồi soạn hợp đồng, hãy xác định rõ loại hình kinh doanh của bạn, vì nó quyết định toàn bộ nghĩa vụ bảo hiểm và thuế phía sau:

• Pháp nhân (kabushiki kaisha, godo kaisha...): bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội (社会保険 = bảo hiểm y tế + bảo hiểm hưu trí phúc lợi) ngay khi có nhân viên đầu tiên, kể cả chỉ 1 người, không phân biệt quy mô.
• Cá nhân kinh doanh (個人事業主): một số ngành nghề (bán lẻ, dịch vụ ăn uống, một số ngành phi sản xuất) được miễn bắt buộc tham gia 社会保険 nếu dưới 5 nhân viên — nhưng vẫn phải tham gia bảo hiểm lao động (労災保険 + 雇用保険) như bình thường.

Giấy tờ nên có sẵn trước khi ký hợp đồng: con dấu công ty (hoặc con dấu cá nhân kinh doanh), giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân (登記簿謄本) nếu là công ty, mã số thuế (mã số hoặc thông báo mở nghiệp 開業届 nếu là cá nhân kinh doanh), và tài khoản ngân hàng dùng để trả lương. Nếu bạn chưa nộp 開業届 (thông báo mở nghiệp) cho cá nhân kinh doanh, hãy hoàn tất trước — vì các bước đăng ký bảo hiểm và thuế phía sau đều yêu cầu tham chiếu số hồ sơ này.

Hợp đồng lao động (労働条件通知書) phải ghi gì để đúng luật 2024?

Đây là văn bản bắt buộc phải giao cho nhân viên — không có nó, hợp đồng của bạn có nguy cơ bị coi là không hợp lệ về mặt thủ tục khi có tranh chấp hoặc thanh tra lao động. Từ 01/04/2024, ngoài các mục cũ (nơi làm việc, nội dung công việc, giờ làm, lương, nghỉ phép...), mẫu mới của MHLW bắt buộc bổ sung:

• Phạm vi thay đổi nơi làm việc: không chỉ ghi địa chỉ làm việc ngay khi vào, mà phải liệt kê tất cả các địa điểm có thể điều chuyển trong tương lai (ví dụ: chỉ chi nhánh hiện tại, hay toàn bộ các chi nhánh của công ty).
• Phạm vi thay đổi nội dung công việc: tương tự, liệt kê các vị trí/công việc có thể được giao trong tương lai, không chỉ công việc ban đầu.
• Với hợp đồng có thời hạn: phải ghi rõ có hay không có giới hạn về số lần gia hạn hoặc tổng thời hạn hợp đồng — và phải nhắc lại điều này ở MỖI LẦN ký/gia hạn, không phải chỉ lần đầu.

Hãy dùng bản mẫu labor condition notice mới nhất do MHLW công bố (có sẵn dạng PDF điền trực tiếp), không dùng lại mẫu cũ tải từ nhiều năm trước vì rất nhiều mẫu trôi nổi trên mạng chưa cập nhật hai mục trên. Một lưu ý quan trọng khác: từ tháng 4/2026, mức thu nhập dự kiến năm mà bạn ghi trong chính tờ giấy này sẽ là căn cứ để xác định nhân viên (hoặc người phụ thuộc của họ) có thuộc diện bảo hiểm phụ thuộc hay không — nên con số ghi vào không còn là hình thức, mà cần được tính toán cẩn thận.

Lịch trình bắt buộc: đăng ký ở đâu, hạn chót nào?

Khi có nhân viên đầu tiên, bạn sẽ phải làm việc với ba cơ quan riêng biệt, mỗi nơi có hạn nộp khác nhau. Đây là bức tranh tổng quan để bạn không bị rối:

1. Sở Lao động (労働基準監督署) — nộp "Thông báo thành lập quan hệ bảo hiểm lao động" (保険関係成立届) trong 10 ngày kể từ ngày tuyển nhân viên đầu tiên.
2. Hello Work (ハローワーク) — nộp "Tờ khai gia nhập bảo hiểm thất nghiệp" (雇用保険被保険者資格取得届) chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng nhân viên bắt đầu làm việc.
3. Sở Thuế (税務署) — nộp "Đơn khai mở văn phòng chi trả lương" (給与支払事務所等の開設届出書) trong 1 tháng kể từ ngày bắt đầu trả lương.
4. Cơ quan Bảo hiểm hưu trí Nhật Bản (nếu là pháp nhân) — đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, thường làm cùng thời điểm với bước 1-2.

Mẹo thực tế: hãy làm bước 1 (Sở Lao động) và bước 4 (bảo hiểm xã hội, nếu áp dụng) ngay trong tuần đầu tiên nhân viên vào làm — vì hạn 10 ngày là ngắn nhất và dễ bị bỏ sót nhất khi bạn còn đang bận đào tạo nhân viên mới.

Bảo hiểm lao động (労働保険) — nộp trong 10 ngày như thế nào?

Bảo hiểm lao động gồm hai phần: bảo hiểm tai nạn lao động (労災保険, chủ hoàn toàn chi trả) và bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険, chia sẻ giữa chủ và nhân viên). Để tham gia được cả hai, bước đầu tiên bắt buộc là nộp "Thông báo thành lập quan hệ bảo hiểm lao động" tại Sở Lao động (労働基準監督署) quản lý địa bàn nơi kinh doanh, trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh quan hệ bảo hiểm — tức chính là ngày bạn tuyển nhân viên đầu tiên.

Hồ sơ cần chuẩn bị thường gồm: giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân (hoặc giấy tờ cá nhân kinh doanh), sổ đăng ký lao động nếu có, thông tin về địa điểm kinh doanh và số lượng nhân viên dự kiến. Sau khi nộp, bạn sẽ nhận được mã số lao động bảo hiểm (労働保険番号) — mã này cần dùng lại khi nộp hồ sơ ở Hello Work bước tiếp theo, nên hãy làm bước này trước.

Lưu ý: bảo hiểm tai nạn lao động (労災保険) áp dụng cho MỌI nhân viên, kể cả người làm 1 giờ/tuần — không có ngưỡng miễn trừ nào. Đây là điểm nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ hiểu nhầm khi nghĩ rằng nhân viên part-time làm ít giờ thì không cần đăng ký gì.

Bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険) — hạn nộp và hồ sơ cần gì?

Sau khi có mã số lao động bảo hiểm từ Sở Lao động, bước tiếp theo là nộp "Tờ khai gia nhập bảo hiểm thất nghiệp" (雇用保険被保険者資格取得届) tại Hello Work (ハローワーク) quản lý địa bàn. Hạn nộp là chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng người lao động bắt đầu thuộc diện tham gia bảo hiểm (tức tháng họ bắt đầu làm việc).

Điều kiện để nhân viên thuộc diện bắt buộc tham gia 雇用保険 (áp dụng cho cả part-time): làm việc từ 20 giờ/tuần trở lên và dự kiến làm việc từ 31 ngày trở lên. Nếu nhân viên đầu tiên của bạn chỉ làm vài giờ mỗi tuần và không đạt ngưỡng này, bạn không cần đăng ký bảo hiểm thất nghiệp cho họ (nhưng vẫn phải đăng ký bảo hiểm tai nạn lao động như đã nói ở mục trên).

Hồ sơ cần: mã số lao động bảo hiểm (đã có từ bước trước), thông tin cá nhân của nhân viên (bao gồm số My Number), ngày bắt đầu làm việc, số giờ làm dự kiến mỗi tuần. Sau khi nộp, nhân viên sẽ được cấp sổ bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険被保険者証) nếu chưa từng có.

Bảo hiểm xã hội/y tế (社会保険) — ai bắt buộc tham gia, đóng bao nhiêu?

Nếu bạn là pháp nhân, việc tham gia bảo hiểm xã hội (bảo hiểm y tế + bảo hiểm hưu trí phúc lợi) là bắt buộc ngay khi có nhân viên đầu tiên, không có ngoại lệ về quy mô. Nếu bạn là cá nhân kinh doanh trong một số ngành nghề nhất định và dưới 5 nhân viên, bạn có thể được miễn — nhưng cần xác minh cụ thể theo ngành nghề của mình.

Về mức đóng, hai con số bạn cần biết để dự trù ngân sách:

• Bảo hiểm hưu trí phúc lợi (厚生年金保険): tỷ lệ toàn quốc là 18,3% trên mức lương chuẩn, chia đôi chủ và nhân viên mỗi bên 9,15%. Tỷ lệ này đã giữ cố định từ nhiều năm nay và không đổi trong năm tài khóa 2026.
• Bảo hiểm y tế xã hội (協会けんぽ): tại Tokyo, từ kỳ lương tháng 3/2026 tỷ lệ khoảng 9,85% (chia đôi hai bên), cộng thêm bảo hiểm chăm sóc điều dưỡng (介護保険, áp dụng cho người 40-64 tuổi) là 1,62% toàn quốc. Từ kỳ lương tháng 4/2026, có thêm khoản đóng góp hỗ trợ nuôi con (子ども・子育て支援金) 0,23% toàn quốc — khoản này áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp có tham gia bảo hiểm xã hội, không riêng ngành nào.

Lưu ý: tỷ lệ bảo hiểm y tế khác nhau theo từng tỉnh (vì 協会けんぽ quản lý theo địa phương), nên nếu công ty bạn không ở Tokyo, cần tra bảng tỷ lệ riêng của tỉnh đó — không dùng chung số liệu Tokyo.

Thuế khấu trừ tại nguồn (源泉徴収) — đăng ký và vận hành hàng tháng ra sao?

Khi bạn trả lương lần đầu tiên cho nhân viên, bạn tự động trở thành "người có nghĩa vụ khấu trừ thuế tại nguồn" (源泉徴収義務者) theo quy định của Sở Thuế (NTA). Bước đăng ký bắt buộc là nộp "Đơn khai mở văn phòng chi trả lương" (給与支払事務所等の開設届出書) tại Sở Thuế quản lý địa bàn, trong vòng 1 tháng kể từ ngày mở văn phòng chi trả lương (tức ngày bạn bắt đầu có nghĩa vụ trả lương).

Sau khi đăng ký, hàng tháng bạn phải:

1. Tính thuế thu nhập cần khấu trừ từ lương nhân viên theo bảng thuế khấu trừ (源泉徴収税額表) của NTA, dựa trên mức lương và số người phụ thuộc nhân viên khai báo.
2. Nộp số thuế đã khấu trừ cho Sở Thuế, thông thường chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng trả lương.

Nếu doanh nghiệp của bạn có dưới 10 nhân viên, bạn có thể đăng ký chế độ đặc lệ (納期の特例) để chỉ cần nộp thuế khấu trừ 2 lần/năm thay vì hàng tháng — giúp giảm đáng kể khối lượng công việc hành chính. Đây là đăng ký riêng, không tự động áp dụng, nên nếu muốn dùng chế độ này bạn cần nộp đơn xin áp dụng sớm, tốt nhất là ngay khi mở văn phòng trả lương.

Tuyển nhân viên part-time: những thay đổi 2026 cần biết trước khi ký

Nếu nhân viên đầu tiên của bạn là người làm bán thời gian (ví dụ sinh viên, người nội trợ làm thêm), có hai thay đổi lớn trong năm 2026 bạn cần nắm trước khi ký hợp đồng:

• Bãi bỏ ngưỡng thu nhập 88.000 yên/tháng (~106 vạn yên/năm) từ tháng 10/2026: trước đây, lao động part-time chỉ phải tham gia bảo hiểm xã hội nếu vừa làm từ 20 giờ/tuần vừa có lương từ 88.000 yên/tháng trở lên. Từ tháng 10/2026, điều kiện thu nhập này bị bãi bỏ — chỉ còn điều kiện 20 giờ/tuần trở lên là đủ để bắt buộc tham gia, bất kể lương cao hay thấp. Điều kiện về quy mô doanh nghiệp (áp dụng cho công ty lớn) cũng sẽ được bãi bỏ dần từ 10/2027 đến 10/2035. Nếu bạn định tuyển part-time làm trên 20 giờ/tuần sau tháng 10/2026, hãy dự trù luôn chi phí bảo hiểm xã hội, đừng tính theo quy tắc cũ.
• Xác định người phụ thuộc bảo hiểm dựa trên labor condition notice từ tháng 4/2026: nếu nhân viên part-time của bạn đang là người phụ thuộc bảo hiểm của vợ/chồng (ví dụ làm nội trợ), từ tháng 4/2026 cơ quan bảo hiểm sẽ dùng chính mức thu nhập dự kiến năm bạn ghi trong tờ labor condition notice làm căn cứ phán định có còn được coi là người phụ thuộc hay không — chứ không chỉ nhìn vào thu nhập thực tế cuối năm như trước. Điều này có nghĩa là cách bạn ước tính và ghi số giờ làm/lương dự kiến khi tuyển ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi bảo hiểm của gia đình nhân viên, và họ chắc chắn sẽ hỏi bạn về con số này trước khi ký.

Checklist hành động nhanh

1. Xác định loại hình kinh doanh (pháp nhân hay cá nhân kinh doanh) và chuẩn bị hồ sơ pháp nhân/con dấu trước khi ký hợp đồng
2. Soạn Thông báo điều kiện lao động (労働条件通知書) theo mẫu MHLW mới nhất, ghi rõ phạm vi thay đổi nơi làm việc/công việc và điều khoản giới hạn gia hạn hợp đồng
3. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày tuyển: nộp Thông báo thành lập quan hệ bảo hiểm lao động (保険関係成立届) tại Sở Lao động
4. Chậm nhất ngày 10 của tháng sau: nộp Tờ khai gia nhập bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険被保険者資格取得届) tại Hello Work nếu nhân viên làm từ 20 giờ/tuần
5. Trong vòng 1 tháng kể từ ngày bắt đầu trả lương: nộp Đơn khai mở văn phòng chi trả lương (給与支払事務所等の開設届出書) tại Sở Thuế
6. Nếu là pháp nhân (hoặc cá nhân kinh doanh thuộc diện bắt buộc): đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội tại Cơ quan Bảo hiểm hưu trí Nhật Bản
7. Cân nhắc đăng ký chế độ đặc lệ nộp thuế khấu trừ 2 lần/năm nếu doanh nghiệp dưới 10 nhân viên
8. Thiết lập lịch nhắc các hạn nộp định kỳ hàng tháng (thuế khấu trừ) và lưu trữ toàn bộ hồ sơ đã nộp

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Dùng lại mẫu labor condition notice cũ tải từ nhiều năm trước, thiếu mục "phạm vi thay đổi nơi làm việc/công việc" bắt buộc từ 01/04/2024, khiến hợp đồng có nguy cơ bị coi vô hiệu một phần khi có tranh chấp
• Trễ hạn 10 ngày nộp Thông báo thành lập quan hệ bảo hiểm lao động vì mải đào tạo nhân viên mới, dẫn đến bị truy thu và có thể bị phạt chậm nộp
• Nhầm lẫn rằng nhân viên part-time làm ít giờ không cần đăng ký bảo hiểm gì, trong khi bảo hiểm tai nạn lao động (労災保険) áp dụng cho mọi nhân viên không có ngưỡng miễn trừ
• Không nộp Đơn khai mở văn phòng chi trả lương cho Sở Thuế vì nghĩ chỉ công ty lớn mới cần, dẫn đến bị phát hiện thiếu thủ tục khi thanh tra thuế
• Tiếp tục áp dụng ngưỡng thu nhập 88.000 yên/tháng cũ để quyết định có cho nhân viên part-time tham gia bảo hiểm xã hội hay không, dù quy định này đã bị bãi bỏ từ tháng 10/2026 và chỉ còn điều kiện 20 giờ/tuần

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Xác định chính xác công ty/cá nhân kinh doanh của bạn thuộc diện bắt buộc hay được miễn tham gia bảo hiểm xã hội (社会保険) theo ngành nghề và quy mô cụ thể — cẩm nang này chỉ nêu nguyên tắc chung, còn ranh giới miễn trừ theo ngành cần đối chiếu hồ sơ thực tế
• Tính toán mức lương/số giờ làm tối ưu cho nhân viên part-time đầu tiên để cân bằng giữa chi phí bảo hiểm của công ty và quyền lợi/nghĩa vụ của nhân viên, đặc biệt sau thay đổi ngưỡng 106 vạn yên (10/2026) và cách xác định người phụ thuộc dựa trên labor condition notice (4/2026)
• Trường hợp nhân viên đầu tiên là người nước ngoài cần xin hoặc đổi tư cách lưu trú lao động, hoặc là thành viên gia đình của chủ doanh nghiệp — cần phối hợp đồng thời giữa luật lao động, thuế và luật xuất nhập cảnh mà một tài liệu chung không thể bao quát hết

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn mở công ty / visa kinh doanh (Keiei Kanri). Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: MHLW - 2024年4月から労働条件明示のルールが変わります · MHLW - 事業主の行う雇用保険の手続き · NTA - No.2110 事業主がしなければならない源泉徴収 · Kyoukai Kenpo - 令和8年度保険料額表（東京, PDF）