Cẩm nang mở công ty tại Nhật với visa kinh doanh

Vấn đề bạn đang gặp

Nếu bạn đã tra cứu thông tin về visa Kinh doanh - Quản lý (経営・管理ビザ) từ vài năm trước và ghi nhớ con số "vốn 5 triệu yên là đủ", thì tin đó đã lỗi thời. Từ ngày 16/10/2025, Bộ Tư pháp Nhật Bản (MOJ/ISA) đã sửa đổi tiêu chuẩn thượng lục cho loại visa này — đây là thay đổi lớn nhất trong nhiều năm, và vẫn đang có hiệu lực. Mức vốn tối thiểu tăng từ 5 triệu lên 30 triệu yên, tức gấp 6 lần, và không còn là lựa chọn "vốn hoặc nhân viên" như trước mà bắt buộc phải có cả hai cùng lúc.

Nếu bạn đang cầm trong tay một kế hoạch kinh doanh viết theo tiêu chuẩn cũ, hoặc đang chuẩn bị hồ sơ dựa trên lời khuyên của người quen mở công ty cách đây 2-3 năm, rất có thể bạn đang đi sai hướng ngay từ đầu — và phát hiện ra điều này sau khi đã tốn phí công chứng, phí đăng ký, thậm chí đã nộp hồ sơ lên Cục Xuất nhập cảnh mới là lúc tốn kém và mất thời gian nhất.

Cẩm nang này tổng hợp đúng những gì đã thay đổi, điều kiện mới bạn cần đáp ứng, chi phí thực tế, và một lộ trình theo thứ tự thời gian để bạn không mất phương hướng. Đây không phải tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể của bạn — ở cuối cẩm nang có phần chỉ rõ những tình huống bạn nên tìm tư vấn 1-1 trước khi quyết định.

Mục lục

1. Vì sao kế hoạch "vốn 5 triệu yên" cũ không còn dùng được nữa?
2. Điều kiện mới của visa Kinh doanh - Quản lý (từ 16/10/2025) gồm những gì?
3. Bạn có thuộc diện "biện pháp chuyển tiếp 3 năm" không?
4. Trình độ tiếng Nhật cần đạt bao nhiêu là đủ?
5. Kế hoạch kinh doanh (事業計画書) cần chuyên gia xác nhận — chuẩn bị thế nào?
6. Mở công ty tại Nhật tốn bao nhiêu tiền thật sự?
7. Lộ trình từ hôm nay đến khi có visa: làm gì trước, làm gì sau?

Vì sao kế hoạch "vốn 5 triệu yên" cũ không còn dùng được nữa?

Trước ngày 16/10/2025, điều kiện tài chính để xin visa Kinh doanh - Quản lý là một trong hai lựa chọn: có vốn điều lệ/tổng đầu tư từ 5 triệu yên trở lên, HOẶC có tối thiểu 2 nhân viên làm việc thường trực. Rất nhiều người Việt đã mở công ty theo đúng công thức này trong nhiều năm qua, và đây cũng là con số vẫn được lan truyền phổ biến trong các hội nhóm tư vấn không cập nhật.

Từ 16/10/2025, quy định này bị thay thế hoàn toàn. Đây không phải là điều chỉnh nhỏ mà là lần siết chặt lớn nhất trong nhiều năm đối với loại visa này, theo thông báo chính thức từ MOJ/ISA. Nếu bạn nộp hồ sơ mới sau ngày này với vốn 5 triệu yên như kế hoạch cũ, hồ sơ gần như chắc chắn bị từ chối ngay từ khâu xét duyệt hồ sơ, không cần đến phỏng vấn.

Điều quan trọng cần hiểu: đây không phải là siết một điều kiện lẻ, mà là thay đổi cả logic của bộ tiêu chuẩn — từ "chọn 1 trong 2" sang "bắt buộc cả 2 cùng lúc", được trình bày chi tiết ở mục tiếp theo.

Điều kiện mới của visa Kinh doanh - Quản lý (từ 16/10/2025) gồm những gì?

Theo tài liệu giải thích chính thức của MOJ, kể từ 16/10/2025, để đáp ứng tiêu chuẩn thượng lục cho visa Kinh doanh - Quản lý, doanh nghiệp phải thỏa mãn ĐỒNG THỜI các điều kiện sau:

• Vốn điều lệ hoặc tổng đầu tư (資本金の額等) từ 30.000.000 yên (30 triệu yên) trở lên — đây là mức sàn bắt buộc, không có ngoại lệ thay thế bằng nhân sự như quy định cũ.
• Tối thiểu 1 nhân viên làm việc thường trực (常勤職員) cư trú tại Nhật Bản. Nhân viên này có thể là người nước ngoài, miễn là có tư cách lưu trú thuộc Bảng 1 của Luật Kiểm soát xuất nhập cảnh (không tính người có visa phụ thuộc gia đình đơn thuần).
• Yêu cầu năng lực tiếng Nhật: người xin visa (nếu tự mình đứng ra quản lý, điều hành) hoặc nhân viên thường trực phải đạt trình độ tương đương B2 trở lên theo Khung tham chiếu giáo dục tiếng Nhật. Với người không mang quốc tịch Nhật và không phải diện thường trú đặc biệt, tiêu chuẩn cụ thể là JLPT N2 trở lên, hoặc BJT (Business Japanese Test) từ 400 điểm trở lên.
• Kế hoạch kinh doanh (事業計画書) phải có xác nhận của một chuyên gia được công nhận (chuyên gia kế toán hoặc tư vấn kinh doanh) về tính cụ thể, tính hợp lý và tính khả thi của kế hoạch — đây là yêu cầu hoàn toàn mới, trước đây không bắt buộc có bên thứ ba xác nhận.

Ngoài ra, từ 15/04/2026, các doanh nghiệp thuộc Category 3 hoặc Category 4 (phân loại quy mô công ty dùng trong xét duyệt visa) mà người xin visa trực tiếp tham gia quản lý, phải nộp thêm một mẫu mới: "Tờ khai về người đại diện của cơ quan trực thuộc" (所属機関の代表者に関する申告書). Yêu cầu này áp dụng cho cả hồ sơ xin cấp mới lẫn hồ sơ gia hạn — phần lớn công ty mới thành lập của người Việt sẽ rơi vào Category 3/4 nên gần như chắc chắn phải chuẩn bị mẫu này.

Bạn có thuộc diện "biện pháp chuyển tiếp 3 năm" không?

Nếu bạn ĐÃ có visa Kinh doanh - Quản lý được cấp TRƯỚC ngày 16/10/2025, có một biện pháp chuyển tiếp (経過措置) kéo dài 3 năm, đến hết ngày 16/10/2028. Trong giai đoạn này, bạn sẽ không bị từ chối gia hạn chỉ vì công ty chưa đáp ứng ngay tiêu chuẩn vốn 30 triệu yên mới.

Tuy nhiên cần lưu ý điểm dễ hiểu nhầm nhất: "không bị từ chối ngay" không có nghĩa là "không cần làm gì". Khi gia hạn trong giai đoạn chuyển tiếp, bạn vẫn phải nộp tài liệu do chuyên gia đánh giá về "triển vọng đạt được mức vốn 30 triệu yên" trong tương lai gần. Nói cách khác, cơ quan xét duyệt muốn thấy bạn có lộ trình rõ ràng để đạt chuẩn mới, chứ không phải giữ nguyên hiện trạng vô thời hạn.

Nếu bạn KHÔNG có visa Kinh doanh - Quản lý trước 16/10/2025 (ví dụ đang có visa Kỹ thuật, Du học, hoặc chưa từng mở công ty), bạn không thuộc diện chuyển tiếp — mọi hồ sơ bạn nộp từ bây giờ đều phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn mới ngay từ đầu, không có giai đoạn nương nhẹ nào.

Trình độ tiếng Nhật cần đạt bao nhiêu là đủ?

Đây là điều kiện nhiều người bỏ sót vì trước đây visa Kinh doanh - Quản lý không đòi hỏi bằng cấp tiếng Nhật cụ thể — chỉ cần đủ giao tiếp là có thể vận hành công ty nhỏ. Từ 16/10/2025, yêu cầu này chính thức trở thành điều kiện bắt buộc.

Mức chuẩn: tương đương B2 trở lên theo Khung tham chiếu giáo dục tiếng Nhật. Đối với người không phải quốc tịch Nhật và không thuộc diện thường trú đặc biệt (tức là gần như toàn bộ người Việt đang tính mở công ty), tiêu chuẩn cụ thể được quy đổi là JLPT N2 trở lên, hoặc BJT (Business Japanese Test) đạt từ 400 điểm trở lên.

Điều kiện này áp dụng cho một trong hai người: hoặc chính người xin visa (nếu tự mình đứng ra quản lý điều hành công ty), hoặc nhân viên thường trực mà công ty tuyển dụng. Nghĩa là nếu bản thân bạn chưa đạt N2, bạn vẫn có thể xin visa được nếu công ty có một nhân viên thường trực đáp ứng đủ điều kiện tiếng Nhật này — nhưng người đó vẫn phải đồng thời thỏa mãn điều kiện "nhân viên thường trực cư trú tại Nhật" nêu ở mục 2. Đây là lý do vì sao việc lựa chọn ai sẽ là nhân viên thường trực đầu tiên của công ty cần được cân nhắc kỹ ngay từ khi lập kế hoạch, chứ không phải để tới lúc nộp hồ sơ mới tìm.

Kế hoạch kinh doanh (事業計画書) cần chuyên gia xác nhận — chuẩn bị thế nào?

Trước cải cách, nhiều người tự viết kế hoạch kinh doanh bằng tiếng Nhật (đôi khi nhờ dịch từ tiếng Việt) rồi nộp thẳng. Từ 16/10/2025, kế hoạch kinh doanh bắt buộc phải có xác nhận của một chuyên gia được công nhận — chuyên gia kế toán hoặc tư vấn kinh doanh — về ba yếu tố: tính cụ thể, tính hợp lý, và tính khả thi.

Điều này có nghĩa là bản kế hoạch không chỉ cần trình bày đẹp mà phải chịu được sự soi xét của một bên thứ ba có chuyên môn tài chính. Những nội dung thường bị chuyên gia yêu cầu làm rõ hoặc chỉnh sửa gồm: dự báo doanh thu có căn cứ thị trường thực tế hay chỉ là con số mong muốn; cơ cấu chi phí (thuê mặt bằng, nhân sự, nguyên vật liệu) có khớp với ngành nghề kinh doanh hay không; dòng tiền trong 1-3 năm đầu có đủ để duy trì hoạt động và trả lương nhân viên thường trực hay không; và quan trọng nhất — nguồn gốc của khoản vốn 30 triệu yên có rõ ràng, hợp pháp, chứng minh được hay không.

Vì bước xác nhận chuyên gia thường mất nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quy trình (thường vài tuần đến vài tháng tùy độ phức tạp của mô hình kinh doanh và mức độ chuẩn bị tài liệu tài chính của bạn), đây nên là việc bạn bắt tay vào sớm nhất, ngay khi vừa xác định được mô hình kinh doanh, thay vì để tới sau khi đã công chứng điều lệ công ty.

Mở công ty tại Nhật tốn bao nhiêu tiền thật sự?

Ngoài khoản vốn 30 triệu yên (đây là vốn của công ty, không phải "phí" mất đi), có một khoản chi phí pháp lý riêng để hoàn tất thủ tục thành lập công ty cổ phần (株式会社) mà bạn cần dự trù trước:

• Phí công chứng điều lệ công ty (定款認証手数料) tại phòng công chứng: 30.000 yên nếu vốn điều lệ dưới 1 triệu yên; 40.000 yên nếu vốn từ 1-3 triệu yên; 50.000 yên nếu vốn từ 3 triệu yên trở lên (với vốn 30 triệu yên, bạn sẽ ở mức phí cao nhất trong khung này). Cộng thêm phí sao lục khoảng 250 yên/trang, thường tổng khoảng 2.000 yên cho một bộ điều lệ ~8 trang. Lưu ý: từ 01/12/2024 có mức phí ưu đãi 15.000 yên áp dụng cho một số trường hợp doanh nghiệp nhỏ đáp ứng điều kiện riêng — cần kiểm tra bạn có thuộc diện này không.
• Thuế đăng ký thành lập công ty (登録免許税) khi nộp hồ sơ lên Cục Pháp vụ: đối với công ty cổ phần (株式会社), mức thuế là 0,7% vốn điều lệ hoặc tối thiểu 150.000 yên, lấy mức nào cao hơn (với vốn 30 triệu yên, 0,7% là 210.000 yên — cao hơn mức sàn, nên bạn sẽ phải nộp khoảng 210.000 yên). Nếu chọn hình thức công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn kiểu Nhật (合同会社/LLC), mức tối thiểu thấp hơn: 60.000 yên.
• Tổng chi phí pháp lý tối thiểu cho một công ty cổ phần (chưa tính vốn điều lệ, chưa tính phí thuê luật sư/văn phòng hành chính hỗ trợ) thường được các đơn vị tư vấn thành lập công ty tổng hợp ở mức khoảng 242.000 yên cho trường hợp vốn nhỏ — với vốn 30 triệu yên như quy định mới, tổng chi phí pháp lý thực tế của bạn sẽ cao hơn con số này đáng kể do thuế đăng ký tính theo phần trăm vốn.
• Lệ phí xét duyệt gia hạn/thay đổi tư cách lưu trú: đã tăng từ 4.000 yên lên 6.000 yên (nộp trực tiếp) hoặc 5.500 yên (nộp online) kể từ 01/04/2025. Có thông tin về khả năng tăng tiếp lên khoảng 30.000-40.000 yên trong năm tài khóa 2026, nhưng mức này CHƯA có ngày hiệu lực chính thức được xác nhận — bạn nên kiểm tra thông báo mới nhất trên trang isa.go.jp trước khi lập ngân sách, không nên coi đây là số liệu chắc chắn.

Ngoài các khoản trên, nếu bạn thuê văn phòng hành chính (行政書士) hoặc luật sư hỗ trợ soạn hồ sơ và làm việc với chuyên gia xác nhận kế hoạch kinh doanh, cần cộng thêm phí dịch vụ — khoản này dao động tùy đơn vị và độ phức tạp hồ sơ, không có mức chuẩn chung.

Lộ trình từ hôm nay đến khi có visa: làm gì trước, làm gì sau?

Trình tự hợp lý (không phải trình tự bắt buộc theo luật, mà là thứ tự giúp bạn tránh làm lại) thường như sau:

1. Xác định mô hình kinh doanh và ước tính vốn cần huy động — phải đạt tối thiểu 30 triệu yên, có nguồn gốc chứng minh được.
2. Xác định người sẽ đứng vai trò quản lý và người sẽ là nhân viên thường trực đầu tiên — kiểm tra trình độ tiếng Nhật của cả hai (một trong hai phải đạt N2/BJT 400+).
3. Làm việc với chuyên gia kế toán/tư vấn kinh doanh được công nhận để xây dựng và xin xác nhận kế hoạch kinh doanh — đây là bước tốn thời gian nhất, nên bắt đầu sớm và song song với bước 4.
4. Chuẩn bị vốn thực tế (chuyển tiền, mở tài khoản công ty, lưu giữ chứng từ nguồn gốc vốn).
5. Soạn điều lệ công ty, công chứng, đăng ký thành lập tại Cục Pháp vụ.
6. Xác định công ty thuộc Category nào để biết có cần nộp thêm "Tờ khai người đại diện" hay không (bắt buộc với Category 3/4 từ 15/04/2026).
7. Nộp hồ sơ xin visa Kinh doanh - Quản lý lên Cục Xuất nhập cảnh, kèm đầy đủ: kế hoạch kinh doanh có xác nhận chuyên gia, chứng minh vốn, chứng minh nhân viên thường trực, chứng chỉ tiếng Nhật.

Thời hạn lưu trú được cấp lần đầu thường là 1 năm đối với công ty mới, quy mô nhỏ (Category 3-4) — phần lớn trường hợp doanh nhân Việt Nam mới khởi nghiệp sẽ rơi vào nhóm này, và cần vài năm tích lũy thực tích kinh doanh (nộp thuế đầy đủ, có doanh thu ổn định) mới có thể tiến tới mốc 3 năm rồi 5 năm. Công ty đã có sẵn thực tích tốt (Category 1-2) có thể được xét cấp thời hạn dài hơn ngay từ sớm.

Checklist hành động nhanh

1. Xác định bạn đang ở diện nào: xin cấp visa Kinh doanh - Quản lý LẦN ĐẦU, hay đang XIN GIA HẠN visa đã có từ trước 16/10/2025 — vì hai diện này áp dụng điều kiện khác nhau.
2. Kiểm tra khả năng tài chính thực tế: bạn (hoặc nhóm sáng lập) có thể chứng minh nguồn gốc hợp pháp của khoản vốn từ 30 triệu yên trở lên hay không.
3. Rà soát điều kiện tiếng Nhật: kiểm tra bằng cấp hiện có của người sẽ quản lý và người sẽ là nhân viên thường trực, ít nhất một trong hai phải đạt N2/BJT 400 trở lên.
4. Tìm và làm việc với một chuyên gia kế toán/tư vấn kinh doanh có tư cách được công nhận để xác nhận kế hoạch kinh doanh — bắt đầu bước này càng sớm càng tốt vì đây là khâu mất nhiều thời gian nhất.
5. Soạn thảo và công chứng điều lệ công ty, xác định đúng mức vốn điều lệ để tính đúng phí công chứng và thuế đăng ký.
6. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký công ty tại Cục Pháp vụ, đồng thời xác định công ty có thuộc Category 3/4 hay không để biết có phải nộp thêm "Tờ khai người đại diện" (bắt buộc từ 15/04/2026) hay không.
7. Lập bảng dự trù toàn bộ chi phí pháp lý và lệ phí xét duyệt visa, cộng thêm khoản dự phòng nếu thuê dịch vụ hành chính hỗ trợ.
8. Nộp hồ sơ lên Cục Xuất nhập cảnh (ISA), theo dõi tiến độ và chuẩn bị sẵn tài liệu bổ sung nếu bị yêu cầu giải trình thêm.

Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ/kế hoạch bị từ chối hoặc tốn thêm tiền

• Vẫn lên kế hoạch tài chính theo mốc vốn 5 triệu yên cũ (trước 16/10/2025) — nộp hồ sơ với vốn dưới 30 triệu yên gần như chắc chắn bị từ chối ngay từ khâu xét hồ sơ, mất cả phí công chứng đã bỏ ra.
• Hiểu nhầm rằng chỉ cần đáp ứng MỘT trong hai điều kiện (hoặc đủ vốn, hoặc đủ nhân viên) như quy định cũ — trong khi từ 16/10/2025 bắt buộc phải đáp ứng ĐỒNG THỜI cả vốn 30 triệu yên VÀ tối thiểu 1 nhân viên thường trực cư trú tại Nhật.
• Tự viết kế hoạch kinh doanh rồi nộp thẳng, hoặc nhờ người quen "có vẻ rành" xác nhận thay vì một chuyên gia có tư cách thực sự được công nhận — hồ sơ bị trả về yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xét duyệt nhiều tháng.
• Đang trong giai đoạn chuyển tiếp (có visa trước 16/10/2025) nhưng chủ quan nghĩ không cần chuẩn bị gì thêm khi gia hạn — thực tế vẫn phải nộp tài liệu chuyên gia đánh giá triển vọng đạt 30 triệu yên.
• Bỏ qua yêu cầu tiếng Nhật cho nhân viên thường trực, chỉ tập trung chứng minh trình độ của bản thân người xin visa, trong khi công ty cần ít nhất một trong hai người đạt chuẩn N2/BJT 400.

Khi nào bạn cần tư vấn 1-1 (không tự làm được)

• Bạn đang trong giai đoạn chuyển tiếp (đã có visa Kinh doanh - Quản lý trước 16/10/2025) nhưng chưa chắc "triển vọng đạt 30 triệu yên" của công ty mình có đủ thuyết phục chuyên gia đánh giá đạt hay không — cần xem xét cụ thể số liệu tài chính thực tế của công ty bạn.
• Bạn chưa xác định được công ty của mình thuộc Category nào (1, 2, 3 hay 4) — điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc có bắt buộc nộp "Tờ khai người đại diện" hay không và thời hạn lưu trú có thể được cấp, cần đối chiếu với hồ sơ thuế và quy mô thực tế của công ty.
• Bạn cần huy động đủ 30 triệu yên vốn nhưng nguồn tiền đến từ nhiều nơi (vay người thân, chuyển từ Việt Nam, góp vốn nhiều người) và chưa rõ cách chứng minh nguồn gốc hợp pháp sao cho không bị nghi ngờ khi xét duyệt — đây là tình huống cần tư vấn theo đúng hoàn cảnh tài chính cá nhân của bạn.

Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tintuc.jp

Tư vấn mở công ty / visa kinh doanh (Keiei Kanri). Gói đầu 15 phút miễn phí; gói chuyên sâu 30–60 phút có phí, báo giá rõ trước. Hỗ trợ cả người ở xa Nhật hoặc mới về Việt Nam qua video call.

Nguồn tham khảo: 出入国在留管理庁 (MOJ/ISA) - Cải cách tiêu chuẩn thượng lục tư cách Kinh doanh-Quản lý · 出入国在留管理庁 (MOJ/ISA) - Trang chính thức tư cách lưu trú Kinh doanh-Quản lý · 国税庁 (NTA) - Bảng thuế đăng ký (登録免許税) số 7191 · 日本公証人連合会 - Phí công chứng điều lệ công ty